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Things, un logiciel qui a bouleversé ma gestion des tâches!

Bonjour à tous!

Aujourd'hui j'ai le plaisir de vous présenter un des logiciels que j'utilise le plus au quotidien: Things!

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En fait, je passe finalement peu de temps à exploiter le potentiel de ce logiciel, compte tenu des services qu'il me rend, car Things (ou "Choses", pour les intimes ;-) accélère drastiquement ma façon de travailler, et même de vivre en général (honnêtement). En effet, c'est (enfin!) l'outil dont j'avais besoin pour appliquer le fameux "Getting things done" et gagner en productivité.

Et de la productivité, j'en ai besoin, car je suis désormais un jeune (et heureux!) Papa depuis quelques jours, rôle ô combien important que je dois combiner avec ma vie de couple et plusieurs activités professionnelles. Et comme je ne suis bien entendu pas le seul à être passablement occupé, j'aimerais brièvement partager avec la communauté cukienne mon expérience de ce logiciel que mon frère Mathieu m'a présenté il y a de cela deux mois sur son bel iPad et qui se décline logiquement dans des versions iPhone et Mac.

Un certain nombre de logiciels de gestion des tâches ont été testés sur Cuk. De manière générale, ceux-ci présentent de puissantes fonctionnalités, mais je les trouve parfois (et même souvent) trop lourdes. J'avais besoin de quelque chose de simple (simple is beautiful!) et Things en est l'intégration parfaite.

Histoire de pouvoir rejoindre mon (tout) petit et sa maman dans les plus brefs délais (déjà qu'on est en pleine coupe du monde, il faut tout de même que je sois un minimum disponible), je vais donc aller droit au but (pas comme l'équipe de Suisse, ou encore celle de France ;-).

Montre-moi comment Things fonctionne.

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Rien de plus simple, j'ai téléversé pour vous le vidéocast (difficile à traduire) officiel du site des développeurs de Things, Culture Code, sur YouTube afin de vous en faire profiter sur cette belle Cuk-page, jetez-y donc un coup d'oeil!:

Rassurez-vous, l'interface est également disponible en français:

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Voici la fenêtre principale, et en particulier le volet Aujourd'hui:

 

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Pour commenter l'image ci-dessus en quelques mots, on crée des tâches qui, par défaut, se retrouvent dans le volet À classer. Ensuite, on les organise en les plaçant dans le volet Aujourd'hui (qui porte bien son nom). Pour ces deux premiers volets, le nombre de tâches en suspend est affiché.

L'onglet Suivant concerne typiquement les tâches à effectuer prochainement.

Le volet Planifié est très utile pour placer des tâches que l'on souhaite oublier quand ce n'est pas le moment d'y penser (ah mais comme ça fait du bien!). Things vous les rappellera en les plaçant dans Aujourd'hui quand vous l'aurez décidé (vraiment très très très pratique). 

Plus tard permet quant à lui de placer des tâches de faible priorité que l'on souhaite réaliser à long terme.

Projets permet de regrouper les tâches en "dossier" (qui sont cités en en-tête notamment de le volet Aujourd'hui de l'image ci-dessus). Des projets peuvent eux-mêmes être triés dans par Domaines. Les projets peuvent être actifs ou inactifs (dans le cas où les tâches du projet en question sont toutes dans le volet Plus tard de Things). Observez ci-dessous la liste de mes projets dans Things: 

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Créer une tâche

En cliquant sur Nouveau (=Nouvelle tâche, pomme-N évidemment), vous pourrez entrer une description succincte de la tâche à accomplir. Ensuite, libre à vous de glisser tout ce que vous voulez comme renvoi (fichier, image, site web, mail, fiche de contact, dossier, etc.): cliquez sur l'image pour une meilleure compréhension de la chose:

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Ajoutez encore les mots-clés souhaités, choisissez le projet, le domaine ou la personne lié à cette tâche, l'éventuelle date à laquelle vous aimeriez que la tâche apparaisse dans le volet Aujourd'hui et le tour est joué!

Oui, je sais d'autres logiciels le font déjà depuis longtemps...

Bien sûr que j'en suis conscient, mais il m'a fallu des années avant d'en trouver un qui me plaise. Things est le juste milieu entre efficacité et simplicité, en plus l'interface est soignée et j'exploite vraiment toutes ses fonctionnalités!

