Profitez des offres Memoirevive.ch!
OmniFocus 1.1, GTD, pour gérer vos tâches sur iPhone et sur Mac

Vous vous souvenez de cet article qui date d'à peine un mois?

J'y parlais de Todledoo, un gestionnaire de tâches en ligne pour toutes les plateformes.

Je disais mon plaisir d'utiliser ce service, mais y voyais tout de même quelques défauts.

Certains lecteurs m'ont aiguillé vers deux solutions (que j'avais déjà essayées, et pour l'une même achetée):

  • Things, que j'apprécie beaucoup pour sa gestion à base de tags, mais qui est toujours en beta et encore vraiment trop jeune après quelques tests pourtant poussés;
  • OmniFocus, de l'éditeur Omnigroup, que j'apprécie beaucoup pour OmniPlan, Omniweb, et surtout Omnigrafle que j'avais testé à l'époque ici.

image

Mais pourquoi il nous bassine avec ses tâches deux fois en un mois?

La gestion des tâches est devenue primordiale pour moi, tant au travail, qu'à la Municipalité, pour Cuk ou pour ce que je dois faire à la maison.

Jusqu'à il y a très peu de temps, je notais quelques tâches dans iCal (mais vraiment pas toutes), ou dans Contactizer (les deux se synchronisent de toute manière), et je me reposais sur des alarmes. Je mettais une date buttoir à ma tâche, et j'attendais que le logiciel me dise qu'il fallait vraiment que nom de dzou, je m'y mette.

Sur quoi je reportais la tâche de quelques jours.

Or depuis mon test sur Toodledo, j'ai fait la connaissance de David Allen, ou plutôt de sa méthode, Getting Things Done GTD®.

Disons plutôt que j'ai fait l'acquisition de son livre, que je suis en train de dévorer: S'organiser pour Réussir : Getting Things Done.

Cette méthode est prise en référence par tous les systèmes de gestion de tâches un peu sérieux, et l'un de ses principes de base est le suivant: videz-vous l'esprit.

Pour ce faire, vous devez prouver à votre cerveau que vous avez un système rigoureux dans lequel vous allez écrire vos tâches, et surtout que vous allez parcourir régulièrement.

Dès que votre cerveau comprendra qu'il n'a pas besoin de vous rappeler les choses, il vous laissera tranquille et vous vous sentirez bien reposés.

L'important est donc l'écriture de la tâche (il y a plusieurs méthodes données, je vous en parlerai bientôt je pense), et sa lecture régulière.

Or avec mes tâches iCal et mes alarmes, mon cerveau continuait à m'ennuyer avec mes angoisses de choses pas faites, puisqu'il savait que s'il ne le faisait pas, j'allais oublier la chose (ce qui m'arrivait d'ailleurs plus souvent qu'à mon tour de faire) jusqu'à ce que l'alarme vienne me rappeler à l'ordre, ce qui était souvent un peu tard.

Donc pour moi, un gestionnaire de tâches bien pensé, qui me permette de lire régulièrement les choses à faire demain, dans une semaine, un mois ou non-agendées correspond à ce principe.

Je dois dire qu'après quelques essais, il me semble que je me sente en effet un peu plus détendu. Mais je vais voir sur le long terme.

Toodledo peut parfaitement être utilisé avec la méthode GTD, puisqu'il gère les contextes, les statuts.

Je répète que je le trouve très bien fait, mais comme je l'ai écrit dans le test, il souffre d'un problème pour moi tout de même assez important: la gestion des tâches depuis les mails (je rappelle que les accents ne sont pas gérés, mais alors pas du tout du tout dans les mails, ce qui est assez ennuyeux tout de même, tant au niveau de la lecture, puisque les messages s'arrêtent au premier accent rencontré que du classement).

Or je ne sais pas vous, mais pour moi, l'endroit devant lequel je dois décider d'un certain nombre de tâches à faire, c'est devant mon programme de mail.

Par exemple, j'ai décidé pour les fournitures scolaires de mon école, ou pour l'informatique de cette dernière, ou encore pour des problèmes de décanat, que je ne pouvais plus prendre note d'une requête d'un collègue en discutant simplement dans le couloir du collège. Si l'on me dit la chose, je l'oublie dans l'heure, si on me donne un petit papier, je le mets dans la poche de ma chemise.

C'est ma femme qui gueule ensuite parce qu'elle retrouve le papier en mille morceaux sans le séchoir à linge.

Ils ont tous compris maintenant que s'ils veulent que j'agisse sur un truc particulier, il faut qu'ils m'envoient un mail.

Or quand vous recevez un mail qui vous demande de commander un certain nombre d'articles par exemple, vous faites quoi quand vous n'êtes pas dans le bon contexte, le bon moment?

J'ai essayé de glisser les mails dans des dossiers.

Ou de les resignaler comme non-lus, pour ne pas oublier de les relire.

Alors qu'en fait la solution, c'est de les glisser dans le système de tâches à faire, géré dans mon cas par le programme que j'utilise, soit OmniFocus.

Certes, Mail (et ce n'est pas pour rien) gère les tâches, en collaboration avec iCal. Mais alors bonjours la rusticité…

Comme très souvent, Apple ne va pas au fond des choses. Apple nous laisse sur notre faim.

C'est là qu'entre en jeu OmniFocus, et plutôt de manière convaincante.

OmniFocus 1.1, la philosophie

D'abord, je vous parle de la version 1.1 d'OmniFocus, alors que la version officielle est la 1.0.3. Mais si vous voulez profiter de la synchronisation avec l'iPhone, vous devrez installer cette 1.1, disponible pour tout le monde ici.

Notez que les gens d'Omnigroup sont d'une réactivité sans égale. Tous les jours ou presque, on vous propose une nouvelle version avec ses corrections et ses améliorations.

