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Les scanners Fujitsu ou comment se passer du papier chez soi

Le papier, je ne le supporte plus, sauf sous forme de livres ou de journaux.

Tout le reste, lorsque je le reçois, je ne sais jamais où le mettre et comment le classer.

Donc je ne le classe pas, ça fait un foutoir pas possible partout où je vis (sur mon bureau, sur le bureau des autres, à la maison, et j'en passe), et je ne retrouve pratiquement jamais rien de ce que j'ai entassé au moment où j'en ai besoin.

Au bout d'un moment, je mets tout dans un sac Migros, j'attache, et je mets au vieux papier.

Ça valait bien la peine de faire autant de cheni avant.

Sans compter que j'ai toujours eu un rêve dans ma vie, allez, un fantasme: être efficace.

Ce rêve, je ne l'ai jamais atteint, au vu de l'introduction que j'ai faite plus haut.

Comment être efficace en effet au milieu d'une montagne de papier? Hmmm?

Il y en a qui savent. Ils ont une mémoire visuelle, ils savent où ils ont posé ça.

Moi pas.

On pourrait se dire que ce n'est pas à 52 ans que l'on va changer. Eh bien roulez tambour, j'ai décidé de le faire, lorsqu'on m'a montré l'autre jour un scanner SnapScan de Fujitsu.

Il s'agissait d'un 1500, le haut de gamme de la marque.

Je l'ai vu travailler dans deux domaines: MacPay Business, que j'ai testé ici, et avec DevonThink Pro.

Dans le premier cas, il s'agissait d'archiver mes factures en n'oubliant pas de les payer, dans le second d'archiver par principe tout ce qui m'arrive sous forme de papier, excepté la publicité, et de le stocker dans un carton, dans l'ordre chronologique de la réception, au cas où. Et quand je dis "au cas où", c'est bien pour me rassurer, puisque je sais parfaitement que je n'aurai jamais besoin de plonger dans mes originaux, vu que je vais savoir où les retrouver électroniquement.

Mon démonstrateur convaincu, pour l'occasion, était François Mottaz.

Lui travaille bien évidemment avec MacPay, puisqu'il en est l'un des concepteurs, mais aussi avec DevonThink, pour tout ce qui est papier.

J'ai donc décidé de faire comme lui.

Pour MacPay Business Edition, je suis parfaitement convaincu de cette manière de travailler.

Pour DevonThink Pro Office (que j'avais depuis longtemps), je le suis moins malgré un gros effort de m'y remettre pendant une bonne semaine.

DevonThink est un peu usine à gaz, et il m'est arrivé de ne pas retrouver quelques documents pendant un certain temps, perdus qu'ils étaient à je ne sais quel niveau des boîtes de réception dans les différentes bases.

Cela dit, c'est magnifique DevonThink, vraiment, mais je suis de mon côté revenu à mon cher Evernote, qui fonctionne magnifiquement bien avec DevonThink.

J'ai pris avec moi à la maison un SnapScan 1300. Bien construit, compact, il peut travailler en direct avec le Mac sans alimentation, mais alors assez lentement, ou alors alimenté, et bien plus vite.

Je lui reproche juste une petite chose: l'absence de bac de réception qui fait qu'il faut prévoir une surface plane devant le scanner si on veut éviter que les feuilles tombent après traitement.

Sinon, la grande force de ces scanners, c'est de s'occuper d'une liasse de documents sans que l'on se pose de questions. La seule chose à faire? Penser à éventuellement désagrafer la pile de papier , bien évidemment, puisque chaque document passe dans le scanner, feuille après feuille, entre des rouleaux, ce qui implique l'impossibilité de scanner un livre par exemple.

Quels sont les avantages des Fujitsu par rapport à la concurrence?

  • l'immense vitesse du traitement (le 1500 scanne 10 pages recto verso, soit 20 pages en 27 secondes)
  • le fait que l'on ne se pose aucune question quant au blanc de la feuille, quant à l'orientation: le scanner sait redresser une feuille scannée de travers (ce qui peut arriver, rarement, mais oui, qui arrive) ou même passer de l'orientation portrait à celle de paysage
  • suppression automatique (ou pas) des pages blanches (ou vides)
  • l'imbrication des scanners dans la plupart des logiciels, le Fujistu étant un standard

J'ai eu de très nombreux scanners à plat dans ma vie, que je n'utilisais pratiquement jamais. Trop lents, trop compliqués.

Ces Fujitsu, vous ne vous posez pas la question, avec eux, vous scannez.

Comment ces scanners s'intègrent-ils avec vos logiciels?

Simplement via l'interface livrée avec les appareils et le logiciel SnapScan, toujours présent dans votre dock.

