Je l’ai déjà écrit de nombreuses fois ici: les tags, étiquettes ou mots-clés (ces trois termes étant synonymes) sont les palliatifs à cette fichue hiérarchie "Disque dur, dossiers, sous-dossiers, sous-sous dossiers et fichiers" dans laquelle il faut être doué pour s’y retrouver, ne serait-ce que deux heures après y avoir inséré un dernier document.
Merci les logiciels qui nous permettent de retrouver les dix derniers documents que nous avons créés avec eux, je ne sais pas combien de fois cette fonction m’a été utile.
Cela dit, cette fonction est valable tant que... vous n’avez pas fait disparaître votre fichier sous dix fichiers plus récents.
Après, cela redevient pour certains très difficile de retrouver ses petits.
Remarquez, et je sais que vous allez me le dire, il y a Spotlight, et tous ceux qui sont soit basés sur lui, mais qui offrent bien plus d’ergonomie (Tembo, HoudahSport, Leap et j’en passe) et ceux qui sont basés sur leur propre indexation, comme FoxTrot.
Le problème de tous ces utilitaires, c’est que si vous recherchez tous les documents relatifs à un domaine, et en qui en touchent un autre, (domaines représentés typiquement deux dossiers qui ne sont pas dans la même arborescence) et que vous ne savez pas trop quel terme se trouve dans le nom des fichiers ou dans le contenu du texte s'y retrouvant, les choses vont devenir compliquées.
C’est là qu’entrent en scène les mots-clés.
Mots-clés qui d’ailleurs risquent bien de faire partie ingétrante du nouveau OX 10.9, si j’ai bien compris. Il sera (peut-être, on peut toujours espérer) temps!
Pour moi, un mot-clé, c’est comme un dossier.
Sauf qu’un document ne peut être que dans un dossier (sauf si l’on crée des alias ou des liens symboliques), alors que vous pouvez mettre autant de mots-clés à un fichier.
À la limite, je pense que le système de classement hiérarchisé est moins efficace qu’un classement en vrac, tous les documents au même niveau, mais avec des mots-clés incorporés à chacun d’eux.
Reste à savoir comment entrer des mots-clés.
Reste à savoir comment les gérer.
Reste à savoir comment faire une recherche sur les mots-clés.
Entrer ses mots-clés
Pour entrer mes mots-clés, j’ai plusieurs solutions
Si j’y pense, et c’est de plus en plus le cas, j’utilise dès l’enregistrement Default Folder, l’un des utilitaires les plus utiles pour MacOSX que j’ai déjà testé il y a bien longtemps ici.
Aucun problème à ce niveau, tout fonctionne à merveille, Deflautl Folder étant, et c’est très important, compatible avec la norme OpenMeta qu’utilise une grande partie des applications gérant de près ou de loin les fichiers sur votre disque dur.
Si j’oublie de le faire à l’enregistrement d’un fichier, j’utilise plusieurs utilitaires, au gré de là où je me trouve (du contexte quoi).
En ce qui concerne les fichiers proprement dits
- PathFinder, et son tiroir dédié (OpenMeta) testé de fond en comble je ne sais pas combien de fois sur Cuk.ch, et dont je ne ne me passe plus;
- TagIt, le petit frère de Leap, d’Ironic Software, les créateurs de Leap (et du standard OpenMeta)
- Leap, bien sûr, testé ici (quand il était plus simple), et ce de manière très simple en glissant le fichier sur une zone définie au bord de l’écran (OpenMeta)
L’un des moyens de taguer les fichiers dans Tags ou Punakea: appeler la fenêtre avec un raccourci-clavier (ici Tags).
Pour les mails
- MailTag, testé ici, et basé lui aussi sur OpenMeta
Pour mes notes EverNote
- Ben Evernote... qui est basé en grande partie sur la gestion de Tags. Problème: son système est "natif", il ne reconnaît pas OpenMeta, ce qui fait que les logiciels de recherche basés sur les mots-clés ne vont pas pouvoir profiter depuis l’extérieur à l’application des tags dans Evernote.
