Il m'arrive de temps en temps de devoir créer des factures, ne serait-ce que pour me faire rembourser des frais professionnels, ou lorsque je vends des programmes en dehors de la plate-forme Kaegi, et qu'il me faut alors créer un document de ce type pour mes "clients".
J'avais créé sous 4D une petite application personnelle qui ne tournait pas mal, mais je devais retourner dans mon code pour lui apporter quelques modifications, et je n'avais pas vraiment le temps de le faire.
Donc, j'ai regardé ce qui était proposé sur le Web, pour gérer simplement mes factures. Et j'ai trouvé des solutions très complètes, très chères, très compliquées, qui s'occupaient de tout, des stocks, des salaires, des charges sociales, de la comptabilité et tout et tout.
Ce dont je n'avais vraiment pas besoin.
Alors, j'ai regardé une application toute neuve et très Macintoshienne: GrandTotal, qui nous vient de Zürich, mais qui se trouve être tout à fait internationale.
Et dites, vous en connaissez beaucoup vous, des applications qui ont 5 étoiles sur Versiontracker et 5 étoiles sur Macupdate? Moi pas. Mais GrandTotal en est une!
GrandTotal vous permettra de créer très simplement des devis, de les envoyer à vos clients par mail ou via un courrier normal, puis d'un clic de les transformer en factures, dont vous pourrez assurer le suivi.
Lorsque vous lancez GrandTotal, vous tombez sur un assistant qui vous guide sur les réglages de base, entièrement rééditables dans les préférences du logiciel par la suite:
Je vous conseille de passer quelques minutes à regarder comment configurer vos taxes. J'ai repris ces dernières dans les préférences et créé (pour la Suisse) trois types de taxes correspondant à nos valeurs. Vous pourrez créer les vôtres très facilement si vous n'êtes pas Helvète. Ici, j'ai créé des groupes d'articles. Certains sont taxés, d'autres pas. Il est possible de changer tout cela dans chaque facture.
Une fois l'assistant passé, la fenêtre principale s'affiche.
Vous remarquez tout en haut ce qui m'intéresse au premier abord, soit la barre des outils:
Vous commencerez soit par entrer les articles que vous facturez, soit les clients.
Commençons par les clients.
Un client peut être lié au carnet d'adresses ou entré manuellement. La version 1.1 amène cette dernière option, indispensable (elle manquait à la 1.0 qui imposait de travailler depuis le carnet d'adresses)
Vous voyez également dans la fenêtre ci-dessus le "groupe de clients" qui permet de donner à votre contact une taxe par défaut. Il est possible de créer autant de groupes que désiré (taxe maximale, taxe minimale, pas de taxe et ceci pour la Suisse, d'autres pays et j'en passe).
Une fois les clients entrés dans votre base (vous les ajouterez au fur et à mesure de vos besoins bien évidemment), entrez vos articles en cliquant sur l'icône de la barre d'outils idoine.
Comme vous le remarquez, la liste des articles déjà créés apparaît à gauche. Rien de bien particulier à dire, si ce n'est que là aussi, vous pouvez placer un article dans un type de TVA par défaut.
Voilà.
Vous avez vos clients, vos articles, reste à les lier.
Dans un devis par exemple.
Le module Devis
Pour ce faire, on clique sur l'icône… devis, mais oui, qu'est-ce que vous êtes forts!
La fenêtre affiche l'atelier des devis. Il vous reste à glisser un client là où on vous le demande, client qui doit se trouver dans la liste de droite.
Vous choisissez dans un menu le modèle de devis (voir plus bas), la monnaie, et deux ou trois détails encore.
Vous cliquez ensuite sur le bouton "Détails" et vous voyez la zone dédiée aux articles qui vont figurer dans le devis.
Tous comme avec les clients, vous glissez simplement ces articles dans la zone centrale.
L'article est ensuite clicable, et pour chacun d'eux, on entre la quantité proposée, un éventuel escompte et on choisit ici de modifier ou pas le taux de TVA.
Vous pouvez, en cliquant sur les petits boutons verts avec un plus, créer toutes sortes de jolies petites choses, voyez plutôt:
Nous obtenons ainsi par exemple un titre pour chaque catégorie, et un sous-total pour ces dernières en quelques clics de souris.