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Le tout est d'indiquer avec quel profil vous voulez travailler. Personnellement, c'est la plupart du temps pour Evernote, mais parfois, c'est pour Word ou une fois par mois pour MacPay Business.

À l'intérieur d'Evernote, j'ai fait des profils pour les documents recto-verso et mono page. Histoire que le logiciel sache comment traiter les liasses que je lui donne: 1 note par page? 1 note pour toutes les pages?

Vous pouvez créer autant de profils que vous le désirez. Voyez les zones de dialogues proposées pour le faire (elles sont très parlantes):

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La fenêtre de choix de l'application

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La fenêtre de sauvegarde du fichier (pas toujours utile, notamment dans Evernote qui enregistre le document dans sa base)

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La fenêtre des réglages de type de numérisation

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Dans la fenêtre ci-dessus, nous voyons que le programme peut faire de la reconnaissance de caractères. En effet, il va pouvoir transformer tout document texte en PDF chercheable très rapidement. Nonobstant, je laisse ce travail à Evernote ou à DevonThink, qui le font en tâche de fond. Donc les profils liés à ces deux applications sont décochés à ce niveau, je gagne donc du temps.

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La fenêtre de gestion du papier

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La fenêtre de réglage de la compression

Attention: certains réglages importants se trouvent dans les boutons "Options" des zones de dialogue.

Ainsi, le réglage de la gestion du nombre de pages par documents se trouve dans la zone "Options" de l'onglet "Fichiers".

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Et gaffe, sur certaines versions, la commande "Convertir au format PDF indexable" de l'onglet "Fichier" est doublée par celle qui se trouve dans "Configuration de l'application" de l'onglet "Application" et qui l'emporte sur la première!

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L'option QuickMenu vous permet également de choisir une application à la volée parmi d'autres.

Vous me direz: comment choisir un élément seulement de notre page à scanner, comme avec un scanner à plat, à l'aide d'une zone de sélection?

Ah ha! Bonne question!

Ben on peut pas.

Mais ça ne fait rien, la chose va tellement vite qu'on ne perd justement pas de temps à se demander ce que l'on pourrait bien scanner seulement pour en gagner (du temps donc, suivez bon dieu!).

D'autres me demanderont s'il est possible d'utiliser la technologie TWAIN (un standard) ou d'intégrer directement un Fujitsu au système OSX via l'interface habituelle depuis la version 10.6 du système.

Même réponse: non.

Et c'est certainement dommage.

J'ai un peu peur de voir mon beau scanner devenir inutile un beau jour, parce que Monsieur Fujitsu m'aura laissé tomber.

À moi-même, je rétorque:

  1. que TWAIN ne m'a jamais empêché d'avoir des scanners qui ne fonctionnent pas un beau jour avec l'arrivée d'un nouveau système
  2. que François Mottaz, qui travaille depuis des années et des années avec Fujitsu n'a jamais été laissé sur le bas-côté par la marque.

Et paf, voilà comme une rétorquation (rétorquée? rétorquage?) bien amenée peut rassurer même le plus inquiet de nous tous.

Et si vous saviez comme j'aime être rassuré!

Bon alors lequel choisir?

Ben moi j'ai pas choisi, j'ai pris les trois.

Le 1500, pour la maison finalement, parce qu'avec ma Municipalité (j'ai été réélu, j'ai été réélu, youppeeeee!), j'ai encore des quantités de papier et de dossiers qui arrivent chez moi que je ne veux plus perdre.

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Le 1500. Pas belles mes photos? Plaignez-vous auprès de mon iPhone... Prix? 700 francs suisses (env 550 €)

 

Il va vite celui-là (je le répète, 27 secondes pour 10 pages recto verso, donc 20 pages en réalité), en plus, il est très joli et d'une efficacité redoutable.

Le 1300 pour l'école. Il est un peu moins rapide (20 secondes pour 2 pages recto-verso, donc 4 pages), et il repose sur mon scanner à plat Canon qui fait une très jolie table de réception des documents scannés. Son défaut en effet: il n'a pas de bac de réception des documents numérisés. Le Canon fait ça très bien!

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Prix? 360 francs suisses, soit 280 € environ

Le 1100 (9 secondes par page, donc 18 secondes pour une page recto verso) à la Municipalité, ou en transport.

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Elle n'est pas de moi celle-là. Il est petit hein?  Comptez environ 260 francs (env 200 €)

Ce petit truc est génial, mange toujours droit les feuilles, ne pèse rien, n'a pas besoin d'alimentation externe. Pour les documents 1 page, il est même plus rapide que le 1300. Par contre, il n'est pas recto verso.

Les trois appareils fonctionnent de la même manière: un appui sur la touche bleue envoie la numérisation.

Pour le petit 1100, un deuxième appui lui indique que le document est entièrement scanné, que la dernière page est passée.