J'adore en particulier le ctrl-alt-espace lorsqu'on sélectionne un mail, une URL, un bout de texte, et même un fichier depuis n'importe quelle application et que Things nous prépare une tâche rapide avec en hypertexte le mail, l'URL, le bout de texte ou le fichier en question (c'est génial!):

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Ce que j'aurais pu encore vous présenter...

...mais que je vous laisserais découvrir vous-mêmes (c'est tellement intuitif): par exemple le gestionnaire de mots-clés, l'archivage dans l'historique ou encore les assignations des raccourcis clavier. J'aurais aussi pu vous parler des tâches répétitives, de l'indexation spotlight ou de l'étiquette du Dock qui vous précise combien de tâches sont à effectuer aujourd'hui et/ou sont en retard, tout comme de la possibilité d'assigner des tâches à des équipiers de votre Carnet d'adresses (volet Personnes de Things)...  Une partie de ces fonctionnalités sont résumées par les éditeurs du soft:

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Notez que la version iPhone est sympa (synchronisation WiFi), je vous la recommande chaudement si vous avez à la fois un Mac est un iTéléphone:

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N'ayant pas testé la version iPad, je ne vous montre qu'une capture d'écran:

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Bilan de mes deux mois d'utilisation:

Que du bonheur (oui, je sais, j'ai parfois tendance à m'emballer, mais là, je suis content ;-)!

Les points positifs de Things:

  • Things se décline sur votre Mac, votre iPad et votre iPhone (si vous les possédez)
  • Il se synchronise facilement, mais uniquement via WiFi
  • Son interface est belle et claire (sur toutes les plateformes, et en particulier sur l'iPad)
  • Things est simple et efficace
  • Une synchronisation des tâches avec iCal est possible

Ses défauts (?): quasi inexistants à mes yeux, à part deux-trois bugs à gauche à droite. On peut certes lui reprocher une synchronisation uniquement Wifi.

Son prix est correct (49 $ pour la version Mac, 11 et 22 CHF (8 et 16 €) pour les versions iPad et iPhone.

En conclusion, Things m'a permis (en plus de tout ce que je vous ai déjà dit) de:

  • supprimer mes innombrables post-its collés partout chez moi, au boulot, dans ma voiture
  • de fusionner toutes mes tâches: ma boite de réception dans Mail est vide (!): tout est inséré par mes soins dans Things
  • résultat: mon Desktop est moins encombré
  • bref, je suis mieux organisé

Certains d'entre vous, j'en suis sûr, pourrons voir comme moi un intérêt à switcher vers un tel logiciel.

Comme toujours, vos commentaires sont les bienvenus.

A bientôt sur Cuk.ch!

PS: Je termine cet article avec une certaine émotion: en effet, j'ai reçu ce mardi, durant la rédaction de ces quelques lignes, mon tout nouveau Mac Book Pro Intel Core i7, flambant neuf! L'Assistant migration Mac a rempli (une fois de plus) sa mission à merveille en un temps minimum. L'écran haute résolution 1680 par 1050 rend mon écran 15'' somptueux (je me réjouis d'ores et déjà de tâter l'iPhone 4G et sa définition nettement améliorée...). J'ai hâte de partager avec vous mon avis sur ce petit bijou lors d'une prochaine intervention Cuk. 

33 commentaires
1)
Smop
, le 30.06.2010 à 01:29
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Hello –

J’utilise aussi Things depuis sa toute première version et j’en suis très satisfait. Bien mieux que tout ce que j’ai pu tester de similaire.

2)
pioum
, le 30.06.2010 à 06:20
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je lui reproche juste de devoir être ouvert pour ajouter une tâche. ou alors j’ai raté qquechose?

3)
Inconnu
, le 30.06.2010 à 06:45
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J’ai hésité entre les 2 et j’ai finalement pris Omnifocus. C’est un bonheur au quotidien. Et bientôt la version iPad.

4)
Ritchie
, le 30.06.2010 à 07:33
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Le premier logiciel pour lequel je suis heureux de payer !

Encore faut-il aussi appliquer la méthode Getting Things Done de David Allen, j’ai écouté le livre audio 3 fois et lu le livre 1 fois pour ne rien loupé. Je n’ai pas encore fini de transformer ma vie avec cette méthode, mais je suis sur la bonne voie !