Venons-en à la philosophie d'OmniFocus.

Pour vous dire, je l'ai acheté à sa sortie, il y a quelques mois, puis je l'ai abandonné, parce que justement je n'avais pas compris cette philosophie.

J'y suis revenu, après avoir essayé Todledoo, et après avoir lu quelques principes de la méthode GTD, et là, la lumière m'est apparue!:-)

Dans OmniFocus, vous avez une boîte de réception (un peu comme celle de votre compte mail), et vous envoyez vos tâches dedans. Cette boîte de réception, d'abord, elle m'a étonné. Quoi boîte de réception? Je ne suis pas dans un programme de mail ou bien?

image

Comprenez bien (vous pouvez, j'y suis parvenu moi) que cela correspond à la boîte de collecte des tâches de GTD. Vous devez d'abord collecter vos choses à faire, vous organiserez plus tard.

L'organisation justement… Je vous conseille de créer des dossiers, qui comprendront des projets.

Les projets peuvent être simples ou compliqués, peu importe.

Notez que David Allen conseille aux participants de ses cours de consacrer deux jours pleins à faire la liste de TOUT ce qu'on a à faire, des choses grandioses comme les plus insignifiantes, et de trouver pour chaque projet, de donner la première action à entreprendre.

Il est clair que je ne l'ai pas fait comme ça, pas le temps.

Il a des gosses ou quoi Davide Allen?

Et ce n'est pas la fois où ils n'étaient pas là que j'allais faire un truc pareil. J'avais assez déjà à lire son livre (entre autres choses).

Mais bon, cet inventaire, je l'ai fait en gros, en de nombreux petits moments.

Lors de cet inventaire, vous allez faire des catégories, donc des dossiers  (Things travaille quant à lui avec les tags, j'aurais bien aimé qu'OmniFocus nous le propose aussi).

image

Remarquez les petits chiffres dans des ronds de couleur. Orange signifie que le projet contient une action qui arrive bientôt à échéance, rouge signifie une action étant arrivée à échéance, voire même dépassée.

Les dossiers peuvent s'imbriquer. Comme dans le Finder.

Vous pouvez créer des groupes de tâches, comprenant des sous-sous-tâches par exemple.

image

Ah eh bien que voulez-vous, on reconnaît le savoir-faire des développeurs d'OmniOutliner et d'OmniPlan, on ne se refait pas et l'on n'atteint pas un tel degré d'avancement en version 1.1 sans avoir un solide passé de développeur dans le domaine, ce qui manque encore (peut-être) un peu Things.

Un inspecteur est disponible en tout temps, avec ses onglets dédiés aux groupes:

image

image

image

Je reviendrai plus loin sur les notions de statut et de type d'actions.

L'autre manière de classer et de regarder vos choses à faire, c'est de leur affubler un contexte.

En effet, il y a des choses que vous ne ferez qu'à la maison, qu'au magasin, qu'à l'école, qu'à votre bureau. Ou que sais-je…

Or inutile de voir les tâches que vous ne pouvez pas faire à un moment précis. Sauf si vous le désirez.

C'est pour cette raison que la notion de contexte est proposée.

image

Le mode planning, avec l'interrupteur qui permet de passer de ce mode au mode contexte.

 

image

Le mode contexte, ici avec un classement des tâches "faisables maintenant" par projet.

Ce passage de contexte vers planning et inversement est très pratique, et nous permet d'avoir plusieurs vues sur notre travail.

D'autres comme Todledoo l'ont compris et utilisent la même manière de faire sur ce point.

OmniFocus et la méthode GTD®

Comme nous l'avons vu, OmniFocus est très proche de la méthode GTD de David Allen, de par ses concepts de boîte de collecte, de classement simple, et de contexte.

Par rapport à cette méthode, les documents de référence doivent être sous la main, trouvables en moins d'une minute. Ici, aucun problème puisque vous pouvez glisser les documents de référence sur une tâche par glisser-déposer, et ainsi les retrouver immédiatement quand et où vous en avez besoin.

Le classement des documents de référence se fait évidemment via le Finder, dans vos dossiers, et via des Tags si vous les appréciez (ce qui est mon cas) en passant par Spotlight ou Leap. Mais ces documents peuvent donc être liés à une tâche ou mieux, à un projet.

image

Ici, les documents sont liés au projet. Si je les avais liés à une tâche du projet, je n'y aurais plus eu accès direct au moment où la tâche est effectuée dans l'affichage actuel (qui masque les tâches faites)

Pour info, je précise qu'en ce qui concerne mon travail à la Municipalité, je classe tous les papiers importants là-bas, en salle de Muni, mais qu'avant de le faire, je les scanne via ReadIris 11 qui m'en fait des documents PDF cherchables.

En effet, j'ai décidé, contrairement à ce que propose David Allen, de ne pas reproduire à la maison mon environnement de travail papier, lui préférant mon environnement informatique. J'ai ainsi toujours et partout les documents dont j'ai besoin.

Pour en revenir à OmniFocus et sa proximité avec GTD, je note encore la possibilité de voir mes tâches de manière horizontale (en regardant tout ce que j'ai à faire dans tous les domaines) et verticale, en "focusant" sur un sujet.

image

Après avoir cliqué sur "Focus"…

image

…je ne vois plus qu'un sujet, et peux pleinement me concentrer sur lui

Je peux également ajouter une tâche qui me passe par la tête en un clin d'oeil, par simple raccourci-clavier d'où que je me trouve.

Exemple dans Safari, je lis une chose qui m'interpelle et que je sais que je vais devoir faire. Je sélectionne le passage (flèche rouge) et je fais pomme-option-maj-C (eh oui, un de plus, encore…).

J'obtiens immédiatement une fenêtre OmniFocus affichant le passage en titre, et en note. Libre à moi de simplifier le titre et de garder la note.

