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Retour à des choses simples : le drapeau

Sans doute la plupart d’entre nous, nous nous sommes cassé la tête avec le problème des mails. Qui d’entre nous n’a jamais oublié de répondre à un mail ? Attention, je note les noms de ceux qui osent lever la main. Comment gérer le flux parfois abondant de mails et les tâches à accomplir qui en découlent ?

Dossiers thématiques, tri et oubli...

Comme sans doute beaucoup d’entre vous, j’ai essayé des règles ou des modules qui permettent de trier les mails et les mettre dans des dossiers correspondants à leur domaine. Finalement, au bout d’un moment, on se retrouve avec des mails non lus un peu partout. Pire, il y a ceux qu’on a lus sans avoir le temps d’y donner suite dans l’immédiat... Et hop, trop tard. On oublie ensuite qu’il fallait y revenir.

L’arrivée des mails sur l’iPhone est venue compliquer encore un peu la tâche. Mais parfois, compliquer une tâche a un avantage : cela nous oblige à repenser la chose. Après différents essais, je suis finalement arrivé à la configuration suivante : tous mes mails sont renvoyés vers une adresse unique, iCloud en l’occurrence (mais n’importe quel compte imap ferait l’affaire). Ainsi, lorsque je lis les mails sur l’iPhone, ils sont marqués lus également sur le Mac, et inversement. Plus besoin de revenir dessus.

J’ai redécouvert les drapeaux...

Reste le problème des mails pour lesquels il y a une réponse à donner ou quelque chose à faire. J’ai redécouvert les drapeaux. Ça peut sembler bien simpliste par rapport à tous ces outils sophistiqués, mais finalement c’est bougrement efficace, en tout cas dans mon cas.

Je lis donc mes mails, indifféremment sur le Mac ou sur l’iPhone. La plupart du temps sur l’iPhone. Si un mail mérite plus d’attention ou s’il y a une réponse ultérieure à apporter, je lui mets un drapeau. Ça se fait en un clic ou en deux taps.

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Les mails ayant un drapeau apparaissent aussi bien sur le Mac que sur l’iPhone dans un dossier spécifique. Facile de le consulter régulièrement en ayant sous les yeux la liste des messages qui restent à traiter.

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Exit les dossiers

Du coup, exit les dossiers et le tri des mails selon des catégories. Et grâce aux drapeaux, je n’oublie plus de répondre à un mail. En tout cas, ça fait quelques mois maintenant que je fais comme ça et je n’ai pas encore oublié une seule fois depuis...

14 commentaires
1)
Macramé
, le 12.05.2013 à 05:53
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Bonjour,

Les courriels qui ont reçu une réponse de ma part ou ceux qui ne nécessitent pas de réponses sont ventilés dans des sous-dossiers spécifiques.

En ce qui concerne les courriels qui nécessitent une réponse, je clique sur “Répondre”, et, soit je rédige la réponse de suite, soit je le fais dans les 24 heures …

Quant aux drapeaux, ils sont utilisés pour marquer les courriels qu’il faudra impérativement garder. Je trie les courriels une fois par trimestre, et je jette tous ceux qui n’ont pas de drapeaux.

Bon dimanche

2)
François Cuneo
, le 12.05.2013 à 07:01
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Et si par hasard tu fermes une fenêtre “Répondre” ouverte pour 24 heures, tu te rappelles comment du fait que tu dois répondre?

Pendant longtemps, je choisissais de remettre le message en “non lu” tant que je n’avais pas répondu.

Maintenant, soit je réponds tout de suite, soit je fais une tâche du mail avec MailHub, qui d’ailleurs met un petit drapeau au mail.

Et je ne classe plus depuis des années mes mails dans des dossiers, j’y mets des mots-clés avec MailTags.

3)
Macramé
, le 12.05.2013 à 07:38
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_“Et si par hasard tu fermes une fenêtre “Répondre” ouverte pour 24 heures, tu te rappelles comment du fait que tu dois répondre? “

J’enregistre la courriel vide de réponse dans les Brouillons.

4)
Mirou
, le 12.05.2013 à 07:56
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Tous mes comptes sont aussi en imap.