5)
Philob
, le 30.06.2010 à 07:37
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J’utilise aussi avec bonheur Omnifocus, surtout car il se synchronise avec MobileMe. Pour les projets plus complexe les détails se font avec Projector aussi un très bon logiciel.

6)
Paulo1267
, le 30.06.2010 à 08:28
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Le défaut de ce logiciel c’est justement qu’il ne se sychronise que via WiFi… Ce qui est magique avec Omnifocus, c’est la synchro automatique en tâche de fond via le net! A Omnifocus, il ne manque que la possibilité de consulter ses données via un navigateur Web et il serait parfait!

7)
jeje31
, le 30.06.2010 à 08:52
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J’utilise pour ma part Toodledo. Dont le défaut est d’être accessible uniquement par internet. Mais dont c’est aussi l’avantage déterminant à mes yeux car, travaillant sur PC et sur Apple, je cherche des outils fonctionnant sous les 2 environnements.

8)
WBarge
, le 30.06.2010 à 10:24
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Après avoir essayé Toodledo, Things et Omnifocus, je suis resté avec Imnifocus, car la gestion des tâches planifiées sont plus fines. Ceci dit je dois admettre que le logiciel tournant sur Mac n’est pas des plus simple. Donc pour la synchro je préfère Omnifocus. Pour l’ergonomie je préfère Things. Pour la gestion des tâches je préfère Omnifocus.

9)
Théodore Besson
, le 30.06.2010 à 10:47
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Merci!

En fait, j’ai la chance de ne pas travailler sur PC (sauf via Parallels).

Mais Toodledo et Omnifocus sont bien sûr des valeurs sûres :-D

10)
Didier
, le 30.06.2010 à 11:37
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Petite question à laquelle je n’ai jamais trouvé réponse : pourquoi Apple n’a jamais inclus la syncho des notes iCal sur iphone/ipad ?

11)
Théodore Besson
, le 30.06.2010 à 11:45
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@Didier, la synchro des Notes Mail marche mais effectivement, ce n’est pas le cas pour les tâches iCal (un scandale!).

Bon, j’imagine que c’est pour laisser la place à des éditeurs de logiciels comme Things, Toodledo, Omnifocus, etc.

Difficile de l’expliquer autrement selon moi…

12)
Calvin
, le 30.06.2010 à 12:17
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J’avais aussi hésité entre Things et Omnifocus; j’ai opté finalement pour le second parce qu’il offre la possibilité de ranger les tâches par contexte – et ça, ça a révolutionné ma façon de travailler. A l’époque, Things ne le permettait pas. Qu’en est-il aujourd’hui?

Calvin

13)
Migui
, le 30.06.2010 à 12:45
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J’utilise pour ma part avec bonheur EasyTask Manager, compatible Mac/iPhone/PC, le tout étant synchronisé via le Net. Il ne coûte que 20$, et il n’y a pas de supplément pour la version iPhone (ni d’ailleurs pour la version PC quand on a acheté la version Mac!)

De ce point de vue, je trouve Things un peu cher… et il n’est pas (encore?) compatible PC.

14)
Matkinson
, le 30.06.2010 à 13:14
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j’ai opté finalement pour le second parce qu’il offre la possibilité de ranger les tâches par contexte

Pareil pour moi, encore plus en version iPhone. Avoir juste à appuyer sur un bouton pour me dire quelles sont les taches en fonction de l’endroit où je suis, ça m’a toujours épaté.

16)
bernie14
, le 30.06.2010 à 13:38
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Je travaille avec les tâches de ICal sur Mac et Todo d’Appigo sur iPhone. En fait je rédige mes tâches sur l’iphone avec Todo qui est hyper pratique, et je les synchronise par airport avec mon Mac sur iCal. Ainsi je n’ai pas eu besoin d’acheter un gestionnaire de tâches pour Mac.

17)
josiffert
, le 30.06.2010 à 21:17
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Et moi avec un petit booklet Moleskine dans mes poches et un petit stylo-mine. Économique, écologique, discret, pas besoin de synchro et «rempli d’âme». Imparable! Et il me laisse tout le temps pour vivre ma vie sans être obligé de perdre 25% de mon temps en actes technologiques.

