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Mercredi 20 janvier 2010
Vos documents longs avec Word

Dans le cadre d’un travail de réédition d’un ouvrage paru dans les années ‘20 en édition française et néerlandaise, j’ai eu la bonne intuition de commencer avec Word, et ce, malgré mon manque d’expérience dans ce domaine.
Fort heureusement, en fouinant au rayon informatique d’une librairie, je suis tombé sur l’excellent ouvrage de Dominique Maniez, "Vos documents longs avec Word" aux éditions Dunod.

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Si je voulais résumer le livre en une seule phrase, je dirais: utilisez un bon modèle ("template" en anglais) avant de commencer le travail proprement dit, vous ne le regretterez pas!

L’auteur réussit le pari d’expliquer en moins de 200 pages comment mettre en oeuvre un document long tel qu’un travail de fin d’études, une thèse ou, comme je l’ai fait, deux livres de 350 pages chacun!

Intuitivement, on réalise qu’il est facile de modifier manuellement la mise en page d’un court document ne contenant que quelques titres et sous-titres. Par contre, lorsqu’il s’agit de gérer un long document, on souhaite que les modifications faites une seule fois soient répercutées dans tout le document.

Et je pense que les utilisateurs de traitements de texte que nous sommes ne se rendent pas toujours compte de la puissance des outils à notre disposition.

Après vous avoir donné la trame du bouquin, je m'attarderai sur un point particulièrement important pour démarrer un document long: les feuilles de style.

Les généralités des deux premiers chapitres peuvent vous intéresser si votre expérience dans Word est limitée. Sinon, vous entrerez comme moi dans le vif du sujet à partir du chapitre 3 sur la gestion des feuilles de style. J'y reviens un peu plus loin dans cet article.

Le chapitre 4 du aborde la structure du document. La manipulation des titres y est discutée plus longuement et constitue une application directe du chapitre 3. Une autre émanation de la feuille de style, c’est la table des matières, traitée dans la deuxième partie de ce même chapitre.

Dans le chapitre 5, il est question de la division du livre en sections: celles-ci auront des conséquences directes une fois le document imprimé. Lorsqu'on veut terminer un chapitre par exemple, il est important d'imposer que la page suivante soit impaire pour que le nouveau chapitre commence sur une page de droite. Et aux sections sont également liés à le contenu des-têtes et pieds de page, qui y sont également abordés en détail.

Le chapitre 6 me permet de retomber sur mes pattes puisqu’il est question de bibliographie et que j’ai abordé cet aspect sur Cuk, ici, ici, ici et ! L'auteur est bien au fait des logiciels de gestion bibliographique: non seulement "l'incontournable" EndNote est mentionné, mais aussi notamment du récent Zotero.

Dans le chapitre 7, c’est au tour de la création d’un index. Un des aspects que j'ai particulièrement appréciés dans ce livre, c'est l'esprit pédagogique de l'auteur: les concepts sont toujours définis, comme par exemple le "terme d'entrée" (un rdes termes de l'index) et le "localisateur" (le numéro de page). Clair, net et précis.

Pour clôturer, le chapitre 8 aborde la finalisation du document. Après les outils de révision, et le contrôle des sauts de page, l'impression en pdf est envisagée. C'est toujours amusant pour nous, utilisateurs Mac, de voir les efforts auxquels les utilisateurs PC doivent consentir pour sortir un pdf. Heureusement pour eux, cette fonctionnalité est bien présente dans Word 2007, à condition de télécharger la version complète d'Office!

Pour les améliorations dans le futur, j’aimerais que l’auteur soit moins focalisé PC, même si, heureusement, les principes généraux s’appliquent non seulement à toutes les plateformes mais également aux logiciels de traitement de texte autres que Word.

Je trouve que la matière serait d’autant plus compréhensible si l’auteur expliquait davantage la "logique interne"  de Word, ce qui permettrait de prévoir ou d’interpréter les comportements du logiciel. C’est un peu ce que je vais faire ici pour les feuilles de style.

Par défaut dans Word, c’est le modèle "Normal.dot(m)" qui gère les styles et qui comporte également la mise en page du document. Il se trouve dans [Utilisateur] > Bibliothèque > Application Support > Microsoft > Office > Modèles Utilisateur

C'est donc ce fichier "Normal.dotm" qui sert de base par défaut pour générer le fichier Word "Document 1.dotx". Jusque là, rien de très étonnant.

Mais alors, je me suis demandé ce qui se passerait si je supprimais ce fichier "Normal.dotm".

Etonnamment, Word lui-même a la capacité de régénérer son propre modèle de base: vous redémarrez Word et un nouveau "Document 1.dot(x)" est généré. A la fermeture de Word, le modèle "Normal.dotm" réapparaît à l’endroit initial.

Maintenant, nous allons modifier la feuille de style de ce document de base. Avant cela, regardons de plus près cette feuille de style. Il est possible très simplement -et je l’ai appris grâce au livre- d’imprimer son contenu: Fichier > Imprimer

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En préparation de notre long document, nous allons également modifier les styles de différents titres. Je vais donc dans la "Boîte à outils" et ouvre l’onglet "Styles":

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La palette de mise en forme apparaît:

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J’ignore pourquoi Microsoft met par défaut ses titres en bleu, j’ai rarement vu cette couleur dans des titres de thèses ou de livres. Je vais donc mettre le "Titre 1" en noir: je clique sur la flèche noire pour modifier le style en question:

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Je peux toujours choisir d’appliquer le changement soit à mon seul document, soit de modifier en même temps mon modèle "Normal.dot(m)" en cochant «Ajouter au modèle». Ceci constitue la base du travail qu’on peut réaliser sur la feuille de style.

Avec le livre, j'aurais apprécié également disposer des quelques modèles-types, éventuellement téléchargeables en ligne.

Mais tout ceci de remet en rien en cause l'excellente qualité du travail ni la bonne idée d’avoir abordé ce sujet particulier.

En conclusion, si le domaine vous intéresse, je vous suggère vivement l’achat de cet ouvrage (14,25 €), il vous viendra certainement en aide à un moment ou à un autre.

Je vous souhaite donc beaucoup de plaisir dans le rédaction et la mise en œuvre de vos documents longs!

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