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Beesy, pour gérer vos réunions et vos projets

Je n'ai jamais trop aimé l'iPad pour travailler.

Son clavier est nul si l'on doit taper, mais alors nul de chez nul hein! Cette histoire de lettres accentuées que l'on peut atteindre en gardant le doigt enfoncé sur la lettre de base, et en choisissant ensuite parmi l'option proposée, c'est zéro, et surtout pas professionnel.

Le fait de faire confiance au dictionnaire intégré et de taper sans accent ne l'est pas plus (professionnel) ou tout autant (nul).

Alors que faire lorsqu'on tombe sur le logiciel qui vous change la vie et qui n'existe malheureusement que pour iPad?

Eh bien on passe sur iPad, et on trouve des solutions. Pour moi ça a été tout simple, elle passe par l'achat d'un clavier très spécial, dont je vous parlerai très très prochainement.

Alors c'est quoi, ce programme génial qui fait passer  un dingue du Mac de sa machine préférée pour bosser sur un iPad qu'il n'aime pas trop (professionnellement), quitte à lui faire faire encore des frais supplémentaires?

C'est Beesy.

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Et c'est quoi Beesy?

Beesy est une application qui vous permet de prendre des notes de réunion, et de les organiser ensuite comme aucun autre logiciel à ma connaissance n'est capable de le faire, et ce de manière automatique, simple, et qui a tout simplement révolutionné ma manière de faire.

Ça fonctionne comment?

Cette application est basée sur quelques concepts à entrer dans votre petite tête:

  1. Les objectifs,  qui sont les plus gros containers de Beesy. Un objectif contient tous les concepts ci-dessous. Chez moi typiquement:
    1. Gestion école, dans lesquels je vais mettre tous mes PV de Conseils de Direction
    2. Suivi des élèves (appelé PV des réseaux) dans lequel je vais mettre chaque cas d'élève que je suivrai tout au long de l'année
    3. L'aide de Beesy
    4. Pour l'instant c'est tout, mais c'est déjà beaucoup!
  2. Les projets: sont des thèmes dans les objectifs, typiquement ce que je viens de décrire ci-dessus
  3. Les tâches. Pas trop besoin d'expliquer, mais sachez qu'il est possible de voir ses tâches par projet et par utilisateur
  4. Les notes, assez mal nommées d'ailleurs, que les développeurs appellent souvent lorsque nous conversons les "réunions". C'est dans ce container que vous prenez des notes de réunion, le travail principal en ce qui me concerne dans Beesy
  5. Les sujets, qui sont des chapitres de votre réunion ou de votre note, que vous aurez préparés au préalable par exemple en suivant l'ordre du jour que vous avez créé ou que vous avez reçu.
  6. Les participants, qui sont les personnes qui participent à la réunion, et à qui vous pouvez attribuer des tâches. Ces participants peuvent être ou non des contacts de votre carnet d'adresses.
  7. Les actions qui sont divers événements et qui sont intégrées à une note. Quelques exemples:
    1. insérer une tâche
    2. insérer un événement
    3. insérer une photo
    4. insérer un graphique
    5. insérer un enregistrement audio
    6. insérer une page Web
    7. insérer une idée

jusque là ça va?

Bon.

Lorsque vous ouvrez Beesy, vous tombez sur la page d'accueil appelée Dashboard (à noter que l'application, française, est en français!).

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Cette page d'accueil vous montre votre calendrier, synchronisé avec celui d'Apple, vos tâches, avec analyse de ces dernières si besoin est (pourcentage par projets, personnes ou tâches) ainsi que vos dernières notes.

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Une des vues partiellement floutée du Dashboard

Personnellement, je n'utilise pas tellement cette vue.

Tout a commencé pour moi par la création de différents objectifs et projets, dans l'onglet "projets", projets que j'ai décrits plus haut.

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J'ai importé du carnet d'adresses les participants principaux de mes futures réunions, afin de pouvoir leur affubler des tâches, et les nommer très rapidement lorsqu'ils prennent la parole.

Une fois ceci fait, je suis prêt à travailler et à prendre des notes.

Préparation d'une réunion (note)

Lorsque je prépare une réunion, je crée une nouvelle note.