Mise à jour: Spotlight le peut, lui, mais c'est le seul, voir l'article de dimanche 5 mai
Pour mes tâches et rendez-vous, selon ce que j’utilise
- 2Do, testé ici, mais qui a son système natif, non compatible OpenMeta
- BusyCal, non-compatible OpenMeta
Problème: ces deux-là ne voient même pas les tags de l’autre, et si vous travaillez avec un gestionnaire de recherche généraliste, il ne retrouvera pas les tâches.
Pour mes photos
- Photoshop Lightroom bien sûr, mais vous pouvez lel faire dans Aperture ou iPhoto, ou d’autres encore.
Comment gérer ses mots-clés
Différentes manières de gérer ses mots-clés existent et elles divisent en deux catégories:
- à l’intérieur de l’application qui a son propre système (typiquement, Evernote)
- avec un des utilitaires de recherche de fichiers suivants:
-
- Tags, que j’ai essayé bien sûr, et qui est fort cher, surtout si l’on a déjà MailTags pour les mails
- Punakea, dont je parle plus bas
Avec ces logiciels, vous pourrez voir la liste de vos mot-clés, en ajouter ou supprimer ceux qui ne vous conviennent pas.
Comment rechercher des fichiers auxquels on a affublé des mots-clés
Pas mal de logiciels sont capables de faire une recherche sur les mots-clés.
Pour commencer, tous les logiciels qui intègrent leur propre système de mots-clés permettent de les retrouver dans des champs spécifiques, la plupart du temps. Je ne vais pas les détailler ici, mais Evernote par exemple permet de sélectionner un ou plusieurs mots-clés pour cibler à chaque ajout un peu plus notre recherche.
Mais dans les fichiers du Finder, ou dans nos mails?
Plusieurs utilitaires existent, dont j’ai bien évidemment déjà parlé plus haut.
PathFinder, mais je ne sais pas comment, puisque chez moi, cette fonction n’est pas opérante normalement. Pourtant les mots-clés sont bien reconnus dans cette application, voyez plutôt:
Sur Spotlight également, j’ai rencontré des problèmes, j’ai vu une démonstration où l’on voit les mots-clés reconnus, je n’ai pas réussi à voir comment faire dans la vraie vie. J’ai dû rêver, je crois.
MAJ: c'est pourtant possible, voir l'article de dimanche 5 mai.
Tagit: le plus simple et gratuit
TagIt, mais qui fait le minimum vital, c’est bien normal.
HoudahSpot, pas vraiment fait pour ça, mais qui gère très bien les recherches
HoudahSpot permet des recherches sur les mots-clés, mais ne permet pas de les entrer.
Ses fonctions sur lesdits mots-clés sont basiques (il ne nous les présente pas en nuage, ne propose pas d’autres mots-clés une fois la première sélection faite), mais devient très puissant lié à d’autres règles.
MAJ du 16 mai: à noter qu'un nouveau critère est disponible sur la version 3.7.7: Keywords and tags qui permet de rechercher à la fois les mots-clés et les balises, bref, qui nous permet de retrouver à la fois les documents Evernote et ceux du Finder.
Tembo: avec un peu de bonne volonté
Avec Tembo (le petit frère d’Houdah Spot), qui ne permet pas non plus d’entrer des mots-clés, les choses sont pour une fois plus difficiles qu’avec son aîné: il faut entrer le mot "tags" devant la chaîne que l’on recherche dans la zone dédiée.
Leap, très complet, mais pas toujours évident
Leap, lui, est très bien fichu.
Vous choisissez d’afficher les mots-clés, et vous voyez une barre latérale du programme apparaître.
Il suffit de cliquer sur le premier mot-clé disponible. Vous voyez alors les fichiers qui contiennent se mot-clé, et la barre latérale vous montre les autres mots-clés contenus dans la sélection. Certains mots-clés plus utilisés apparaissent en plus gros.
C’est impeccable, on avance très simplement ainsi en voyant graphiquement ce que l’on peut chercher.
Deux inconvénients à Leap: son prix (24 et sa relative complexité depuis son passage de la v1 à la v2 que la v3 n’a pas arrangé. Mais c’est un excellent programme très complet.
Punakea: graphique et efficace
Autre programme très intéressant qui travaille avec les nuages de mots-clé: Punakea.
Ce programme lui aussi, comme Leap, commence par afficher tous les mots-clés dans un nuage.