Vous cliquez sur "Aperçu" et hop, un devis splendide apparaît sous vos yeux tout mouillés de larmes qui n'attendent pour gicler que l'instant où vous serez éloigné de votre clavier (c'est pas bon de pleurer dans les claviers vous savez)…
Une fois votre devis bien composé, vous cliquez sur le bouton "Envoyer" (en bas de la fenêtre), et vous choisissez la date d'envoi.
Il vous reste ensuite à savoir si vous voulez imprimer le fichier ou l'envoyer par mail.
En ce cas, d'un simple clic, voici ce que vous obtenez:
Un e fois le devis accepté, vous le transformez en une facture d'un clic également.
Le module factures
Vous vous retrouvez dans un environnement de travail tout à fait proche de ce que nous avons vu plus haut à propos des devis.
Une fois la facture créée, vous l'envoyez en cliquant sur le bouton Envoyer, donc en pratiquant de la même manière que vous l'avez fait avec le devis.
Dès cet instant, la facture n'est plus éditable.
Une fois les factures créées, vous allez devoir indiquer les paiements effectués pour cette dernière par votre client.
Si une facture est en retard, elle passe en orange dans la vue d'ensemble, puis en rouge lorsque le nombre de jours que vous aurez autorisé dans les préférences pour qu'une facture soit effectivement échue est dépassé; elle apparaît également sur l'icône dans le dock.
Vous pourrez alors vous diriger vers le module "Clients", appeler l'historique des factures, et envoyer un rappel pour les factures ouvertes.
Vous avez également une vue d'ensemble de toutes vos factures, que vous pouvez classer comme bon vous semble puisque les listes intelligentes sont de la partie.
Si vous préférez envoyer un rappel par facture, vous pouvez le faire, en choisissant d'ajouter un document à une facture.
Ce qui nous donne instantanément la lettre suivante:
Bref, comme vous pouvez vous en rendre compte, le programme est puissant, et simple d'usage, une fois qu'on a saisi la logique de la chose.
Les modèles
GrandTotal vous permet de télécharger plusieurs modèles ma foi bien fichus, élégants, sur le site de l'éditeur. On a accès à ces modèles en passant par le module d'aide:
Une partie des modèles proposés
Bien évidemment, tous ces modèles sont modifiables, ou alors, on peut repartir de zéro, tout cela dans l'éditeur de modèles:
- en 1, nous trouvons les modèles disponibles dans notre base;
- en 2, la zone d'en-tête, dans laquelle nous disposerons les "tags" ou champs variables, tirés des données du document, du destinataire, de l'émetteur, ou de la monnaie;
- en 3, la zone de tableau, qui listera les articles, les sous-totaux, les taxes…
- en 4, la zone des différentes pages du modèle;
- en 5, une vue miniature de la zone des tableaux dont je viens de parler;
- en 6, les différents outils pour créer le modèle.
La souplesse est de mise, et tout cela fonctionne ma foi plutôt bien.
Un petit problème avec la notion de "Titre" qui nous affiche le prénom, il faut en fait sélectionner le champ "Salutations" pour arriver à ce que l'on veut.
Et encore?
Ouaf… Tout plein de choses!
Par exemple une compatibilité avec la facturation suisse (mais pas seulement) grâce au modèle ESR qui affiche une feuille A4 comportant un bulletin de versement.
Le jour où j'en aurai besoin, il faudra que je le personnalise. C'est très vite fait dans l'éditeur de modèles.
Vos factures et vos devis sont également bien rangés au format PDF dans le Finder, classés par nom de client.
Le programme est encore compatible avec le programme Timelog, qui permet de gérer les heures que vous passez sur un projet, à facturer à un client. Le lien est transparent entre les deux programmes.
Et GrandTotal met à jour les coûts du temps calculé par Timelog dès que vous quittez ce dernier.
En conclusion
Je suis certainement passé à côté de plein de choses dans GrandTotal, mais j'ai pu en apprécier la puissance, et l'intelligence de conception, même si parfois, on tâtonne un peu pour savoir comment arriver à nos fins.
Je trouve ce programme innovant, et je l'adopte pour ma gestion des factures.
GrandTotal coûte 49 €, ce qui n'est pas donné, mais n'est pas cher non plus face à la concurrence, parfois bien plus absconse.
Vous pouvez l'essayer ici, et voir comment il fonctionne dans de petits films à cet endroit.
Et si Timelog en version 4 (qui synchronise le calcul de temps passé sur un projet entre plusieurs mails, via Mobile.me) vous intéresse, sachez qu'il ne coûte que 25 $. Mieux, un bundle comprenant les deux programmes vous reviendra 59 €.