J'ajoute à cette note autant de sujets que j'ai de points à l'ordre du jour, et j'ajoute également le nom de tous mes participants.

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Une fois ceci fait, je suis prêt à prendre mes notes.

La séance commence, je clique sur le premier sujet.

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J'ajoute une des actions qui apparaît en bas de l'écran, par exemple, un commentaire (ce qui va s'appeler dans une prochaine version "commentaire", mais qui s'appelle pour l'instant "Note", ce qui prête à confusion avec la "Note" qui est en fait la réunion. Cela va être corrigé très très prochainement.

Immédiatement, une section apparaît dans la partie droite de la fenêtre, avec la première action.

Je peux par exemple ajouter une tâche: automatiquement, une tâche se voit affublée de trois icônes. Celle de gauche, la première montre le degré d'importance par des couleurs, la seconde montre la date d'échéance, modifiable, et la troisième montre à qui elle est attribuée. La quatrième icône est celle sur laquelle vous cliquerez lorsque la tâche sera terminée.

Une fois mon premier point de l'ordre du jour terminé, je passe au deuxième en cliquant dessus.

Et je continue avec mes actions.

Une que je trouve assez sympathique, c'est celle intitulée "Personne". Quand quelqu'un prend la parole, je clique sur cette action (ou je tape @ au clavier) et je tape les premières lettres du nom. Dès la première, une suggestion est faite en rapport avec les participants intégrés préalablement.

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C'est extrêmement pratique et rapide.

Des plus pendant la saisie

Vous êtes perdus pendant la saisie parce que ça va trop vite? N'ayez pas peur de l'avouer, moi ça m'arrive régulièrement.

Un clic sur l'action "Audio", et miracle, le programme enregistre les deux prochaines minutes, et c'est très bien, mais aussi les deux minutes qui précèdent votre demande d'action (TimeShifting en fait), vous savez, là où vous avez commencé à perdre pied. Ce délai est réglable dans les settings du programme, et je regrette personnellement que 

  • il ne soit pas possible de demander plus de temps
  • l'on ne voie pas où l'on en est du temps restant à enregistrer, ce qui fait que l'on a vite tendance à appuyer une deuxième fois pour être sûr que l'on ne va rien perdre

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Ce deuxième détail va être corrigé dans une prochaine version, les développeurs s'étant rendu compte de ce petit manque.

N'empêche, le système est génial parce que là où il y a l'action audio dans votre note, vous savez que cette dernière va concerner le contexte où on se trouve.

Vous voulez prendre une photo? Pas de problème, vous pourrez même l'annoter au passage, ou même créer un petit dessin avec votre joli doigt.

Tout cela se retrouvera dans votre export, parfaitement mis en page, ce qui fait que tout le monde aura (si vous le désirez bien sûr), accès à l'enregistrement ou aux images.

Voici ce que déclenchent quelques actions:

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Réordonner tout ce qui est possible dans Beesy

Bien évidemment, vous allez avoir besoin de réorganiser votre procès verbal.

Rien de plus simple: toute action peut être glissée vers un autre sujet, ou réordonnée toujours par glisser-déposer.

Les sujets eux-mêmes peuvent être réordonnés, et cela de la même façon:

Cliquez avec deux doigts sur une action ou un sujet, et immédiatement (n'attendez pas, sinon ça ne marchera pas) déplacez l'action ou le sujet sur une autre action ou un autre sujet.

L'action ou le sujet se placera juste au-dessus de l'action ou du sujet sur lequel vous déposez la chose.

Prendre des notes c'est bien, les partager divinement, c'est mieux!

Mesdames Messieurs, ce qui a fait que j'ai choisi Beesy, c'est certes sa faculté intéressante de prendre des notes très facilement et intelligemment, mais c'est surtout sa manière unique de les partager.

Plusieurs solutions s'offrent à vous, mais mes deux préférées sont:

Compte-rendu, qui vous fait un mail de votre réunion avec une mise en page sobre mais d'une élégance qui en jette

Evernote, qui fait de même, mais qui en plus met les graphiques (ce qui est impossible avec Mail) au bon endroit.

Lorsque vous retouchez votre PV dans Beesy, si vous demandez à nouveau un export, le programme ne crée pas une nouvelle note, mais met à jour la première.