Idem depuis un message dans Mail. Si le message est sélectionné dans la liste, j'obtiens immédiatement (après le raccourci-clavier décrit ci-dessus)

image

  • L'objet du mail en titre de la tâche (orange)
  • Le corps du mail en note (bleu)
  • Les coordonnées du mail avec tous les liens (vert)
  • Un lien vers le message original dans Mail (rouge)

Ainsi, pas d'hésitation à décharger notre cerveau vers l'écrit, nous n'avons plus d'excuse pour ne pas collecter.

Attention, je n'ai pas dit organiser. À ce stade si vous n'avez pas le temps, saisissez juste la tâche, elle partira vers la boîte de collecte, vous organiserez après. Par contre si vous avez le temps, vous pouvez donner un contexte, un projet les dates qui vont avec à la volée.

Très fort, vraiment.

J'ai encore oublié de dire que vous pouvez bien entendu créer une note depuis à peu près n'importe où simplement en activant un autre raccourcis-clavier (option-ctrl-espace), ce qui vous permet de saisir très vite une tâche, sans passer par OmniFocus.

Non je l'ai dit, nous n'avons pas d'excuse pour ne pas nous décharger de ces tâches.

La consultation des tâches

Comme je l'ai dit au départ, le système de GTD repose sur le fait que vous regardez souvent vos tâches, dans un système fiable.

Alors fiable, il l'est, reste à les regarder, c'est tâches.

Et pour ce faire, tout est prévu pour votre confort.

D'abord, je trouve l'interface assez jolie et aérée.

Ensuite, vous pouvez voir, je le rappelle, vos tâches en mode planning ou mode contexte. Oui oui, je l'ai déjà dit, mais c'est important, et j'en ai vu deux qui ne suivaient pas.

Vous pouvez par exemple les afficher groupées par dates buttoirs.

image

Je change le classement (flèche orange) et je classe par tâches modifiées…

image

Ou encore que sais-je par projets…

image

Vous pouvez ensuite trier les actions

image

N'afficher que celles qui ont un statut particulier

image

Ou encore qui correspondent à une durée ou un flag (drapeau ou pas drapeau)

image

Dernières similitudes que j'aimerais montrer entre l'utilisation possible (mais bien sûr pas obligatoire) d'OmniFocus en rapport avec GTD®: le type d'action et son statut.

Normalement, on ne va pouvoir faire qu'une action à la fois (actions séquentielles) mais il peut arriver que l'on fasse des actions en parallèle. Il est possible de l'indiquer sur un projet.

image

Notez que si vous avez choisi le type séquentiel, OmniFocus ne vous laissera agir que sur la première des tâches.

Le statut quant à lui (actif, en attente, complété, et abandonné pour l'instant) est lui aussi dans la philosophie GTD.

image

Les tâches partout avec vous dans la poche, grâce à l'application pour iPhone

Comme Todledoo, comme Evernote, le programme permet de synchroniser avec l'iPhone, à la grande différence que pour OmniFocus, les données sont dans l'iPhone, et donc sont totalement consultables et éditables en ligne.

On lance une synchronisation quand désiré (même si la première est automatique).

image

Le réglage de cette synchro est très simple, se fait soit par le Wifi si le Mac et l'iPhone sont dans le même réseau Wif (flèche rouge)i, soit via un mail que l'on envoie depuis les préférences d'OmniFocus (flèche bleue) sur le Mac vers l'iPhone.

Sur ce dernier, un clic suffit alors depuis le mail pour configurer l'OmniFocus pour iPhone.

Dommage que parfois, la syncrho soit si lente.

Je sais qu'OmniFocus travaille sur le problème, mais pour l'instant, à moins de lancer un script que j'ai reçu par le support technique, les choses sont assez lentes. Après passage du script, ça va plus vite, mais assez rapidement, on retombe dans des lenteurs.

Cela dit, l'application elle-même est rapide et efficace.

On y retrouve nos petits, et c'est bien agréable.

Voici quelques captures qui se passent de commentaires

 

image

 

image

 

image

 

image

En conclusion

Je pourrais encore m'étendre sur OmniFocus, pour vous parler par exemple de ses facultés de créer des tâches récurrentes.

image

Dommage que des tâches du type "Tous les deuxièmes mardis du mois" ne soient pas de la partie

J'aurais pu m'étendre aussi sur la méthode GTD, mais ça risquerait de vous fatiguer si la chose ne vous intéresse pas vraiment.

Ce que je peux dire, c'est qu'OmniFocus est une solution rapide (sauf au niveau de la synchro), stable, et très bien pensée.

Elle correspond parfaitement à la méthode que je suis en train d'essayer de mettre en place, et grâce à ce logiciel, depuis deux semaines, je n'oublie jamais de note une tâche.

Et de noter quand elle est faite! (Ça, c'est le plus grand délice, je crois!).

 

En conclusion

Première sous-conclusion: la méthode GTD

Avoir l'esprit comme l'eau… C'est l'état zen que David Allen aimerait que l'on atteigne. L'eau elle fait quoi? Quand on lui jette un caillou dedans, elle ne fait que les vaguelettes nécessaires, rien de plus…

Bon, je ne prétends pas être encore arrivé à cet état "ceinture noire de la tranquillité d'esprit". D'abord, je n'ai pas encore tout à fait fini le livre (qui n'a pas que des qualités, peut-être y reviendrai-je un jour), et puis, ça demande un certain exercice et une certaine rigueur, cette méthode GTD.

Cela dit, franchement, j'ai l'impression déjà de vraiment progresser au niveau de ma gestion du stress. En fait, je ne le gère pas tellement, j'ai l'impression que j'en ai moins. Et pourtant, cette période est assez … stressante justement, vu le nombre de choses à faire dans tous les domaines.