Mon flux de travail

Mon flux de travail vous intéresse? Il se résume à une liste:

  1. je reçois le document
  2. je lis le document (ou le ferai plus tard)
  3. je scanne le document
  4. il s'ouvre dans Evernote.
    En 20 secondes tout au plus: 

    1. je le glisse éventuellement dans le bon carnet
    2. je lui donne un titre
    3. je le tague
  5. je jette le document papier dans le papier recyclé ou le dépose dans un carton où je le trouverai classé par strates et donc par ordre chronologique

Résultat des courses?

  • je dispose de mon document partout: sur iPhone, iPad (certains carnets ne seront pas synchronisés avec ces dispositifs, parce que j'estime que ce n'est pas nécessaire)
  • je peux le rechercher par recherche de mot clé, par date, ou par son contenu
  • Plus un papier ne traîne, je retrouve tout, c'est top!

Deux petites choses encore

Je ne demande pas aux SnapScans de faire l'indexation de mes PDF, même s'ils le font très bien. Je laisse Evernote le faire en tâche de fond, dans les 10 minutes après que la note soit sur leur serveur (ce qui se fait automatiquement). DevonThink fait ça très bien aussi, tout comme MacPay.

Un module Scan to Word est intégré à l'utilitaire de Fujitsu. Il s'agit d'une reconnaissance OCR vers Word tout simplement magnifique signée "Abby FineReader", qui refait magnifiquement la mise en page de votre document dans Word.

La meilleure OCR semble-t-il sur le marché.

En conclusion

Vous l'avez compris, j'adore mes scanners.

J'ai un bureau sans feuille dessus depuis trois semaines, c'est un exploit.

Même pas en fait, c'est tellement facile.

Et je constate avec plaisir que chaque fois que je parle de ce scanner sur Cuk.ch, les heureux propriétaires hurlent leur satisfaction, acquise pour certains depuis des années.

Et vous, vous avez des expériences avec la chose?

60 commentaires
1)
Mirou
, le 25.03.2011 à 00:19
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Je hurle de satisfaction. En effet. Et de félicitations pour cette réélection! Youpi!

2)
Ritchie
, le 25.03.2011 à 01:05
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J’ai un vieux scanner HP dont je n’ai même plus de driver pour OS X ….

Là, je me tâtais depuis un moment concernant ce problème. Ça fait aussi plusieurs pubs que je reçois concernant ces futjitsu.

Et maintenant, l’article qui manquait.

Merci François, c’est sur ma liste de prochains achats (1100 et 1500). QQun a-t’il réussi à faire fonctionner le 1100 avec un iPad ??? Là, j’avoue que ça serait top !!

3)
Ishar
, le 25.03.2011 à 01:27
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Bonjour,

Comme toi François je n’y arrivais pas. Mon problème était l’index de classement dans les classeurs : par date ou par projet ou par type ou par… Avec le 1500 et DevonThink Pro Office j’ai un classement à la demande. Ma base est ouverte en permanence sur mon serveur ainsi j’accède à ma paperasse de partout. Et un article intéressant sur Cuck : zou, dans la base, une attestation qu’on me demande souvent : scannée puis distribuée à volonté. Bref c’est le bonheur. A l’époque pour le prix du scanner, j’avais reçu une licence Acrobat Pro en plus.

ps : bravo pour ta réélection.

ishar

5)
mikélé
, le 25.03.2011 à 02:45
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Tout pareil : le S1500M et DevonThink Pro Office ont changé ma vie il y a un an ! Tous mes papiers sont maintenant sur mon MacBook Pro et tiennent en quelques gigas, disponibles où que je sois. Et sont bien sûr sauvegardés par simple copie de fichiers en cas d’innondation, incendie, vol…

Et quand je dis tous, c’est une sacrée quantité ! (extraits de comptes, fiches de paye, cotisations retraite, manuels d’utilisation, factures en tous genres, appels téléphoniques, bulletins de notes des enfants, etc, etc…), bref ma vie depuis des décennies. J’ai ainsi pu me débarrasser d’un certain volume de papier et même pour beaucoup des nouveaux documents, c’est direction poubelle après le scan.

Mais le plus fort, c’est que maintenant, c’est presque devenu un plaisir d’aller chercher le courrier et de le scanner ! Et le classement se fait la plupart du temps en empilant des tas dans des cartons, par lot. Un exemple : la facture EDF de Janvier 2011 ? Lot n° 433 donc carton n°5. Facile, non ? :-D

En fait, même plus besoin de le chercher pour en faire une photocopie comme justificatif de domicile : j’imprime son PDF. Sans parler du gain de place : un carton bien rempli avec les feuilles à l’horizontale, c’est fichtrement moins volumineux que des classeurs dans des armoires !