C'est juste parfait, je ne vois pas quoi souhaiter de mieux.

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Cliquez une première fois pour charger l'image et ensuite une deuxième fois pour voir en taille réelle

J'ai pris le résumé de l'aide de Beesy parce que je ne désirais pas vous montrer mes PV, mais tous sont aussi beaux! L'audio, les dessins, les photos sont intégrés quand vous les avez créés.

Si peut-être: lorsque je corrige avec Antidonte mon PV dans Evernote, les corrections ne remontent pas vers Beesy lors d'une mise à jour, cette dernière ne se faisant que dans le sens Beesy vers Evernote, l'éditeur ayant trop peur –et on le comprend– que l'utilisateur ne modifie dans Evernote la structure qui pourrait alors devenir incompatible avec Beesy.

Et distribuer les tâches par participants, ça décharge!

Une fois votre PV réalisé, vous pouvez passer en mode "Projet" et cliquer sur celui qui vous convient, par exemple celui dans lequel est intégré votre projet.

Et là, vous avez la liste de tâches liées à ce projet, classées par participant.

Rien de plus simple que les envoyer ensuite également par mail ou via Evernote dans un dossier partagé.

À noter que toute modification liée à la tâche dans ce mode les modifie dans votre note.

Grandiose je vous dis!

Synchronisation? Le meilleur est à venir

Beesy est formidable, mais il souffre actuellement d'un petit manque: ses actions ne sont par synchronisées avec Rappel.

L'explication de l'éditeur est toute simple: créer un système de synchronisation avec iCloud est très lourd (il n'y a qu'à voir OmniFocus qui a purement et simplement supprimé la synchronisation avec Calendrier et maintenant Rappel dans ses dernières versions), alors qu'iOS 6 (j'ai vu les API) permettra de faire cela d'un coup de cuillère à pot.

Donc dans quelques semaines, on y sera, et ceci sans le moindre doute!

Une version Mac un jour?

J'en connais que l'iPad rebute, et même si ce n'est pas mon cas, je peux les comprendre.

Beesapps prévoit pour l'année 2013 de sortir son système en version Web, donc disponible de n'importe quelle machine, PC, Mac, iPad.

Là aussi, je me réjouis de voir cela.

En conclusion

Pour moi, Beesy suffit à justifier l'achat d'un iPad et d'un clavier externe si l'on a souvent, comme c'est mon cas, besoin d'un outil hyper performant et n'existant pas ailleurs pour prendre des notes de réunion à l'allure plus que professionnelle.

Oui, vraiment, je n'aurais pas eu d'iPad, j'en aurai acheté un rien que pour ça.

J'attends avec impatience la synchronisation des tâches, ainsi que l'intégration des PDF et autres fichiers prévues pour octobre 2012.

Et à 4.99 €, mon Dieu, que dire? Il est quasiment donné, voire carrément pas assez cher, ce qui pourrait faire croire à un produit limité, que Beesy n'est certainement pas. Celui qui rouspète, je lui fais ravaler sa souris, et même son trackpad et ce qui va autour (et ce n’est pas facile à digérer, un MacBook).

Vivement la version Web!

Et pour ceux qui se gausseront encore une fois de mon enthousiasme, je précise que cela fait un mois que je travaille plusieurs heures par jour avec Beesy, donc je sais un peu de quoi je parle.

Non mais!

23 commentaires
2)
Inconnu
, le 14.09.2012 à 09:19
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Ca a l’air vraiment bien, merci du tuyau.

Questions: est-il possible de…

1) photographier quelque chose depuis l’application (un tableau sur lequel figurent des notes, par exemple)

2) creer une minute dotee d’une checkbox (histoire d’en faire un tache avec son eventuelle date d’echeance)?

Pour l’instant, j’utilise task pro pour mes todo lists mais un truc comme ca peut aider a aller plus loin.

3)
Clyde
, le 14.09.2012 à 09:50
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“Evernote, qui fait de même, mais qui en plus met les graphiques (ce qui est impossible avec Mail) au bon endroit.

Je ne comprend pas ce qui n’est pas possible avec Mail ? De mettre des images jointes dans le corps du mail ?