Comme lui, vous cliquez sur un mot-clé, ce qui affiche les fichiers qui contiennent ledit mot-clé.
Si la sélection comporte des fichiers qui ont d’autres mots-clés, le programme ne vous affiche plus que ceux-là ne reste plus qu’à affiner votre recherche.
Vous pouvez également afficher les messages qui contiennent un mot-clé, puis, dans le champ recherche, chercher une chaîne de caractère quelconque qui se trouve dans la liste.
C’est très efficace.
Pour affubler un mot-clé dans Punakea: sélectionnez le fichier, faites un raccourci-clavier que vous allez définir, et entrez le mot-clé dans la zone qui apparaît. C’est rapide, c’est simple,
Petit problème de Punakea dans la version que j’utilise actuellement, il quitte parfois inopinément (version 1.3). Son prix est relativement modéré: juste un peu moins de 15 $.
Un très logiciel ma foi fort efficace. Qui peut, comme Leap, se charger de la hiérarchie des fichiers, entre autres choses, ce que je n’ai pas testé.
Enfin, pour terminer...
Tags, cher, mais très complet
J’ai mis du temps à me faire à Tags, mais finalement, il s’agit peut-être du logiciel qui est le plus complet qui tourne autour des mots-clés.
Tout comme Punakea, il permet
- de les éditer
- de les entrer à la volée via un menu permanent ou un raccourci clavier
- de cibler les mots-clés par clics successifs (voir ce que j’ai écrit à propos de Punakea et de Leap) sans toutefois les présenter en nuage, mais en liste simple
Comme vous le voyez, si je sélectionne Horaire (à gauche), une liste des fichiers tagués ainsi apparaît.avec les autres mots-clés qui touchent certains de ces fichiers. Je peux maintenant affiner, comme le permettent Punakea et Leap.
Mais il peut en plus:
- taguer les mails (pratique pour ceux qui n’ont pas MailTags). Pour ce faire, il suffit de sélectionner un mail, et de faire le raccourci-clavier qui appelle la fenêtre de marquage.
Le programme sait que vous taguer un mail. De même, si vous appelez une page Web, le programme sait qu’il s’agit d’une page Web.
Certes, on n’est pas au niveau de MailTags qui est totalement dédié au tagage de courriels dans Mails et qui gère même les projets et les tâches, mais en ce qui concerne le tagage proprement dit, le programme fonctionne très bien.
Cela dit, la recherche dans Mail avec MailTags de mots-clés créés par Tags ne fonctionne pas, alors que depuis l’extérieur, les tags des deux programmes sont retrouvés par tous les utilitaires.
- (et là c’est important), afficher les résultats de sa recherche dans un menu à la Spotlight, mais en plus structuré et en affichant les mots-clés en première partie de menu
Si plusieurs mots-clés correspondent à la chaîne tapée, le programme nous les montre, un double-clic sur la petite flèche à droite de l’un d’eux nous affiche les mots tagués. Il est possible alors de filtrer encore ces documents contenant une chaîne de caractères.
Si la chaîne correspond à un seul tag, vous voyez directement la liste des fichiers tagés en tête du menu.
En conclusion
Si vous devez n’en acheter qu’un, je pense que Tags ou Punakea feront l’affaire, Tags étant plus complet et dépassant le domaine des mots-clés pour aller jusqu’à remplacer Spotlight dans le domaine de la recherche.
Punakea ou Leap sont également très forts dans ce domaine.
TagIt fait son travail, et est gratuit, mais ne lui en demandez pas trop.
Les autres sont plus des généralistes, souvent excellents d’ailleurs, mais moins bons en ce qui concerne les mots-clés proprement dits.
Donc tout est très bien?
Pas tout à fait!
Comme je l’ai écrit plus haut, c’est tout de même dommage que les mots-clés de certaines applications ne soient pas trouvés par les spécialistes. Tags sait trouver des chaînes de caractères dans Evernote, mais pas les mots-clés de ce programme, qui sont natifs, comme ceux de certains autres logiciels, et comme je l’ai dit plus haut.
Alors OUI, les mots-clés, j’achète, mais il reste encore à trouver une unité qui permette de les gérer vraiment partout.
Peut-être sera-ce le cas avec le nouveau système 10.9?