Bel été à vous tous.

18)
Théodore Besson
, le 30.06.2010 à 22:03
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@ Josiffert: bien sûr que les solutions papier sont toujours d’actualité!

Par contre, quand il s’agit de lire un PDF, répondre à des éléments contenus dans des dizaines de mails, anaylser une image, prévoir un achat à long terme, faire des tâches administratives, etc., etc. d’une manière classée, une telle organisation électronique est fort pratique, en tout cas pour moi :-D

Et expérience faite, je gagne du temps (sauf si je tiens compte du temps passé à rédiger ce petit test ;-).

En plus, je déstresse, car en planifiant les tâches pour une certaine date, je peux les sortir de mon cerveau pendant quelques jours/semaines, alors que les avoir sous les yeux dans mon calepin en permanence m’a souvent foutu une sacrée pression…

Bel été itou!

19)
Inconnu
, le 30.06.2010 à 22:31
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Josiffert: je suppose que dans ton Moleskine, tu as des “To Do” classés par type d’action (si tu suis la méthode GTD). Mais quand tu veux voir toutes les actions pour un projet donné, le système papier a ses limites.

20)
Inconnu
, le 30.06.2010 à 22:31
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Josiffert: je suppose que dans ton Moleskine, tu as des “To Do” classés par type d’action (si tu suis la méthode GTD). Mais quand tu veux voir toutes les actions pour un projet donné, le système papier a ses limites.

21)
PECourtejoie
, le 30.06.2010 à 23:12
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Deux questions: faut-il avoir lu la méthode GTD (c’est dans ma to do list ;) ) pour se servir de Things?

J’ai vu qu’un intervenant disait plus haut qu’un concurrent ne permettait pas d’accéder au contenu via le net, cela veut-il dire que Things le fait? (je travaille sur PC au boulot…)

Et, heu, une interrogation… Pour l’affichage par contexte, un mot clé contextuel ne permettrait-il pas de filtrer les tâches de la même manière?

22)
François Cuneo
, le 30.06.2010 à 23:35
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Je suis passé à Things.

Plus simple qu’Omnifocus.

La version iPhone par contre est beaucoup moins bien (l’énoncé des tâches est tronqué si trop long).

Et c’est vrai que je lui reproche sa synchro Wifi, alors qu’Omnifocus le fait de n’importe où.

Bon, en fait, ce n’est pas trop grave.

Je ne travaille quasiment que sur mon Mac de toute manière.

Et à ce niveau, Things est plus pratique qu’Omnifocus (même en beta 1.8 que j’utilise encore pour suivre).

Omnifocus est un peu compliqué tout de même, pas Things.

Au fait, pas de vrai contexte, ce qui est dommage, mais des tags immensément pratique aussi, qui peuvent avantageusement remplacer les contextes.

Je me suis fait des tags: ordinateur, téléphoner, écrire, distribuer, bureau etc…

Un bien beau logiciel, mais qui mériterait d’être développé plus vite.

Petit bug souvent avec les liens vers les mails: quand on clique sur le lien, une erreur apparaît.

23)
josiffert
, le 30.06.2010 à 23:42
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@Théodore: J’allais plus loin que le papier!

Si l’on travaille dans une perspective que nous ayons un tas de choses à faire dont nous en sommes victimes quotidiennes, et que notre oeuvre consiste à devoir les éliminer les unes après les autres à défaut d’angoisser, alors une méthodologie quelconque peut apporter une certaine paix illusoire. Jusqu’à la prochaine tache ou visualisation des choses à faire.

Si en revanche j’accueille les taches à faire comme autant d’opportunités pour mettre en mouvement ma créativité et me permettre de construire des relations actions, alors je n’ai pas besoin de recourir à un coffre à consignes et oublier les choses par la suite.

Dans le cas de figure décrit dans ton poste, une/un assistant/e serait le meilleur choix. Et ceci peu importe le contexte, professionnel, familial, collaboratif, même perso.