4)
François Cuneo
, le 14.09.2012 à 10:02
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Korbo: bien sûr que c’est possible, tu peux même les annoter!

Clyde: si tu envoies par mail directement (ce n’est pas le cas quand on envoie la note via Evernote), les dessins seront en bas du document, ou pas au bon endroit si tu préfères.

5)
Ritchie
, le 14.09.2012 à 10:38
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@François: Tu ne t’es pas trop relu, je crois. Entre Beesy, Busy, Bessi et j’en passe …

7)
François Cuneo
, le 14.09.2012 à 11:48
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J’ai corrigé.

cerock: je ne sais pas si tu es un cas à part, ce que je sais, c’est que moi non plus je n’y avais jamais trouvé mes petits, là oui.

8)
Inconnu
, le 14.09.2012 à 13:27
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Merci pour la réponse. Peux tu à volonté créer des “sous-tâches” à d’autres “sous-tâches”?

9)
François Cuneo
, le 14.09.2012 à 14:56
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Tu peux affubler des tâches à des réunions et à des personnes, à une date X avec une urgence Y.

Mais des sous-tâches non.

10)
Anne Cuneo
, le 14.09.2012 à 15:36
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j’ai jamais crocher avec se genre d’application ? Suis-je un cas a part ?

Non, tu n’es pas un cas à part. Après avoir perdu beaucoup de temps, j’en reviens toujours à des moyens (électroniques) simples: listes, notes, calendrier… J’aimerais, pourtant. Mais mon moi profond ne croche pas ;–))

11)
Clyde
, le 14.09.2012 à 16:15
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Pour mail, il me semble que c’est une case que tu coche ou décoche : “insérer les pièces jointes en fin de messages”.

Cela permet d’éviter de transformer ton message en message HTML pour le garder en mode texte.

12)
Clyde
, le 14.09.2012 à 16:16
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iCloud vient d’être modifié à l’instant.

On retrouve la synchronisation des notes et des taches.

13)
Ellipse
, le 14.09.2012 à 16:36
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Justement je suis à la recherche d’un gestionnaire de tâches collaboratifs pour gérer mon parc, éventuellement un système de tickets (mais pas trop cher et simple !).

Avez-vous des idées ou des propositions ?

14)
Karim
, le 15.09.2012 à 10:47
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Il me semble que ce genre de logiciel me servirait beaucoup vu le nombre et la diversité des réunions que j’anime. J’utilise actuellement Bento et ses formulaires, mais ça me paraît moins pratique que ce que tu nous présentes là. Le problème, c’est que le macbook pro est mon seul et unique outil de travail, la facture du logiciel devient donc salée (4 euros + le prix de l’ipad !) et je ne tiens pas à multiplier les ibidules à transporter. Préviens-nous de la sortie d’une version web (mais a priori si ce n’est pas du mac en local, je n’en vois pas l’intérêt, je ne suis pas connecté partout où je vais). Merci pour ce test

15)
François Cuneo
, le 15.09.2012 à 11:05
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Oui, la facture est élevée si on pense “achat bundle avec l’iPad”.

Mais franchement, acheter un iPad à 400 € plus le logiciel plus le clavier revient à tout péter 500 €.

Avec tout ce que j’utilise Beesy, je le répète, même si je n’avais pas eu d’iPad, après l’avoir essayé un mois, j’aurais fait l’achat du tout.

Je sais, ça fait richeton de parler comme ça, mais vraiment, lorsqu’un outil de travail te rapporte tant de temps et tant de confort, je trouve que ça vaut la peine.

Et je ne vous parle pas de la réactivité des développeurs qui répondent à nos attentes dans les semaines qui suivent leur évocation!

16)
Karim
, le 15.09.2012 à 12:48
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Voui. Mais l’argument principal est surtout de ne pas trimballer des tonnes d’appareil. Je regrette même l’achat de mon iphone dont je ne me sers presque pas… C’est donc surtout une version mac qui m’intéresserait, je ne pourrais pas me servir que d’un ipad (écran trop petit, numbers pas pratique, correction antidote pas intégrée…)

17)
François Cuneo
, le 16.09.2012 à 09:20
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Ce qui semble certain, c’est que la version Mac sera en fait une version Web. Donc ça ne va pas t’arranger. Si David (le développeur principal) nous lit, peut-être qu’il va revoir sa position et nous faire une belle version Mac locale!:-)

18)
Ellipse
, le 17.09.2012 à 11:57
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Je me réponds à moi-même :

GLPI

et

OCS

Bon, pour le dernier, il faut mettre les mains dans le Terminal avec une session Root, et un complément, non indispensable, au premier.