Là, je les regarde chaque jour et ça va.

Il y a aussi une phrase du livre qui dit à peu près ceci: il n'y a pas de mal à ne pas faire les choses, quand on sait qu'on ne va pas les faire… Faut juste l'écrire sur le papier (où l'écran). On le fera un jour.

En attendant, votre cerveau vous fout la paix avec ça.

Vraiment, je ne cherche pas à me persuader, j'ai l'impression que ça marche.

Et si je peux y arriver, c'est certainement grâce à OmniFocus, ou un programme du style (Todledoo ou Things).

Là moi j'ai finalement (enfin, quand j'écris finalement… vous me connaissez) opté pour OmniFocus.

La seule option à prendre à mon avis dans ce cas, c'est de tout numériser.

Ne pas commencer à noter un certain nombre de tâches sur un papier, d'autres sur l'ordinateur, d'autres encore sur un post-it.

Il faut que le système soit fiable.

Deuxième sous-conclusion: OmniFocus comme outils de gestion des tâches

Je pourrais m'étendre encore sur OmniFocus (non non, pas de panique, j'ai mis un "s" à pourrais, ne partez pas, j'ai presque fini), pour vous parler par exemple de ses facultés de créer des tâches récurrentes.

image

Dommage que des tâches du type "Tous les deuxièmes mardis du mois" ne soient pas de la partie

J'aurais pu m'étendre aussi sur la méthode GTD, mais ça risquerait de vous fatiguer si la chose ne vous intéresse pas vraiment.

Ce que je peux dire en conclusion, c'est qu'OmniFocus est une solution rapide (sauf au niveau de la synchro), stable, et très bien pensée.

Elle correspond parfaitement à la méthode que je suis en train d'essayer de mettre en place, et grâce à ce logiciel, depuis deux semaines, je n'oublie jamais de noter une tâche.

Et de noter aussi quand elle est faite! (Ça, c'est le plus grand délice, je crois!).

Prix de la chose:

Pour la version Mac: 79.95 $ (soit 54.40 € ou 87.63 CHF au taux de change du jour)

Version iPhoe: 22 francs suisses (en oui, c'est l'AppleStore qui facture directement en francs suisses) (soit à peu près 20.77 $ et 13.66 € au taux de change du jour toujours)

Bon, c'est vrai, ce n'est pas donné.

Mais il n'y a pas de raison non plus qu'on le donne

Vous pouvez essayer la version Mac gratuitement ici (version 1.1). Malheureusement, c'est impossible pour la version iPhone, vous devez l'acheter à l'aveugle.

Bon, ce n'est pas tout à fait à l'aveugle, si je vous dis qu'elle est très bien?

Ou bien?

PS. Madame Cuk me disait encore ce soir: "Moi, ce qui me dérange dans le livre de Allen, c'est cette notion de s'organiser pour réussir, donc pour être plus productif". C'est vrai que vu comme ça, ça m'agace aussi sacrément.

Mais ce qui m'intéresse dans le côté "réussir", ce n'est pas "réussir dans une carrière", c'est réussir à faire les mêmes choses que ce que je faisais jusqu'alors, mais en étant 25 fois moins mal dans ma tête.

C'est là que je trouve que la méthode Allen est intéressante. Pour le reste, chacun prend ce qu'il veut là où il veut.

 

48 commentaires
1)
gabriel.parriaux
, le 22.08.2008 à 00:48
[modifier]

Magnifique, moi aussi Omnifocus j’adore, ça me sauve la peau depuis plusieurs mois déjà!

A ne pas oublier: le mode “Review” de révision des tâches!!! Un des must de l’application je trouve, elle nous fait passer en revue nos tâches 1 fois par semaine (la fréquence est modifiable) pour qu’on soit sûr qu’on n’en oublie aucune cachée au fin fond d’omnifocus! Imbattable! Il suffit de changer de perspective et de passer en perspective “Review”.

A tester!

2)
Raff
, le 22.08.2008 à 01:04
[modifier]

Salut François (je me permets),

Super ton article, comme toujours. J’avais aussi essayé puis “jeté” OmniFocus, avant d’avoir lu le livre de David Allen. Et cette lecture a été une révélation. Je peux témoigner du même changement de vie, d’une capacité à gérer bien plus de choses et plus sereinement, et dans ce cadre, OmniFocus est une merveille. Je ne le trouve pas si beau (à côté de Thing), et plutôt complexe au premier abord (en raison des filtres et des options, très nombreux), mais il est d’une efficacité réelle et d’une fiabilité inégalée. On sait comme c’est important dans un usage professionnel!

Bon, pour l’iPhone, je n’ai pas (ou pas encore) la chance de le tester. Un jour peut-être… Mais sinon, je synchronise parfaitement avec iCal et mon Palm.

Au plaisir de te lire!

3)
Inconnu
, le 22.08.2008 à 01:13
[modifier]

Je n’ai ni iCal, ni Palm, ni iPhone. Pas non plus OmniFocus!

Et pourtant je ne dois pas “reviewer” pour ne pas perdre une tâche “cachée au fin fond de..”

J’ai tout simplement un bon vieil agenda… et je vous assure que je ne perds rien !

Bon amusement avec vos gadgets…

4)
François Cuneo
, le 22.08.2008 à 05:18
[modifier]

Ah, jeanbsci!

Je te promets que j’ai hésité à te citer dans l’article, imaginant bien que ce dernier allait te gêner, et m’excusant à l’avance de l’écrire…

Tu penses, j’y parle de mes activités, de mon iPhone, donc j’allais faire mon important, mon exhibitioniste et de toute façon, tu allais ressortir pour critiquer la chose puisque tout ça te fait, comment disais-tu déjà… ah oui, ch…

J’ai eu raison à 50%! Tu ne critiques que le fait que l’on utilises selon toi des gadgets.