En plus (aussi valable pour la remarque de Renaud) la méthode GTD n’est nullement utile à mon sens, dans votre cas de figure, classer par type d’action, voir toutes les actions pour un projet donné. Car l’essence même de cette méthodologie sous-entend une remise en question constante des priorités et des listes en fonctions des aspects contingents (les fameux facteurs externes), priorité de l’instant temps. C’est un peu le tri constant pour déterminer ce qu’il pourrait se faire dans le temps le plus bref et le proche de moi.

On parcourt et on réanalyse constamment ces taches et priorités… Alors pour ce qui est du stress, j’ai de la peine à suivre là.

Ceci dit, toute chose qui ne tue pas pourrait rendre plus fort… pas forcement plus productif, ni intelligent ou heureux.

Merci quand même à toutes ces méthodes et ces outils qu’ils m’ont permis de gagner bien, voir très bien, ma vie pendant une bonne décennie au service des cadres supérieurs stressés.

Et merci, un grand même, à Théodore pour son article ? Mais avant tout pour cette énergie et cette force qui se dégage de son compte rendu: la passion.

Tempo Fugit…

24)
Théodore Besson
, le 01.07.2010 à 00:00
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@ Josiffert: merci! (Et oui: “time flies”)

A part ça, en ce qui me concerne, à un peu plus de trente ans, j’essaie simplement de trouver la solution qui me convient le mieux, en fonction de ma vie professionnelle particulièrement itinérante: mon Mabook Pro (donc portable!) me suis partout (j’aurais par exemple tendance à oublier mon agenda papier, mais pas mon Mac!), combiné à ma façon de vivre et de penser. J’aime à dire que mon ordinateur est le prolongement de mon cerveau.

Je ne dis pas qu’il me rend plus heureux et que si je n’en possédais pas je serais moins performant (l’informatique nous permet de résoudre des problèmes que l’on aurait pas si l’on se passait d’un ordinateur ;-).

Non, simplement, j’aime bien fusionner quasiment tous les aspects tâches/objectifs/rédaction/etc. de ma vie au sein d’une seule et même interface. Et Things va dans ce sens.

Merci à la communauté Cuk. Franchement, c’est toujours un plaisir de lire vos commentaires!

:-D

25)
monmac
, le 01.07.2010 à 09:53
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A l’inverse de plusieurs d’entres vous, j’ai d’abord utilisé Omnifocus puis suis passé à Things. Si le premier est plus complet, le second est beaucoup plus joli. Le développement traînait (une année en beta) et, quand ils ont annoncé la venue de Bartek (auteur de l’excellent iGTD) dans l’équipe… hop suis passé à Things.

Celui-ci n’est toutfois pas exempt de défaut: outre la synchronisation wifi qui en plus bloque le logiciel sur iphone pendant la synchro – à quand une synchro en tâche de fond à la 1Password – ce qui me manque le plus est les rappels au-travers de Growl. Avec OF, j’avais l’habitude de voir s’afficher tout les matin les tâches à faire ou en retard, même si je n’allais pas voir dans l’appli. Avec Things, il ne faut pas oublier d’aller la consulter.

J’espère et attends avec impatience qu’une version majeure sorte qui le rende encore plus pratique et “straightforward” comme on dit en anglais. Et je pensais qu’avec Bartek au développement, ça allait venir plus vite.

26)
ELDR
, le 01.07.2010 à 20:36
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Je lis beaucoup de bien sur ces logiciels “PIM” mais je reste toujours très sceptique : pour quel usage privé – prof ? si prof, quelles professions ? En tout cas en entreprise, Outlook et Blackberry font partie du quotidien. iPhone fonctionne avec Exchange ; et iCal pour gérer un simple agenda privé, ça me suffit.

27)
Chichille
, le 02.07.2010 à 07:56
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Je rejoins volontiers ELDR : les trucs-machins pour vous dire ce que vous devez faire me paraissent particulièrement inutiles, même professionnellement, au-delà du couple agenda informatique – agenda papier. De toute façon, les dates à respecter me sont en général imposées (par le client, par la personne qui fixe le RV, par chérie-chérie…) et si j’ai la flemme, le logiciel n’y pourra rien.

28)
Théodore Besson
, le 02.07.2010 à 08:49
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En fait, quand tu as une vingtaine de projets en parallèle ou décalés dans le temps, à court, moyen et long terme, Things & co. rendent service!