6)
Zallag
, le 25.03.2011 à 06:43
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@ François

Il paraît que ce n’est pas bien de mettre un sac Migros au vieux papier, à cause de la colle particulière qui les fait tenir et surtout du matériau utilisé pour les sortes de cordelettes dont ils sont munis. Deux responsables de déchetteries m’ont prié de les jeter aux ordures incinérables. A vérifier si l’on veut tenter de faire correctement nos gestes en faveur du recyclage de la paperasse inutile !

7)
Didier
, le 25.03.2011 à 07:00
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il faudrait voir plus en amont pour se passer complètement de papier, gros boulot à faire au niveau des entreprises

8)
François Cuneo
, le 25.03.2011 à 07:22
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mikélé: avec Evernote, même plus besoin de sauvegarder, ça le fait tout seul, et là où c’est envoyé, c’est sauvegardé à de multiples endroits encore. Je sais que DT pense à faire de même avec un nuage.

Ishar: c’est toujours le cas, la licence Acrobat Pro, mais une version 8.0! Si j’ai bien compris, tu passes TOUS les articles de Cuk dans ta base?:-)))

9)
François Cuneo
, le 25.03.2011 à 07:28
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J’ai rajouté ça ce matin à 7h27 à l’article:

Deux petites choses encore

Je ne demande pas aux SnapScans de faire l’indexation de mes PDF, même s’ils le font très bien. Je laisse Evernote le faire en tâche de fond, dans les 10 minutes après que la note soit sur leur serveur (ce qui se fait automatiquement). DevonThink fait ça très bien aussi, tout comme MacPay.

Un module Scan to Word est intégré à l’utilitaire de Fujitsu. Il s’agit d’une reconnaissance OCR vers Word tout simplement magnifique signée “Abby FineReader”, qui refait magnifiquement la mise en page de votre document dans Word.

La meilleure OCR semble-t-il sur le marché.

10)
alienlebarge
, le 25.03.2011 à 07:35
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Mon rêêêêve … !

Je suis également un adepte des piles de papier. Malheureusement, j’arrive toujours à m’y retrouver. Du coup, je garde ce système. Mais il est vrai que dans mes rêves les plus fous, je scan tout sur mon ordi.

Est-ce que le Fujitsu est wi-fi ? Pour moi c’est rédhibitoire. Il faut que mes périphérique soit compatible wi-fi afin de gagner de la place sur mon bureau.

12)
TimNado
, le 25.03.2011 à 08:39
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Le 1300 n’a pas de bac de réception ! Ce n’est pas un problème. Il suffit de le placer au ras de la table et de mettre la corbeille à papier juste dessous :-)

13)
Alain Le Gallou
, le 25.03.2011 à 08:45
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Deux questions autour de la mise en route :

Si connecter un concentrateur USB, est-il en veille consommant de l’électricité ou il est éteint ?

Si éteint, combien de temps pour être prêt ? Je veux dire combien de temps pour chauffer.

14)
Quartesoft
, le 25.03.2011 à 09:30
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Le scanner est éteint lorsque on referme le capot. Je ne connais pas la consommation dans ce mode. Il n’y a aucun temps de chauffe à l’allumage.

15)
dbregnard
, le 25.03.2011 à 09:30
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@François

On parle de ScanSnap et non pas de SnapScan, qui est le nom du logiciel pilote des scanners d’Agfa.

17)
Garfield114
, le 25.03.2011 à 09:48
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C’est en effet du pur bonheur de ne plus avoir à rechercher ses documents éparpillés dans différents classeurs. Une mise en pratique de circonstance: j’ai taggué tous les justificatifs, certificats et documents concernant les impôts sous l’année et impôts; la préparation de la déclaration en deviendrait presque un jeu d’enfants ;-)

18)
cerock
, le 25.03.2011 à 09:55
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J’ai craqué en début d’année sur le scansnap 1300, un achat que je recommencerais sans hésiter une seul seconde… comme dit dans l’article, plus une seul pile de papier ne traine maintenant chez moi. Avec MacPay buisness, je ne rate plus aucune échéance de paiement (ce qui était loin d’être le cas en version pile de papier lol)

Par contre c’est un peu le bordel avec tout ces pdf que je ne sais pas vraiment comment classer, par année, par genre, etc, je cherche encore une bonne organisation.

J’utilise pourtant Devonthing pro office, heureusement qu’il a un bon outil de recherche lol. J’ai essayé Evernote, je trouve la recherche encore meilleure, mais le fait que tout mes papier soit sur le net au même endroit me fait un peu peur… J’ai pas peur que quelqu’un voit mes relevé de compte ou autre truc du genre, mais d’avoir toute ma vie accessible a n’importe qui ne m’enchante pas.