19)
pat3
, le 17.09.2012 à 15:47
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Ben j’avais déjà lu un article élogieux sur Beezy, au moment où je faisais ma recherche sur le bon outil de prise de notes sur iPad (au final, c’est sans doute NoteBooks qui semble la plus adaptée à mon usage, et l’arrivée d’une version Mac actuellement en beta test ajoute à l’intérêt que je lui porte), mais j’avais été rebuté par l’interface, et l’article donnait aussi des profils type d’usagers qui ne me correspondaient pas.
J’ai donc commencé à te lire avec enthousiasme (le tien est très communicatif), mais au fur et à mesure de la lecture, le côté usine à gaz m’est un peu retombé dessus, et à nouveau, je me dis que ça n’est pas pour moi.

Dommage, parce que prendre des notes en réunion je fais ça plus souvent qu’à mon tour, et envoyer ces notes à plusieurs collaborateurs aussi. Mais au final, je ne pense pas que la distribution de tâches marche tant que ça dans mon boulot (du moins à ma place actuelle).

Ensuite, tu parles d’un clavier supplémentaire, et là je tique: certes, le clavier de l’iPad n’est pas optimal, mais on peut le prendre en main, tout de même (la prédiction de frappe peut être utilisée à son avantage une fois qu’on a bien compris comment ça fonctionne), et surtout, j’attends d’une bonne appli de prise de note qu’elle ait un clavier adapté, comme celui d’IA Writer, par exemple,

). C’est ce genre de clavier qui me paraît indispensable pour une appli de prise de note qui veuille se détacher du lot.

En fait, je crois que, comme Anne, mais à un moindre degré, je suis finalement réfractaire à tout logiciel dont les fonctions demandent un apprentissage trop long et une modification trop importante de mon workflow. Je reste partisan de l’ordinateur qui s’adapte à l’homme, plus que l’inverse (l’inverse est néamnoins toujours un petit peu vrai).

Je garde cependant l’idée en tête pour le jour, sans doute pas si lointain, où je reprendrais des fonctions électives qui m’obligeront à traiter et optimiser plus de réunions. Et j’en reste, du moins sur mac, à l’increvable MacJournal, qui, pour la prise de notes, et l’écriture d’articles, reste mon outil de travail préféré, celui sur lequel je passe le plus de temps. Dommage, sa version iPad est réputée très mauvaise, ce qui m’a retenu de l’acheter, alors que j’ai déjà la version iPhone et qu’aujourd’hui, l’idéal devenant presque indispensable pour moi est d’avoir des notes synchronisées sur les trois appareils.

D’ailleurs, pour ce qui est d’un minimalisme de la prise de notes, j’ai essayé Notes sur iPad avec la dictée vocale, c’est carrément bluffant!! Je pense aller plus loin pour la rédaction d’article en utilisant cette fonctionnalité, et comme elle est intégrée au système sur mac, je me demande même si elle ne va pas devenir mon mode principal d’écriture, d’autant plus que je constate qu’en oralisant pour la dictée vocale, ça m’oblige à plus clarifier mes phrases…

20)
REGIS B
, le 18.09.2012 à 22:12
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Séduisant effectivement François, seulement est-ce que ça ne fait pas double emploi avec omnifocus ? Régis

21)
Philippe Schoen
, le 24.09.2012 à 09:56
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J’ai acheté l’appli. Après 2 jours, je constate qu’elle fait perdre plus de temps qu’elle n’en fait gagner. L’interface est trop complexe on se perd dans les menus, beaucoup de choses inutiles. Les liens vers iCal sont bugges (événements doublonnés). La gestion des tâches est inutilement complexe. Pour moi c’est décevant. Je préfère plusieurs apps simples qu’une app intégrée complexe. Mais c’est un point de vue personnel.