Pas sûr, il ne faut pas oublier qu’Evernote (pour ne parler que lui) doit être compatible avec d’autres systèmes..
MAJ: et pourtant... Ce doit être possible:voir l'article de dimanche 5 mai qui le prouve à propos de Spotlight.
Enfin... On verra bien!
, le 03.05.2013 à 01:53
En effet, les tags peuvent être d’une efficacité redoutable, et pourtant je me demande très régulièrement si Openmeta sera compatible avec 10.7, 10.8, 10.9… Mailtags est aussi compatible.
, le 03.05.2013 à 02:22
…
… je trouve le bundle d’IronicSoftware (Leap, Yep, Deep, et Fresh) abordable point de vue prix (+/- 40,00 euros), puis après si l’on veut acheter une des applications individuellement cela reste en effet relativement cher.
J’avoue que j’ai eu du mal à maitriser et bien comprendre le fonctionnement autant pour Leap que pour Yep; au premier abord ces deux applications semblent fonctionner et gérer les fichiers de la même manière, d’ailleurs encore aujourd’hui je m’emmêle les pinceaux, mais au fil du temps et avec de l’acharnement j’ai réussi à faire la différence, une fois que l’on a compris leur fonctionnement elles se révèlent très utiles.
De mon côté j’ai remplacé TagIt par Fresh qui est actif dès le démarrage du système et permet ainsi d’avoir la fenêtre dropzone active en permanence et d’y glisser mes fichiers pour les taguer. Dommage que ces zones de dépôt, que Yep et Leap ont aussi, ne soient pas actives à tout moment…
, le 03.05.2013 à 07:02
Bon, d’un autre côté, si on lance Leap au démarrage, il n’y a polus de problème, tout comme tous les autres d’ailleurs.
C’est vrai qu’en bundle, Ironic n’est pas trop cher.
Quant aux mots-clés des fichiers, je ne me fais pas trop de soucis, ils apparaissent dans les informations de PathFinder, je suis persuadé qu’ils seront repris par le système soit nativement, soit il y aura une manière de les exporter réimporter sans problème.
Et oui, bien sûr, Mailtags est compatible OpenMeta (comme écrit dans l’article), c’est d’ailleurs ce qui permet aux autres de repérer ses mots-clés.
, le 03.05.2013 à 07:16
Merci pour cet article qui tombe à pic. Mes interrogations du moment ne sont pas tant sur l’outil à utiliser (actuellement essentiellement dans evernote), que la méthodologie la plus simple et la plus rigoureuse pour définir les bons mots-clé. En fait chaque fois que je crée une nouvelle note et que je lui attribue des mots-clé, je suis confronté à la question de l’uniformité des termes utilisés: Juste un exemple: sur une note consacrée à la politique de recherche en Suisse, je pourrais attribuer un jour le tag “Recherche” et une autre fois le tag “R&D” et comment se souvenir une fois pour toute que j’utilise le tag “politique fédérale” et pas “politique nationale”, etc, etc… Si quelqu’un a des conseil à me donner, je suis preneur! Merci
, le 03.05.2013 à 07:59
J’ai passé plusieurs fois un temps fou à taguer (comme on dit en bon français) mes documents, et puis finalement ce n’est généralement pas avec mes mots-clé que je les retrouve, mais avec le raisonnement. Même si j’en ai beaucoup. Va savoir…
Question mots-clé, j’ai hissé le drapeau blanc.
, le 03.05.2013 à 09:48
… j’ai le même problème: parfois j’écris le même terme au singulier tantôt au pluriel, parfois avec la première lettre en capitale et parfois avec des erreurs dans le terme même ce qui n’arrange rien … :o/
, le 03.05.2013 à 09:54
…oui, mais à mon avis cela aurait été moins envahissant si ces zones de dépôt pouvaient être actives sans lancer l’application, cela fait déjà 4 applications en moins ouvertes…
, le 03.05.2013 à 10:13
Comme Anne Cuneo je n’ai aucun mal à trouver mes fichiers sans Spotlight ni mot clef.
, le 03.05.2013 à 10:49
Voilà un sujet qui m’a pris la tête… taguer ou pas taguer, telle est la question. Car pour qu’un système de tags soit utile et remplace la hiérarchie par dossier, il faut qu’il soit bien sûr universel, mais aussi facile, bien centralisé et intégré dans le système.