Cela dit, ton agenda, c’est très bien, l’important, c’est d’avoir un système qui te convient dans lequel tu notes tout et que tu revois souvent.

Je ne vais pas critiquer ta méthode, essaie de ne pas mépriser la nôtre je te prie.

Merci, c’est gentil.

5)
François Cuneo
, le 22.08.2008 à 05:30
[modifier]

Gabriel, ce mode review m’a en effet échappé. Disons que je ne vois pas très bien comment l’utiliser. Tu fixes pour chaque projet un délai de review?

Et ensuite tu vas dans la barre “Status” et tu choisis Remaining, puis dans la barre “Group project” et tu choisis “Next review”

Mais alors, je me retrouve, moi qui n’ai jamais marqué les sujets pour le review, avec des “Review within the last 6 months, with the last month, today” et j’en passe, et je ne comprends pas vraiment à quoi tout cela correspond.

Tu peux nous aider stp?

6)
languedoc
, le 22.08.2008 à 07:15
[modifier]

<vous gratuitement ici version pouvez la essayer mac>

Tu pourrais nous expliquer la différence. Merci d’avance :-)

7)
languedoc
, le 22.08.2008 à 07:16
[modifier]

Vous pouvez essayer la version Mac gratuitement ici (version 1.1). Malheureusement, c’est impossible pour la version Mac, vous devez l’acheter à l’aveugle.

Argh, j’ai coupé trop tôt !

?

8)
François Cuneo
, le 22.08.2008 à 07:42
[modifier]

languedoc, tu m’as fait peur! J’ai cru que j’avais écrit ce que tu cites en 6… ça m’a inquiété!:-)

Bon, c’était iPhone qu’il fallait lire dans le “malheureusement impossible”.

C’est corrigé, merci.

9)
Olympe
, le 22.08.2008 à 07:51
[modifier]

jeanbsci Chacun ses besoins ! Je gère sur un projet l’activité d’une vingtaine de personnes ; perso, j’utilise Journler depuis 4 ans, qui lui utilise les Tags ;) chacun avec tes délais et impératifs +/ indépendant les uns des autres. Et bien j’imagine mal le faire avec un agenda papier ! Ce type de logiciel répond à un besoin… qui n’est pas le tien…

J’utilise énormément Ommigraffle et j’aime bcp leur approche, mais passer sur Omnifocus me prendrais combien de temps… hum… rentabilité du temps investit… ok je ne change rien… enfin… pour l’instant… :-)

10)
ysengrain
, le 22.08.2008 à 07:53
[modifier]

J’ai tout simplement un bon vieil agenda… et je vous assure que je ne perds rien !

Bonjour,

Je n’ai pas encore lu le papier de François et ai, pour une fois commencé par les commentaires.

jeanbsci, j’ai longtemps pensé et fait comme toi, seulement, un jour, une tâche, pourtant routinière écrite sur mon agenda 4 pages avant la date du jour m’a échappée. Je ne m’étends pas sur les conséquences, importantes pour le patient.

J’ai réfléchi et découvert que mon agenda papier avait un bug, oui, un bug

Un agenda papier pour gérer les RV/événements/appels téléphoniques rien à dire; mais si le 22 août à 10h30, comme tous les vendredis, tu dois acheter du boudin blanc et que tu n’as pas accompli cette tâche capitale, et bien tu bug !! Voilà la raison pour laquelle j’ai abandonné l’agenda papier.

11)
Saluki
, le 22.08.2008 à 09:16
[modifier]

Je ne sais pas encore si je vais utiliser le logiciel, mais j’ai acheté le bouquin, livré demain avant 13 h !!

12)
fxprod
, le 22.08.2008 à 09:17
[modifier]

mais si le 22 août à 10h30, comme tous les vendredis, tu dois acheter du boudin blanc et que tu n’as pas accompli cette tâche capitale, et bien tu bug

c’est simple tu achètes du boudin noir et le bug disparait, et franchement:

1* essequeceti bien raisonnable d’acheter du boudin blanc alors que c’est vendredi jour du poisson…

2* faut-il manger tous les jours la même chose.

3* un boudin noir à la bière est bien meilleur!!!

13)
Mirou
, le 22.08.2008 à 09:22
[modifier]

Le bouquin arrive mardi chez moi, ça faisait un moment qu’il me titillait. Moi les tâches dans le cerveau, c’est l’horreur comme ça me handicape. Je bloque carrément comme un pc sous vista. Si j’ai trop de choses à faire, je ne stress pas, je bloque et je fais rien. Est-ce que ce truc va m’aider ? On va voir. En tous cas, mon iPhone réparé arrive dans la journée ;-)

14)
zebulon35
, le 22.08.2008 à 09:50
[modifier]

voir aussi le mindmapping pour s’organiser sans avoir à gérer des listes de listes de listes.

la GTD peut aussi se représenter efficacement sur un mindmap avec ou sans logiciel: 1-pour les activités perso (famille), j’utilise un tableau blanc effaçable: toute la famille y met ses taches ou rdv etc semaine par semaine etc 2-activités pro: j’utilise novamind http://www.novamind.com/

chacun utilise les outils qui lui correspondent le mieux…

encore un très bon article ici!

merci

15)
monmac
, le 22.08.2008 à 09:54
[modifier]

Merci François pour ce test d’Omnifocus que j’utilise depuis sa sortie, mais pas encore à la hauteur de ses possibilités. Génial de pouvoir créer une tâche depuis n’importe où. Je trouve l’interface pas aussi évidente que Things, mais comme tu dis, il est en béta depuis bientôt un an et je suis perplexe quand à la capacité de l’éditeur de suivre son développement. Leur autre logiciel, XyleScope est super mais n’a pas évolué depuis qu’ils se sont mis sur Things. J’en déduit que c’est une petite équipe et malheureusement de nos jours il faut une réactivité poussée pour rester dans les rangs.