Enfin heureusement, pour les factures, c’est super bien classé lol Merci quartesoft ;)

19)
cerock
, le 25.03.2011 à 09:58
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J’ai presque oublié un point super génial des scansnap, et dont tu ne parles pas… Les mots clé automatiques. (Juste pour ça, j’utilise l’OCR du scansnap)

En gros, il suffit de “stabilobosser” les mot clé dans la lettre reçue pour que le scansnap les intègres en mots clé du pdf.

Genre “relevé de compte”, “décompte de prestation”, “devis”, …… juste génial

20)
plongee50
, le 25.03.2011 à 10:00
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Super article, qui rejoint bien les préoccupations de beaucoup de personnes!

Existe t-il sur Mac l’équivalent de Rack2-Filer , vendu avec les scanners Fujitsu mais ne fonctionnant que sur Windows?

Jean-Louis

21)
Guillôme
, le 25.03.2011 à 10:07
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Oui, tout cela est très bien mais permet moi, mon cher François, de faire mon rabat joie :

  • L’obligation de passer par un driver propriétaire Fujitsu! A ce prix, on devrait bénéficier d’un scanner compatible Twain à minima et éventuellement ISIS . Or que nenni, ici, avec ce matériel, on est pied et point lié au bon vouloir de Fujitsu et au support logiciel et OS. C’est un vrai problème. Hors de question pour moi d’acheter un matériel si cher pour qu’il finisse à la poubelle pour incompatibilité logicielle.

Il faudrait tester ce que vaut le Canon DR-2510M ou le canon 2010c qui sont des concurrents du scansnap mais compatible Windows/Mac/Linux et avec drivers Twain et Isis ;) Rien que pour cela, le Canon marque des points à mes yeux et il me tente beaucoup plus!

22)
dadschib
, le 25.03.2011 à 10:11
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Personnellement je scanne tout mon courrier sur une grosse Xerox sur mon lieux de travail, qui me fait des magnifiques pdf pas lourds. Ensuite c’est du classement tout simple sous Finder par date (Année / mois / Jour / Titre) et une sauvegarde automatique sous DropBox, ce qui rend mes documents accessibles partout où j’en ai besoin : que du bonheur !

23)
Guillôme
, le 25.03.2011 à 10:12
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Par contre c’est un peu le bordel avec tout ces pdf que je ne sais pas vraiment comment classer, par année, par genre, etc, je cherche encore une bonne organisation.

Une idée : Yep ;)

24)
Mirou
, le 25.03.2011 à 10:48
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Alors je n’utilise pas de logiciel tiers pour le classement: Document lié à un projet: Dans le dossier du projet (toutes mes arborescences de projets sont les même). Si ce n’est pas lié à un projet, dans un dossier “Références”, trié alphabétiquement.

Et si le document est lié en plus à un contact précis (un contrat de travail, des critères x ou y pour des subventions) alors je mets une copie dudit document dans ma base de données Daylite.

Le tout est sauvegardé en TimeMachine. Et mes projets importants par Chronosync sur un serveur webdav (qui ne marche pas à tous les coups, mais bon c’est pas si grave, un jour sur deux suffit). Idem pour mon backup Daylite.

Si je veux retrouver un doc: spotlight.

Les papiers importants sont classés selon la même logique dans des dossiers papiers verticaux, type américains (qu’on ne trouve que difficilement en suisse: http://www.smead.com/director.asp?nodeid=836))

25)
cerock
, le 25.03.2011 à 11:14
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@dadschib Les (gross) xerox que je connais ne redressent pas les pages et ne supprime pas les pages blanches, deux plus incontestable. Mis à part ça, ces machines sont géniale.

@Guillôme Je ne connaissait pas YEP (que je vais essayer), j’ai tenté paperless et également “Gestionnaire de contacts et clients” Les deux avait leur avantages et leur inconvénient, mais je n’ai pas encore trouvé l’application qui me plait…

J’en suis même a me demander si je ne vais pas utiliser simplement le finder (dans une image crypté sous dropbox) avec recherche spotlite

27)
Alain Le Gallou
, le 25.03.2011 à 11:37
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Nouvelle question : Est-ce que je peux demander une sortie en JPG. Mon usage est pour ma collection de CDs. Comme elle est vieille, je ne trouve pas toujours la pochette sur web. C’est souvent une pochette de réédition. J’ai donc besoin de scanner la pochette de mon propre CD.

28)
cerock
, le 25.03.2011 à 11:45
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@iMac27, si je ne me trompe pas la difference vient de l’offre logiciel inclut (uniquement pour windows)

@Alain Oui tu peux scanner en jpg sans soucis (j l’ai fait avec certaine photo que je n’avais que sur papier)

29)
Inconnu
, le 25.03.2011 à 11:46
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iMac27: la différence ce sont les softs livrés avec j’imagine, du genre l’OCR, non?