Après avoir essayé Leap (trop compliqué), attendu que PathFinder s’y mette (mais vraiment pas terrible à ce niveau), testé et re-testé Tags, mais sans vouloir l’acheter à cause de son prix et du peu de mises à jour, j’ai finalement craqué et raqué pour ce dernier. J’aime surtout sa capacité à taguer un peu tout dans différentes applications et sa recherche à la Spotlight.
Par contre, je n’ai pas encore abandonné la structure en dossier, que ce soit pour les documents ou pour les emails (MailTags). J’ai un peu peur qu’Apple se décide finalement pour un système de tags propriétaire, ce qui réduirait à néant tous les efforts de taguage investis.
, le 03.05.2013 à 14:30
Je viens de tester rapidement Tags (10mn). C’est pas mal, néanmoins j’use aimé :
– Avoir des groupes de tags comme dans Lightroom. Sinon, la liste n’en finit pas.
– Dans tag Browser il n’y a pas de « go to Finder » par clic droit. Il faut se rappeler le raccourci ou aller dans les menus.
Je testerais cet hiver en détail, ayant, comme dans Lightroom, changé la date avant installation, pour augmenter le délai de démonstration.
, le 03.05.2013 à 15:46
Pauvre Aimé… ;-)
, le 03.05.2013 à 19:36
Scribe, bien sûr. Mais Spotlight lui-même ne permet pas l’entrée. Et il ne cherche pas sur les mots-clés.
, le 03.05.2013 à 20:36
Cet article à la fois m’inquiète et me rassure.
Il m’inquiète car je crains que les nouveaux OS nous imposent une évolution obligeant à oublier nos bonnes vieilles méthodes de rangement à l’ancienne, rationnelles et rigoureuses, bien que peut-être aujourd’hui obsolètes, voire franchement archaïques.
Il me rassure car les outils pour “reformater” notre façon de penser arrivent, même si, comme semble le dire François, il leur reste une bonne marge de progression. Honnêtement, ce n’est pas vraiment pour moi que je trouve ça rassurant, mais pour les suivants, qui vont bien être obligés de s’y plier. Avec tous ces fichiers qu’on “sauvegarde” en vrac sur le cloud …
Cependant, je suis plutôt d’accord avec Anne (5), Alain (8), ah-mac (9) et Scribe (10). Il semble que nous avons une pratique un peu différente. Certainement parce qu’on n’a pas la même production, les mêmes outils, et donc les mêmes besoins de “mémoire”, dans tous les sens du terme.
Personnellement, je ne suis pas certain d’avoir envie de suivre l’évolution actuelle. Je dois avouer que je n’en ai pas besoin. Ce que j’ai me suffit.
, le 04.05.2013 à 12:04
Le Finder ne permet pas (encore) d’entrer directement des mots clés OpenMeta, toutefois Spotlight sait très bien les rechercher, tout comme les commentaires. Si l’on veut par exemple ne chercher que ces mots clés, on peut taper directement: tag:mes supers mots clés
Il est d’ailleurs possible de faire des recherches spécifiques pour chaque type de métadonnées (auteur, date, type, focale, etc.), directement depuis la zone de recherche.
, le 04.05.2013 à 12:37
Article très intéressant ! Cela dit j’aurais une question, est ce que les mots clé entré avec ces diffèrent logiciel “suivent” le fichier, sont ils écrit dans le fichier ? Si par exemple je le copie sur une autre machine les mots clé seront il reconnu ? Meci
, le 05.05.2013 à 08:00
Bien sûr! Il ne manquerait plus que ça!:-)
, le 05.05.2013 à 08:21
supercopieur: en effet!
Dingue tout de même… J’ai pourtant cherché dans l’aide Apple. Ils te font la liste des mots à utiliser lorsque tu fais une recherche Spotlight. Aucune mention des mots-clés.
Ils sont trop ces gens.
En plus, ta solution, excellente d’ailleurs, est en anglais, alors que la liste donnée des mots existants est en français.
Evidemment, avant d’écrire qu’il n’y avait pas de possibilité de faire une recherche sur les mots-clés dans Spotlight, j’ai essayé.
Mais je viens de découvrir quelque chose d’étonnant, je vais en parler tout de suite.