:-)

29)
Inconnu
, le 02.07.2010 à 17:25
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Pas mal, je connaissais déjà mais jamais vraiment utilisée. Par contre, franchement cher… 64 CHF + 11 CHF, 75 CHF au total pour “ça”, c’est quand même douloureux pour le porte-monnaie… Même pour un logiciel de qualité.

30)
Crifan
, le 03.07.2010 à 02:20
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Think offre-t-il la fonction révision, cette dernière étant l’essence même de l’efficacité de la méthode GTD et permettant d’approcher l’état “eau calme” ?

31)
Squeegee
, le 05.08.2010 à 07:42
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J’ai utilisé pendant quelques mois Things dans ses différentes déclinaisons – Mac, iPhone et iPad, et je le trouvais très beau, très classe, mais manquant un peu d’ergonomie visuelle. Profitant de quelques jours de vacances, je me suis penché sérieusement sur la question du système idéal (pour moi !), et j’ai trouvé un environnement que j’adore et qui fonctionne “nickel”: -Sur l’iPhone et l’iPod : “Todo”, un poil moins classe que Things mais nettement plus efficace visuellement. Deux exemples : possibilité de fixer une priorité aux tâches, les tâches prioritaires se retrouvant au-dessus des autres et étant “marquées” de manière à attirer le regard; apercu de toutes les tâches dans une même fenêtre, avec bien entendu “aujourd’hui” en haut. -Sur le Mac : Toodledo sur Internet, qui est le site utilisé par Todo pour se synchroniser. Toodledo est LAID (Et je déconseille sa version iPad qui est abominablement laide) mais très très efficace et de toutes manières quand on a un iPad on se sert de l’iPad, pas du Mac. Mais il est vrai qu’il manque l’appli ‘Todo” sur Mac à la manière de Things.

A mon avis, il y a encore du progrès à faire. Je pense en particulier aux logiciels de gestion de tâches sur iPad, qui pourraient intégrer un onglet “carnet de notes” (qui sont synchronisables également avec Toodledo) et un onglet “Agenda” (les rendez-vous étant après tout une catégorie particulière de tâche).

Ne pas oublier également le magique Evernote sur Mac , iPhone et iPad. Pour prendre une petite note “à la volée” avec mon iphone, après avoir également testé plusieurs systèmes dont le sympathique “awesome note”, j’ai trouvé que le plus “simple et zen” était “Notes” d’Apple, qui se synchronise avec un carnet d’Evernote par mail. L’avantage étant qu’ on utilise le même système avec l’iPad.

32)
Squeegee
, le 23.11.2010 à 16:06
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Quelques mois ont passé, et les choses ont évolué.

Je suis revenu à Things, plus dépouillé, plus lisible, plus ergonomique que Todo qui est plus complet mais moins “visuellement neutre”, surtout dans sa version iPad.

Et j’ai découvert Simplenote, le carnet virtuel, simple, léger, efficace, fonctionne sur iPhone et iPad, plus une interface web ET un complément sur Mac, “Just Notes”, très bien fichu.

Sans les deux cas: pas d’esbroufe, juste de l’efficacité.

33)
progi
, le 13.02.2015 à 17:32
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Je lis vos commentaires (4 ans après…), particulièrement intéressants sur ce site, et vous donne mon avis de concepteur.
L’important est effectivement l’organisation liée à une réflexion préalable de vos besoins ET un bon outil, pour y répondre.
Mais aussi c’est en pratiquant que l’importance apparaît et que les besoins se font jour. Aussi je ne peux que conseiller de vous lancer dans l’utilisation d’une Gestion de tâches, elle permet de vous mettre face à vos choix. Par là même, elle simplifie votre vie (à terme) et votre avenir, elle vous libère aussi de ce que vous ne pourrez jamais faire, ou de ce que vous vous n’avez pas envie. Une tâche en attente depuis plus d’un an est-elle bien utile ?
J’ai développé une application qui semble similaire à celles que vous décrivez, certes avec une interface moins conviviale, mais peut-être aussi avec des fonctionnalités plus apparentes, plus lisibles, donc plus rapides à utiliser. Or une gestion de tâches ne doit-elle pas libérer du temps ?
Je vous la propose sous forme de shareware et attends votre avis, bien que cette application soit en continuelle évolution.

http://www.progidev.fr/FR/Progiplanning.php