30)
Inconnu
, le 25.03.2011 à 11:47
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Je suis passé au S1500m l’an dernier et à DEVONthink le mois dernier. Après avoir regardé Yep entre autre. La reco OCR poussée de DT est bluffante (mais un peu lente sur ma bécane, pourtant un 2×4 coeurs avec 16Go de RAM) et l’indexation sympa. J’ai trop longtemps utilisé le finder avec Spotlight sans réellement y trouver une pertinence particulière dans la recherche et le classement.

31)
bambou55
, le 25.03.2011 à 12:09
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Suite à l’article de la semaine dernière, j’ai upgrader MacPay en Business et commandé le S1300 que j’ai reçu hier ;-)

Concernant un soft de classement de pdf, j’ai trouvé iDocuments qui me semble pas mal (genre iPhoto pour pdf)

-> iMac27 : le modèle deluxe comprend le soft Rack2-Filer pour PC uniquement

32)
Modane
, le 25.03.2011 à 12:31
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rétorquation (rétorquée? rétorquage?)

Que penses-tu de rétorquationnisage?… :)

33)
Philob
, le 25.03.2011 à 13:24
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Heureux homme que je suis, je n’ai pas assez de paperasse pour investir dans un système complet; néanmoins, plutôt que Yep, je vous conseille plutôt Leap (même maison) qui fait tout ce que fait Yep mais en plus aussi les autres documents : doc, xls, jpg, etc.

En tout cas, chez moi il remplace souvent Spotlight pour les recherches un peu plus poussées.

34)
Stilgar
, le 25.03.2011 à 13:40
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Moi aussi j’ai une GED artisanale : Canon Lide 30 + vuescan + Aperture. C’est entièrement manuel certes, mais ça fonctionne.

35)
Alain Le Gallou
, le 25.03.2011 à 13:44
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Encore une question, et merci à tous ceux qui m’ont répondu. J’ai DevonThink Pro, mais pas DevonThink Pro Office. Comment se passe l’expédition du PDF vers DevonThink Pro. Je ne le vois pas dans la liste de la photo numéro un de l’article de François. Il y a surtout du scan pour Evernote. Faut-il passer par un dossier intermédiaire ?

36)
Ritchie
, le 25.03.2011 à 14:12
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@quark

1) hamrick est payant (c’est VueScan) 2) Il faut le driver HP en dessous de VueScan (payant aussi !)

Faut que je ré-essaie avec Twain qui est supposé supporté mon scanner SANS driver HP …

37)
quark
, le 25.03.2011 à 15:21
[modifier]

hamrick est payant (c’est VueScan)…

Juste. En fait, c’était le scanner de ma boîte. Et mon collègue avait pris la licence.

Désolé…

38)
Ritchie
, le 25.03.2011 à 15:26
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Pas de pb quark !

Faut vraiment que je m’y mette à scanner les documents, je croule sous le papier aussi !

Il y a tellement de truc que je conserve, qui serait bcp plus accessible s’ils étaient électroniques …

39)
Jimbo
, le 25.03.2011 à 16:40
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Est-ce quelqu’un a essayé une de ces imprimante-scanner-copieur, bref “all-in-one” de chez Brother pour cette gestion “paperless”? Par exemple la MFC7460DNC1

Il semble qu’ils soient compatible TWAIN pour une fois. Un collègue en possède une et en est très content en général, mais ne fait pas gestion sans papier avec. Quid de la qualité et conversion PDF mono-multi page?

40)
cerock
, le 25.03.2011 à 17:35
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@Jimbo Avant le scansnap, je me contentais d’un multifonction (que j’ai toujours pour scanner des livres par exemple (et pour imprimer aussi)… mais après avoir essayé le scansnap, il n’y a pas photo, il prend tout les types de papier (même des magazines fin), de toute les tailles, si un ticket de caisse ou un bulletin de versement passe de travers (par exemple) il est automatiquement redresser. Les feuilles sont scannées recto verso en une passe sans devoir ouvrir une fenêtre spécifique pour choisir la taille. Les pages blanches sont supprimée. Tu peux mélanger des feuille A4 avec des BV par exemple. Tous ses points en font la grande différence avec les multifonctions ;)

41)
languedoc
, le 25.03.2011 à 18:25
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Une question annexe : j’ai acheté, suite à l’essai de François, Devon T Pro Office, mais je n’arrive pas à scanner avec mon Epson Perfection 1200. Quelqu’un a une idée ? Merci d’avance

42)
PtitVert
, le 25.03.2011 à 19:09
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J’ai une question sur cette histoire de “Tout numérique”, quelqu’un saurait, pour la Suisse, qu’elle est la rétention légal pour un particulier des documents.

Surtout quels sont les documents qu’il faut absolument garder sous forme papier, et ceux dont on peut disposer directement à la poubelle.