Une chose me gêne avec OF 1.1: je n’ai plus la possibilité d’afficher les attachements autrement qu’en cliquant sur l’icône du trombone. Avant il suffisait d’appuyer sur ENTER, ce qui était beaucoup plus rapide pour naviguer dans les tâches. Est-ce la même chose chez les autres utilisateurs ???

Pour la version iPhone, il faut encore mentionner la possibilité de créer une tâche avec une photo prise sur le vif ou une note audio. Génial. Et pour la version Mac, l’ajout automatique de tâche par envoi d’un email avec ”—” dans l’objet (paramétrable dans les préférences d’OF), ce qui veut dire qu’ou qu’on soit, on peut s’envoyer une tâche et même d’autres personnes peuvent le faire.

Bien amicalement, Stéphane

16)
Diego
, le 22.08.2008 à 09:55
[modifier]

Il faut peut-être préciser pour ceux qui n’ont pas (encore) lu le bouquin d’Allen que ni ce dernier ni sa méthode ne sont attachés à une technologie quelconque.

C’est même plutôt l’inverse puisque le système a été à l’origine développé avec des cartes de couleurs et des élastiques. C’est d’ailleurs toujours comme ça qu’Allen l’utilise selon la rumeur.

17)
Inconnu
, le 22.08.2008 à 10:02
[modifier]

Je suis justement en train de lire son livre, dont j’ai entendu parler sur l’excellent blog de Marc Andreesen (le fondateur de Netscape) http://blog.pmarca.com/2007/06/the_pmarca_guid.html

Je suis bien tenté par Omnifocus, mais comme mon outil de travail est un PC avec XP et Outlook, il existe un add on pour Outlook http://gtdsupport.netcentrics.com/buy/indexd.php Que je vais essayer dès lundi, à mon retour au bureau. Certainement pas aussi user friendly qu’Omnifocus, mais bon, je n’ai pas le choix, à part convaincre mon patron de me faire migrer sur un Mac.

18)
Filou53
, le 22.08.2008 à 10:03
[modifier]

Intéressant, comme d’habitude ;-)

(est-ce qu’il n’y a pas eu un couper-coller foireux dans la partie sur les tâches récurrentes ?)

C’est un sujet qui me passionne également – même si l’agenda papier m’est toujours indispensable…

Un problème cependant pour moi: à la maison, c’est du Mac, au bureau c’est du PC :-(

Et il n’y a guère de produits qui parlent les deux langues ! Ceux que j’ai essayés ( Evernote, Thinking Rock et un autre dont j’ai oublié le nom – j’aurais dû le noter dans mon agenda ) ne m’ont pas vraiment convaincus. Ils sont en général trop peu ‘customisables’.

Si quelqu’un a mieux, je suis preneur !

19)
ysengrain
, le 22.08.2008 à 11:05
[modifier]

“Moi, ce qui me dérange dans le livre de Allen, c’est cette notion de s’organiser pour réussir, donc pour être plus productif”

Le site d’Allen annonce la couleur en bas de page “One of the world’s most influential thinkers on productivity”

Elle a bien raison, Madame Cuk.

Je veux bien m’organiser, (et Tudieu, ce qu’il m’a fallu de temps, de réflexions, pour parvenir à un bon degré de satisfaction) non pour être plus productif, mais pour être un peu plus zen. Etre correctement organisé amène de la paix intérieure.

Et puis être productif, on peut considérer que certaines chapelles trouvent ça positif, mais être plus productif, c’est comme le Monsieur Plus de Bahlsen. Tout ça me parait bien américain.

Je suis assez productif comme ça avec mes journées de 17 heures, pourrais-je l’être mieux ? Je vais acheter le bouquin.

20)
dannielo
, le 22.08.2008 à 13:22
[modifier]

For implementing GTD you might try out this web-based application:

http://www.gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar. A mobile version and iCal are available too.

Hope you like it.

21)
gabriel.parriaux
, le 22.08.2008 à 16:37
[modifier]

Gabriel, ce mode review m’a en effet échappé. Disons que je ne vois pas très bien comment l’utiliser. Tu fixes pour chaque projet un délai de review?

Et ensuite tu vas dans la barre “Status” et tu choisis Remaining, puis dans la barre “Group project” et tu choisis “Next review”

Mais alors, je me retrouve, moi qui n’ai jamais marqué les sujets pour le review, avec des “Review within the last 6 months, with the last month, today” et j’en passe, et je ne comprends pas vraiment à quoi tout cela correspond.Tu peux nous aider stp?

Très volontiers!

Le réglage par défaut, à savoir réviser tous tes projets 1 fois par semaine, va très bien.

Si tu as des choses à réviser dans les six derniers mois, c’est parce que justement tu n’as jamais révisé tes tâches :-). En fait, la première fois que tu vas faire cette révision, en gros il va te demander de passer en revue chacun de tes projets, chacune de tes tâches.

Moi j’ai un raccourci-clavier (encore un…) pour accéder au mode “Review”, je sais plus si c’est par défaut ou bien si je l’ai ajouté (ctrl-alt-comm-R): ensuite, tu visionnes tes projets. L’idée est de se demander: cette planification en “what is next action” est-elle toujours correcte? Parfois, tu as déjà effectué certaines des tâches sans penser les marquer comme telles dans OF, parfois tu avais imaginé une planification et avec le temps tu ne la conçois plus de la même manière, donc il faut la corriger, parfois au départ tu n’avais pas mis de date-butoir parce que tu ne les connaissais pas et soudain tu te rends compte qu’un délai clair est maintenant intervenu, bref: pour tout plein de raisons, les projets doivent être révisés. Le plus souvent, tu n’as rien à y changer. Lorsque tu as visualisé un projet en mode “Review” et que c’est OK, alors tu le marques comme “révisé”, en choisissant le menu “Edit”, “Mark reviewed” (comm-maj-R). Le projet est alors noté comme révisé, il disparaît de ta liste et réapparaîtra une semaine plus tard.