22)
DavidC
, le 05.10.2012 à 12:15
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Bonjour à tous.

tout d’abord un grand merci @Francois pour cette review élogieuse.

@Karim, oui effectivement nous travaillons sur une version Web, probablement pas Mac native pour rester compatible avec le plus grand nombre.

@Regis Effectivement Beesy incorpore une gestion de tâche dans l’application. Clairement, nous n’ambitionnons pas de remplacer OmniFocus pour l’inconditionnel de cet outil. Nous cherchons à résoudre un problème dans son ensemble: un certain nombre d’entre nous passe beaucoup de temps en réunion et à prendre des actions pendant ces réunions. L’approche aujourd’hui, qu’elle soit papier ou OmniFocus, consiste toujours à ressaisir 2 fois l’information pour en faire le suivi. Beesy se donne pour objectif de simplifier le suivi des actions issus des réunions et de permettre d’‘avoir une vue croisée sur les actions et leur statuts en temps réel, sans reprendre son petit cahier et sans tout paramétrer dans un outil.

@Phil A chaque problème sa solution, comme dit à @Regis, le gain est très perceptible pour les personnes qui vont beaucoup en meeting. Pour gérer une ToDo sans meeting / notes, mieux vaut prendre un gestionnaire de tâche classique.

Pour iCal, si les évènements sont doublonnés, il faut parametrer votre synchronisation iCal pour ne pas avoir deux fois le même calendrier, ça peut arriver de faire des boucles entre la synchro du compte mail et iCal, j’ai déjà eu un problème de ce type. Le cas classique: synchronisation du calendrier dans iTunes rubrique calendrier et synchronisation du calendrier dans le compte mail sur l’iPad. Pour le vérifier, démarrer l’application Calendrier de l’iPad et regarder si nous n’avez pas des calendriers en double (bouton calendrier)

Pour la gestion des tâches, l’objectif de Beesy est de permettre d’accéder à ses actions en parametrant le moins de choses possibles soi même et pour autant de les retrouver selon les angles qui vous intéresse à l’instant t: dans la note, par type des tâches, par personne pour un entretien individuel, par projet pour préparer une revue projet par exemple. Pour cela Beesy structure la note pendant qu’on la tape au moyen de modèle d’actions (dont l’on peut définir le comportement par défaut lorsqu’on la crée) et reprend les données de contexte pour éviter à l’utilisateur de paramétrer les ToDo dans le détail (projet / type d’action / importance / due date par défaut etc …)

Du coup, clairement Beesy n’est pas un outil de prise de notes comme iAWriter pour taper du texte mais un outil qui essaie de résoudre un problème et un seul: suivre les actions issues des notes de réunion et pouvoir mieux les manager avec 3 promesses clients essentielles:

– gagner du temps en prenant les notes au moyen de modèles d’actions et de drag&drop entre objet pour les paramétrer plus vite

– gagner du temps pour le compte rendu en supprimant le passage du papier à l’électronique. Nous atteignons l’objectif de pouvoir envoyer un compte rendu de meeting en moins d’une minute, réorganisation des idées comprise.

– gagner du temps dans le suivi des actions en éliminant la phase de saisie nécessaire dans un outil de ToDo list classique. On peut alors consulter ses tâches en temps réel sans ressaisie avec de multiples angles de vue.

Loin de moi l’idée de vouloir convaincre tout le monde, bien au contraire. Si le problème que je mentionne n’en est pas un, alors oui Beesy sera plus compliqué que bien des outils sur le marché et il vaut mieux aller au plus simple. Si par contre c’est est un, il peut fournir une solution je l’espère astucieuse.

@Phil, à votre disposition pour échanger en PM sur ce qu’il vous faudrait pour répondre à votre besoin.

En tout cas merci à tous de vos retours, et encore merci à François pour son article.

Amicalement David fondateur de BeesApps

23)
Karim
, le 14.10.2012 à 14:46
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Bonjour,

Merci pour votre réponse. L’application “web” au lieu d’une mac native me semble une erreur, en tous cas ne présentera aucun intérêt pour moi. En déplacement et en réunion, je n’ai pas toujours une connexion internet disponible.