J’ai essayé de chercher dans le site de l’administration suisse… mais c’est un peu galère pour s’y retrouver… je trouve parfois des trucs, mais c’est pour les entreprises. Je n’ai rien trouvé pour madame et monsieur tout le monde.

Merci d’avance pour la bonne âme qui saura me renseigner!! Alessandro

43)
fxc
, le 25.03.2011 à 20:08
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mes factures je les empile et j’en paye trois au hasard et ce une fois par semaine, si un fournisseur rouspète il ne participe pas au prochain tirage, etpicetou.

45)
Jar Jar
, le 25.03.2011 à 21:38
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J’ai une question sur cette histoire de “Tout numérique”, quelqu’un saurait, pour la Suisse, qu’elle est la rétention légal pour un particulier des documents.

À ma connaissance, il n’y a pas une obligation générale de garder des documents pour un particulier. Cependant, en matière fiscale par exemple, l’Administration peut te demander des justificatifs pour attester des revenus, des déductions ou les éléments de ta fortune, et cela jusqu’à la prescription fiscale. De même, dans une vie d’acheteur/vendeur, on doit pouvoir parfois prouver un fait que l’on allègue. Par exemple, en cas de sinistre (le vol de ton dernier iBidule), ton assureur exigera des justificatifs si tu veux obtenir un remboursement. On peut bien évidemment démontrer que l’on était propriétaire d’un objet volé sans obligatoirement présenter une facture, mais c’est plus difficile.

Maintenant se pose la question de la numérisation des documents et la suppression de l’original.

Si le document n’a aucun caractère probant, on peut numériser le document et le supprimer sans risque. Idem pour les documents qui ont perdu leur force probatoire par exemple à la suite de la prescription du droit ou de la perte de valeur de l’objet.

Si un document peut ou doit servir de preuve, se pose la question de la force probante d’une copie numérisée que l’on réimprime (je ne parle pas des documents numériques qui sont des originaux ou des documents que l’on produit et dont la loi t’oblige à garder une copie). Habituellement, la présentation d’une copie d’un document original suffit. Mais en cas de contestation, tu pourrais être amené à devoir présenter un original ou faire attester par l’auteur du document que la copie est conforme à l’original ou encore lui demander une nouvelle copie conforme. Dans d’autres cas, certaines procédures exigent l’original (je pense par exemple aux effets de change). Donc tu prends potentiellement un risque en supprimant un original et il t’appartient de l’évaluer en fonction du document.

Donc, si tu décides de tout numériser, tu peux t’inspirer par exemple des dispositions légales en matière de TVA qui précisent les conditions d’un archivage numérique « légal ». Mais c’est lourd.

46)
illianor
, le 25.03.2011 à 23:18
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Ces derniers temps Swisscom incite à passer à la facture électronique et il est clairement indiqué que cela peut poser problème aux indépendants qui veulent enlever la TVA…

Sinon, je pense que je vais tester un ou deux logiciels afin de mieux classer mes pdf. Merci beaucoup!!!!

47)
Didier
, le 26.03.2011 à 06:49
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Pour tout ce qui est facture, on doit légalement les conserver pendant 10 ans.

par contre, la solution tu tout pdf est séduisante, mais comment vous faites lorsque vous travaillez avec une fiduciaire à laquelle vous devez remettre vos pièces par trimestre ? Donc le relevé de compte accompagné des justificatifs.

48)
zit
, le 26.03.2011 à 08:19
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Pour le scanner, j’utilise un Epson V500, super rapide grâce à son éclairage LED, et surtout, il a un module permettant de numériser les transparents pas trop pourri, malgré le faible prix (mais si, vous savez, les photographies analogiques ;o).

Concernant les factures, j’aime bien la technique fxc, mais je n’ouvre mon courrier que toutes les 5/6 semaines, faudrait que je change tout mon ouörquephloouë !

z (par contre, le payement des impôts est entièrement par prélèvement mensuel, je répêêêêêêêêêête : ça passe mieux…)

49)
iMac27
, le 26.03.2011 à 11:45
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J’ai trouvé l’explication sue le site Fujitsu concernant le modèle Deluxe

Les versions S1500 Deluxe, S1300 Deluxe et S1100 Deluxe incluent Rack2-Filer, une application de gestion de documents personels, ainsi que l’offre exclusive de PFU de 3 ans de garantie AP (offre promotionnelle valable jusqu’au 31.03.11)

50)
Thurax
, le 26.03.2011 à 14:22
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Au cas où cela intéresse quelqu’un, et pour cause de passage au modèle S1800N qui fonctionne en réseau, je vends mon ScanSnap S500M, qui est le modéle ayant précédé le 1500M mais qui est quasi identique, dans la rubrique occasions…

À bon lecteur…

51)
Matkinson
, le 26.03.2011 à 15:18
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Pareil pour moi, je suis passé à DevonThink Pro Office + S300M il y a un peu plus d’un an. Sur le moment ça douille, mais l’investissement en vaut vraiment la chandelle, ne serait-ce que pour les énervements en moins.