Donc dans ton cas, il faut te mettre dans la perspective “Review”, prendre tes projets depuis les plus anciens, les vérifier, les corriger si nécessaire, et les marquer comme révisés (“Mark reviewed”) lorsque tu en es content. Tu fais ça pour tous tes projets jusqu’à avoir épuisé tous ceux qui étaient à réviser dans le passé. Une fois que tu n’as plus que des projets à réviser pour demain ou la semaine prochaine, c’est que tout est OK.

J’adore cette fonction, elle est essentielle dans le système: c’est bien joli de tout noter dans un endroit, si tu passes pas de temps en temps en revue la totalité des tâches, tu risques de passer à côté de quelque chose!

22)
François Cuneo
, le 22.08.2008 à 17:31
[modifier]

Merci Gabriel!

Bon, personnellement, je regardais toutes mes tâches régulièrement (celles restant pendantes, nous sommes d’accord).

Je m’en vais essayer la chose!

Merci pour tes explications qui me font découvrir un côté que je n’avais pas repéré dans le logiciel.

Honte à moi…

23)
Raff
, le 23.08.2008 à 00:24
[modifier]

Pour répondre à ah-mac, la touche “Enter” fonctionne toujours chez moi pour créer une note.

24)
Clyde
, le 23.08.2008 à 09:59
[modifier]

Est-ce qu’une version complètement traduite en Français existe ?

J’avais testé la béta mais j’avais peur de rater des nuances dans les options du fait de l’anglais.

ps : Maintenant, plus d’excuse, vu que François vient de nous faire un manuel complet…

25)
bedwellO
, le 23.08.2008 à 10:13
[modifier]

Je n’ai pas testé omnifocus mais Things. Sur mac et Iphone. Il n’y a pas toutes les fonctions que décrit François mais je trouve cette application pour ceux qui ne connaissent pas le GTD un très bon début. La synchro est parfaite avec l’Iphone. Celui-ci est parfait pour prendre des notes à la volée. De plus cette application (sur Iphone) est traduite en français…

Néanmoins je vais m’empresser de tester Omnifocus.

26)
Saluki
, le 23.08.2008 à 10:27
[modifier]

Je ne sais pas encore si je vais utiliser le logiciel, mais j’ai acheté le bouquin, livré demain avant 13 h !!

Reçu, lecture entamée.

27)
bedwellO
, le 23.08.2008 à 11:04
[modifier]

Je reviens sur la synchro avec l’Iphone. Elle se fait bien par wifi ? Sur l’icône sync, il y a plusieurs choix dont mobileme. sommes-nous obligé de choisir mobileMe ?

Les préférences nous indiquent que l’iphone se synchronise avec l’Idisk ou un webdav ?

Pour Things c’est en wifi directement.

28)
Eric Schuepbach
, le 23.08.2008 à 11:19
[modifier]

Merci pour ce test François. En particulier pour avoir “débordé” sur l’aspect pratique dans ton propre quotidien.

Je vais commander le bouquin. Cela fait des semaines, des mois, des années que je me dis qu’il faut que me m’organise mieux et plus efficacement, sinon cela finira mal. Alors je vais me lancer à fond dans cette méthode.

29)
Eric Schuepbach
, le 23.08.2008 à 13:13
[modifier]

J’évalue… et cela me plais de plus en plus !

C’est juste dommage que lorsque que l’on lie un fichier (.pdf par exemple) à une tâche ou une action, seule son icône apparait et pas le nom du fichier. C’est un bug ?

30)
WBarge
, le 23.08.2008 à 16:17
[modifier]

Vous m’avez convaincu. J’étais utilisateur de Things sur iPhone en pensant à l’appli sous Mac. Mais avec ce que j’ai lu, j’ai essayé malgré le prix Omnifocus sur iphone et l’appli Mac en Démo. Effectivement ça n’a rien à voir… C’est beaucoup plus facile avec Omnifocus. La synchro se passe super bien et surtout l’appli sur l’iphone est super, super pratique. Bref un grand merci… Juste une info j’utilise Mobileme pour la synchro, mais apparemment il est possible de la faire par mail. A tester…

31)
kertruc
, le 23.08.2008 à 21:01
[modifier]

Bonjour

Le lien sur l’article de Todledoo ne fonctionne pas.

Comme celui de l’article précédent sur Todledoo toujours.

Merci ! :-)

32)
Crifan
, le 23.08.2008 à 21:26
[modifier]

Merci pour ce test, François. Gabriel m’avait contaminé avec Omnifocus que j’utilise depuis quelques mois.

Tu m’as convaincu d’acheter le livre sur le GTD, que je me réjouis de découvrir. Je sens que je vais compléter mon cours sur le Mindmapping par un volet GTD…

Un regret pour la version iPhone : il faut une connexion Internet pour synchroniser.

34)
Nicedexter
, le 23.08.2008 à 23:36
[modifier]

Hello,

au moment où Todoist.com commence à ne plus répondre, je tombe sur votre article qui m’évite la longue quête d’un logiciel faisant dans le GTD, alors un grand merci!

Je n’ai pas encore compris comment marquer une tâche comme une action immédiatement actionnable, – “Next action”, en verbiage GTD – depuis le mode review décrit dans le message 21, mais cela doit forcément exister non?