À vous de voir!
, le 21.11.2008 à 00:41
Merci François pour ce test, j’ai ce qu’il me faut (fait sous FM Pro), mais c’est toujours intéressant de trouver des petits softs bien fichus.
, le 21.11.2008 à 00:49
Oui… Ca m’intéresse beaucoup, çà… Merci François!
, le 21.11.2008 à 06:55
49 euros, oui mais est-il livré avec un mouchoir (au cas où on pleurerait vraiment ?) : si je continue de développer mon activité de traductrice, je sens que je vais utiliser ce machin mais… sur linux, ça marche ? (ça, c’est juste pour vérifier si Diego lit tous les commentaires)
, le 21.11.2008 à 08:11
Très intéressant dans la mesure ou le logiciel est localisé, il permet donc de facturer sans soucis en Suisse ce qui n’est pas le cas de nombreux produits similaires (Invoy, invoice 3…).
Je cherche un outil qui me permette de tenir une micro-comptabilité (un carnet du lait en gros :-)), c’est à dire crédit/débit avec création des factures pour les opérations créditeurs et saisie des quittances/factures pour les opérations débiteurs. Impossible de mettre la main sur un tel outil sous Mac ou en web (localisé pour la suisse) ?
, le 21.11.2008 à 08:33
Pas mal trouvé, comme nom. GrandTotal, ça me fait penser à GrosCoupDeGourdin… ;-)
Milsabor!
, le 21.11.2008 à 10:28
et si on veut s’en servir pour du service? On peut virer article/quantité et mettre un taux horaire?
, le 21.11.2008 à 10:35
Intéressant et à garder sous le coude comme info.
Pour avoir été indépendant et avoir géré mes factures/suivi avec Excel et TextEdit faute de solution trouvée à un coût raisonnable, ce n’est clairement pas la panacée car tout se complique très vite :
Bref, on peut vite être dépassé même avec une activité toute simple à la base!
, le 21.11.2008 à 10:37
Salut François,
Merci pour ce test !
J’aimerais bien trouver deux systèmes qui fonctionneraient sous Mac ou via un interface Web:
Le premier, pour enregistrer le temps passé (pour des secrétaires en télétravail) qui fonctionnerait en mode client/serveur (ibiz ?? quelqu’un connais un) et en français.
Le deuxième pour gérer les notes de frais avec une solution d’approbation avec un flux de données, comme dans les entreprises par exemple, aussi en mode client serveur.
Bien évidemment, j’ai pas le budget pour installer mySAP ERP :-)))
Bonne journée PO
, le 21.11.2008 à 11:20
Très intéressant, merci.
Trois questions :
Est-il possible d’obtenir, pour chaque article, le nombre vendu dans l’année, histoire de faciliter la tenue de l’inventaire?
Les articles sont-ils importables depuis ma bonne vieille base 4D?
Peut-on faire des notes de crédit?
Belle journée,
, le 21.11.2008 à 11:24
Merci pour le test. Je crois que je vais l’adopter, bien que je ne fasse pas ma comptabilité moi-même. Ce sera quand même pratique pour simplement faire les factures et le suivi de paiement. Et les 49 euros seront remboursés par le prochain devis qui les incluera :-))))
, le 21.11.2008 à 11:38
bq%Po%. (ibiz ?? quelqu’un connais un) %% Oui, j’utilise iBiz depuis longtemps, mais pas en client/serveur. Bien foutu avec une interface un peu vieillotte et quelques bugs d’affichage/édition. Je m’en contente mais ne sors pas les factures avec (trop de temps pour personnaliser les templates. Et puis, dans une société de service, il est rare qu’on puisse cliquer sur un bouton pour faire une facture selon les entrées de temps ou convertir un devis. Parce que si j’utilise le timer consciencieusement, les quart d’heure par-ci par-là n’intéressent pas forcément le client et les commentaires associés encore moins. Il faut arrondir, j’vous le dit! J’ai essayé Billings , bien fait mais pas francisé et un peu touffu.
De ce côté-là, GrandTotal m’intéresse et merci pour la présentation.
Je suis néanmoins toujours à la recherche d’un soft de comptabilité Suisse à la “Crésus” PC, mais sur Mac. J’ai bien essayé OfficeMaker, une horreur de conception et d’interface, et espérait un retour promis de MacCompta. Si quelqu’un a une idée…
, le 21.11.2008 à 11:42
Et bien moi, j’ai une solution web d’enfer: zena.