Par contre j’utilise l’OCR intégré à DevonThink (AbbyFineReader). Une fonctionnalité de DevonThink aussi qui est indispensable, c’est la réplication (quand un document pourrait être classé dans 2 endroits, ben plus besoin de choisir, on réplique – c’est un peu équivalent aux tags en fait).

53)
Ritchie
, le 26.03.2011 à 17:05
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François, quand même !

Si je peux te rassurer, j’utilise Evernote depuis un bon moment, mais sans scanner pour l’instant. Dès que je me mets à scanner, j’essaie avec Evernote ! J’avoue que le ScanSnap me plaît bcp ! On va essayer de ré-utiliser mon viezux HP, sinon ce sera ScanSnap.

54)
Inconnu
, le 26.03.2011 à 21:03
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iMac27: Rack2Filer est pour windows uniquement me semble t il

55)
Phil7
, le 27.03.2011 à 13:56
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Bonjour à tous,

Ces scanners me semblent très intéressants. Juste une question que je me pose: si ponctuellement on a besoin de scanner une page d’un livre, il y a moyen?

Merci d’avance, Philippe

56)
mikélé
, le 27.03.2011 à 18:05
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Non, pour scanner une page d’un livre qu’on ne veut/peut pas abimer, il faut un scanner à plat.

Pour des brochures reliées ou agrafées, je n’hésite généralement pas à les massicoter et à les jeter – dans la poubelle papier – juste après le scan. Mais je vérifie quand même au préalable que le PDF n’est pas facilement accessible sur internet, par exemple dans le cas d’un manuel d’utilisation, ce qui est de plus en plus fréquent.

57)
guillaumeserton
, le 16.04.2011 à 00:35
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Bonjour,

Je suis très intéressé d’avoir plus d’information sur ton flux de travail au sein d’Evernote en terme de classement.

Quel type d’organisation au sein d’Evernote as-tu mis pour classer tes scans (facture, bulletin de salaire, papier de banque…) ?

58)
mst
, le 19.04.2011 à 23:35
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Bonjour, Moi aussi je serait très intéressé par ton flux de travail avec Evernote. Un petit article sera le bienvenue!

59)
juv
, le 12.06.2011 à 23:08
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Bonjour,

Je ne sais pas si les commentaires sont toujours suivis sur cet excellent article mais je laisse le mien : Après avoir lu ce manifeste pour la GED, je me suis dit… je veux faire la même chose ! Je pensais que ce genres de scanner étaient hors de prix mais finalement ils sont abordables compte tenu de leur utilité. Le seul point noir qui m’a un peu bloqué : la non compatibilité TWAIN et ce côté “fermé”. J’ai donc cherché un équivalent au 1300, et j’ai trouvé : Le CANON MP-150M. Un joli petit appareil raccordé par 2 ports USB (alim 220V en option), rapide et pour l’instant j’en suis très content. Après pas mal de recherche sur les logiciels pouvant m’aider à classer mes scan, je me suis tourné vers… Le Finder !

En effet les pdf créés contiennent les données OCR (je pense que c’est réalisé par le driver CANON ?). Donc je mets mes pdf dans des dossiers organisés par thèmes (factures, banque, véhicules…) mais je ne complique pas trop la chose : Spotlight fais le reste. Un exemple : je cherche une attestation d’assurance pour ma Ford Anglia : je tape dans Spotlight ‘Ford Anglia assurance’ et avec la vue Cover Flow je retrouve facilement mes documents. L’avantage de cette méthode c’est de ne pas être lié à un logiciel et que les fichiers sont exploitables sur différents OS.

Cerise sur le gateau : quelques liens symboliques vers mon compte DropBox et (certains) des mes documents me suivent partout !

Voilà pour mon expérience.

PS : Ce scanner me sert sur mac et sur PC. J’ai le modèle “MAC” cela me permet éventuellement de le raccorder à un mac et de m’en servir sans installer aucun driver (ils sont intégrés dans le scanner)

60)
THG
, le 11.11.2011 à 10:20
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Je crois que ceux qui viennent parler de leurs scanners Canon ou machinchose n’ont rien compris au film, puisque l’avantage des Fujitsu présentés ici est de permettre le traitement par lots recto/verso, simplement en mettant la pile de papier dans la machine. Ce qui, évidemment, n’est pas possible avec des scanners classiques ou des tout-en-un scanner/imprimante.

En tout cas, merci François pour cet article, probablement l’un des plus utiles publiés cette année sur Cuk.