35)
Nicedexter
, le 24.08.2008 à 13:35
[modifier]

pas encore compris comment marquer une tâche comme une action immédiatement actionnable

C’est un peu chinois, mais après avoir touillé, je réalise qu’OmniFocus est d’obédience GTD stricte, ce qui implique que la 1ère tâche d’un projet, – marquée en violet- , est celle qui apparaît si on filtre par “Next Action” (à moins que la liste soit de type “single actions”, auquel cas, elles apparaissent toute, il fallait le savoir :) ce qui est un peu limité comme fonctionnement.

Bref, pour le moment j’utilise les flags pour constituer la pile des actions à réaliser au plus vite sans échéance de temps. C’est pour moi une des forces du GTD: pouvoir attaquer des tâches non planifiées à la suite, sans réviser toutes ses listes et sans contrainte de planification horaire.

36)
gaucho
, le 25.08.2008 à 00:23
[modifier]

Bravo pour cet article… (comme j’utilise OmniFocus, je n’ai pas tout lu ;-) ) – parle-t-on du feedback qu’on peut envoyer au développeur ? Il semble être assez dynamique – j’ai demandé de paramétrer la distance de “nearby” car si l’on habite proche du lieu de travail, la sélection ne marche pas bien. Sinon j’utilise OmniFocus surtout sur iPhone – la version nomade est très pratique, iPhone étant toujours dans ma poche.

37)
michael ferrec
, le 26.08.2008 à 01:57
[modifier]

Super article en effet ça fait envie ! Cela fait plusieurs mois que je cherche un logiciel GTD. Le principal problème que je rencontre actuellement est qu’aucun de ceux que j’ai eu l’occasion de voir n’est en français. Certes ce n’est pas un énorme problème pour un GTD mais c’est tout de même un outil que j’aurais à utiliser tous les jours. Aussi que ce dernier parle la même langue que mois ce serais un sacré plus !

38)
Nilo
, le 26.08.2008 à 14:56
[modifier]

Excellente présentation. Plongé dans le livre depuis quelques jours, jusque là je pensais m’orienter vers Things, mais Omnifocus semble plus abouti. Simplement dommage qu’il ne gère pas les tags (pour le moment ?).

@michael ferrec : Omnifocus est localisé en français si je ne m’abuse (version 1.0.3).

39)
ggkrail
, le 26.08.2008 à 19:32
[modifier]

Excellent article comme ceux que je lis depuis que j’ai découvert ce site. En effet, ça donne tellement envie que j’ai commandé le livre, acheté OmniFocus pour Mac et iPhone et que j’ai conclu un abonnement MobileMe. C’est pas donné tout ça, mais tellement performant. ça change la vie!

41)
Nilo
, le 27.08.2008 à 13:18
[modifier]

@michael ferrec : Effectivement la version 1.1 qui permet la synchro avec l’iPhone n’est pour le moment pas localisée, néanmoins pour tester OmniFocus en français il y a la version 1.0.3 qui est d’ailleurs la version officielle.

42)
colonel moutarde
, le 27.08.2008 à 20:05
[modifier]

Bon, j’ai craqué pour OmniFocus et c’est vrai que ça a l’air pas mal. Je vais peut-être réussir à me vider la tête. Seul problème constaté, c’est que c’est furieusement plantogène du côté de la synchro et Je n’ai pas encore réussi à tout basculer sur mon Touch !

43)
aladdinsane
, le 28.08.2008 à 09:15
[modifier]

Bonjour à tous,

J’avais essayé Omnifocus il y a quelques mois et je n’avais pas apprécié, faute d’avoir compris l’intérêt. Grâce à ton article, François, j’ai compris l’intérêt – car j’oublie beaucoup, que ce soit sur papier ou sur Ical, avec rappel !…

J’utilise donc Omnifocus depuis le début de la semaine et j’en suis ravie.

Une question, pourtant, à François : ContactizerPro m’intéresse, car je recherche un logiciel où mon agenda, mes tâches, mes projets et mes mails seraient rassemblés.

J’ai l’impression que le fonctionnement des tâches dans Contactizer est bien moins efficace que dans Omnifocus. Peux-tu m’en dire plus, François ? Toi qui utilise Contactizer, pourquoi recours-tu en plus à Omnifocus ?

Merci d’avance !

44)
Nicedexter
, le 28.08.2008 à 09:47
[modifier]

Est-ce que quelqu’un utilise la synchronisation avec iCal? Je ne parviens pas à faire fonctionner cette fonction. J’ai associé les contextes à mes différents calendrier dans les préférences, mais rien ne se passe…

45)
thomas
, le 30.08.2008 à 19:22
[modifier]

Bonjour,

Je suis étonné, je n’ai vu personne parlé de iGTD, alors que pour pas mal de gens c’est un très bon soft GTD, en plus en donationware…

Et pour ceux qui on tun compte .mac, il y a iPhoneiGTD. Pour info…

Thomas

46)
aladdinsane
, le 31.08.2008 à 14:05
[modifier]

Oui, Thomas, les fonctions de IGTD sont complètes et il n’y a rien à envier aux autres, tel Omnifocus. C’est un très bon soft, stable. Je l’ai testé pendant quelques semaines.

Mais je l’ai laissé tomber car je n’apprécie pas l’interface – j’ai horreur de ce genre d’interface qu’on retrouve dans de nombreux softs gratuits ou en sharewares pas chers.

47)
jibbe
, le 05.09.2008 à 16:52
[modifier]

Pour la synchro avec iCal, je viens de lire avec attention le forum officiel Omnigroup : on peut synchroniser avec iCal les tâches seulement ! (pas les RDV)

48)
mactech
, le 03.11.2008 à 10:52
[modifier]

Salut

Y a peut-être quelque chose que j’ai raté, mais y a-t-il moyen d’attribuer une alarme à une tâche sur l’iPhone ?

Si oui est-elle plus longue que celle du calendrier ?

Merci