Les mails je les traite une fois pas jour (quand tout va bien). Je réponds à tous (parfois d’un simple “je te réponds dans la semaine”), parce que je déteste quand on ne me répond pas à moi, puis:

– Si j’ai quelque chose à faire avec ce mail, je mets une note dans mon gestionnaire de tâche (via un raccourci clavier)

– Je le lie à son contact dans ma base Daylite (il faudrait peut-être que j’écrive un truc sur ce programme un jour, si François a envie, et quand j’en aurai le temps)

– Ensuite, je le fiche dans un dossier “Archive” (qui est d’ailleurs là directe d’origine sur iCloud), en vrac.

– Je retrouve toujours tout dans mes mails grâce à Spotlight, donc pas de classement plus compliqué que ça…

5)
Mirou
, le 12.05.2013 à 07:58
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En fait… je n’utilise pas les petits drapeaux car je préfère une tâche claire qui dit “faire ça et ça” plutôt que de relire le mail en entier pour comprendre ce que je dois faire à chaque passage dans ma liste…

7)
pelerin
, le 12.05.2013 à 10:07
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Une info qui n’a rien à voir avec l’objet du jour :

A l’occasion du Salon du livre, Darius Rochebin a reçu quatre artistes – Nadine de Rothschild, Anne Cuneo, Luc Ferry et Bastian Baker – qui excellent dans des domaines très différents.

8)
Madame Poppins
, le 12.05.2013 à 13:58
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Je me suis rendue compte que les mails auxquels on oublie de répondre et qui ne suscitent aucune réaction de la part de l’expéditeur oublié sont… des mails sans importance et que du coup, j’ai bien fait d’oublier :-)

Je vais toutefois essayer le coup des drapeaux, ça semble être une solution qui pourrait me convenir, merci pour le billet !

9)
Anne Cuneo
, le 12.05.2013 à 14:22
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J’espérais que quelqu’un aurait la solution miracle… J’ai tout essayé, et rien ne marche, car en dépit de tous mes efforts, les mails utiles, envoyé par des gens qui en d’autres temps m’auraient écrit une lettre personnelle, sont noyés par les mails d’information ou les mails totalement inutiles, qui arrivent en dépit de mon utilisation acharnée de la catégorie «spam».

10)
Phil7
, le 12.05.2013 à 14:47
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Merci pour vos réponses et partages d’expériences. J’apporte juste une petite précision qui rend impossible dans mon cas les solutions que certains ont proposées: la lecture de mes messages se fait au moins a 90% sur mon iPhone.

Les drapeaux permettent que les mêmes mails soient marqués aussi bien sur l’iPhone que sur le Mac, en particulier pour pouvoir répondre en rentrant chez moi.

11)
Anne Cuneo
, le 12.05.2013 à 15:42
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la lecture de mes messages se fait au moins a 90% sur mon iPhone

Moi aussi, et cela m’exaspère véritablement qu’il n’y ait pas sur iPhone la possibilité de marquer les mails comme spam. Ou y a-t-il un moyen que je ne connais pas?

12)
Phil7
, le 12.05.2013 à 15:46
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Si tu utilises iCloud, il y a JunkReporter. Petite application simple dont le développeur est très a l’écoute. Ça marche très bien.

13)
ToTheEnd
, le 13.05.2013 à 11:03
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Petite pensée en passant: l’e-mail a 40 ans et comme toute techno de cet âge, il a été sacrement dévoyer et aujourd’hui, nos inbox ressemblent plus à des “notification center” qu’autre chose.

Pour info, des boîtes ont démarré des initiatives pour se passer de l’email à terme car dans certaines, près de 30% du temps de travail des employés est dévoué à ce vieux média… et puis une petite stat qui en dit long: 39% des ados aux usa n’ont pas de mail… ils sont par contre 80% à utiliser des outils de communication quotidiennement (comprendre tout sauf mail).

Bref, l’email est en perte de vitesse et sont salut ne viendra pas d’un nouveau client, de filtres ou de drapeaux.

14)
Inconnu
, le 14.05.2013 à 07:47
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Pour ma part, j’ai testé l’app Mailbox sur mon iPhone, que je trouve bien sympa et surtout qui m’a permis de (re)découvrir l’importance de l’archivage des messages.

Désormais, un message “traité” est immédiatement archivé, ce qui vide ma boîte et ne conserve dans la fenêtre “boîte de réception” que les messages attendant une action de ma part, qu’ils soient lus ou non-lus.

Et sur l’iPhone, mon appli de mails favorite reste quand même Sparrow…