J’ai créé un truc tout simple. Je commence par ouvrir une facture, puis je saisis les heures dedans. Au bout d’un mois (ou plus), j’envoie la facture et je commence une autre.
C’est très primitif, mais si j’en avais le besoin je pourrais facilement ajouter:
1. gestion des retards 2. statistiques temps travaillé
L’avantage majeur: c’est dans un CMS en ligne avec des liens entre le projet, le client, etc.
Si quelqu’un trouve 40’000 CHF, je fais un super module de compta open source basé sur zena. Le projet est déjà bien avancé: l’idée est de faire la saisie des comptes au travers des entrées définies dans un budget. L’avantage: pas de saisie hors budget, vision continue budget/réalisé. On peut faire la même chose avec l’offre/facture…
Gaspard
, le 21.11.2008 à 11:46
alain314: les notes de crédit, oui d’après ce que j’ai vu (je n’en fais jamais!:-)).
Il y a une partie statistiques mais plus sur les clients et sur les groupes d’articles (soumis, non-soumis). Je ne crois pas que l’on puisse trouver combien d’articles X j’ai vendus cette année.
Pour l’import, voici l’extrait du manuel:
, le 21.11.2008 à 11:53
C’est où ce zena web dont tu parles, gbuma??
, le 21.11.2008 à 14:27
François c’est par ici zena : http://zenadmin.org/en
Il est vraiment très bien ce GrandTotal, intuitif, simple et contrairement à Billings les templates de devis/factures sont très simples à personnaliser. Le développeur est très réactif en prime.
, le 21.11.2008 à 15:49
à part office maker, il existe quels soft sur Mac pour faire des factures et imprimer des bulletins de versement avec no de référence ?
merci
, le 21.11.2008 à 16:14
Didier pose une bonne question… A laquelle je n’ai aucune réponse!
Pour ma part, je trouve GrandTotal très simple d’utilisation, ce qui est énorme, tant au niveau de la saisie que la personnalisation. Par contre, je met quand même un gros bémol pour celles et ceux qui travailleraient en collaboration avec une fiduciaire ou tout autre corps de métier, je doute qu’il soit possible de faire autant que WinBiz (par exemple)…
Mais, il était temps… C’est rare de trouver un logiciel pareil, bravo GrandTotal!
, le 21.11.2008 à 23:07
ça a l’air trés interessant! il faut que je le teste un des ces quatres…
à part ça, l’autre jour sur la liste indesign de milic.net, quelqu’un parlait de ça: harvest
et de ça: ibiz
ciao, n
, le 22.11.2008 à 11:51
Merci François, j’ai passé une partie de la journée d’hier à tester la chose… et je dois avouer qu’il est vraiment bien…
Une chose tout de même… est-il possible de modifier l’ordre des colonnes ?? en effet, j’aimerais pour mes devis que la colonne “Quantité” soit juste à côté de la colonne “Prix unitaire”…
Soit “Numéro d’article” – “Description” – “Unité” – “Quantité” – “Prix unitaire” – “Total”
, le 22.11.2008 à 17:36
Je ne crois pas non, mais demande à stefan, il va te répondre très vite.
, le 24.11.2008 à 10:08
@Leo_11 Bien sur que tu peux modifier l’ordre des colonnes sur les devis/factures. Il suffit de modifier les champs appropriés dans la partie Tableau du modèle utilisé.
, le 15.08.2009 à 11:12
Je trouve que ce programme est pas mal du tout… j’ai mis peu de temps a comprendre les bases vraiment simple… Mon plus gros soucis a été de trouver comment éviter la surimpression au niveau du BV…
, le 15.08.2009 à 11:34
Bien sur c’est possible comme dit Nilo tu vas dans la rubrique ” modèle ” dans le volet de droite tu as tableau tout en bas…
Là rien de plus simple tu insère et/ou remplace les critères inscrits par ceux que tu veux… J’ai chercher un moment aussi cette manipulation pour virer ces mots en suisse-allemand xD
, le 15.08.2009 à 12:10
@ François Cuneo
Bravo pour le test ! Juste on fait comment si on veut la version officielle définitive ??? Et Timelog on peut l’obtenir où ??
, le 16.08.2009 à 12:07
@Spiderman tout est disponible sur le site http://www.grandtotal.biz (menu en haut)