J'ai écrit dans différents articles que l'iPhone souffrait d'une absence incroyable, inconcevable même pour un PIM: un outil de gestion de tâches.
J'ai un peu tout essayé, et un lecteur m'a guidé sur un truc assez formidable: Toodledo.
Toodledo, c'est quoi?
Toodledo est un gestionnaire de tâches, mais pas comme les autres, puisqu'il est "en ligne".
C'est dire que pour utiliser Toodledo, vous devrez créer un compte, ici.
Vous pouvez le faire sans autre, le compte est gratuit.
Par contre, vous pourrez profiter de plus de possibilités en créant un compte "Pro" (14.95$ par an) ou un compte "Pro Plus (29.95 $ par an)", ici.
J'ai personnellement pris un compte Pro, qui me permet de gérer les sous-tâches (j'aime bien les choses dans des boîtes moi), la collaboration avec d'autres, un historique de deux ans de mes tâches terminées (la Pro Plus permettant –en plus d'un espace de stockage de fichiers de 1Gb– un historique à vie, ou disons tant qu'on paie, ce qui va peut-être m'être indispensable si je passe certains domaines sur ce service, on verra, j'ai deux ans pour me décider) et plein d'autres choses encore.
Les lignes qui suivent parlent donc de cette option, mais sachez que vous pourrez faire pas mal de choses avec un compte gratuit.
Toodledo, pour qui?
Pour tout le monde, que vous soyez sur Mac (of course), sur Windows (oh, mon pauvre Monsieur) ou sur… un iPhone/iPodeTouch.
Comme nous allons le voir, la version iPhone/iPod est extraordinaire.
Remarquez que lorsque j'écris "iPod Touch", je ne suis pas totalement sûr d'avoir vraiment raison.
En effet, le service Toodledo étant en ligne, vous devrez en permanence consulter vos tâches sur Internet. Or, si vous n'êtes pas près d'un Wifi avec l'iPod, vous ne verrez rien.
L'iPhone quant à lui, bien évidemment, va me permettre de consulter mes notes, d'un peu partout.
Une solution existe néanmoins pour lire les tâches hors ligne: l'application Todo (qui n'émane pas de Toodledo), que je n'ai pas testée. En effet, je ne sais pas si elle gère les sous-tâches, et je n'ai pas vraiment envie de payer 11 francs pour être sûr (voir humeur de samedi passé).
En tout cas, je ne suis pas fâché d'avoir toutes mes données aussi bien sur ce rogntudju de PC sous XP (pas fou l'État de Vaud, il n'a pas passé sous Vista), sur mon Mac, et sur mon iPhone.
Notez qu'un autre service en ligne du même type et en français existe: Remember the Milk (génial comme nom!) mais qu'il me semble, après l'avoir essayé aussi, bien moins puissant.
Toodledo: ça se présente comment (sur Mac ou PC)
Toodledo affiche automatiquement, lorsque vous vous branchez, une liste de tâches à faire, qui peut apparaître comme ça:
Ou comme ça.
Une tâche peut afficher (ou non) les champs suivants:
Vous pouvez choisir d'afficher la liste complète des tâches à venir (voir plus haut), mais aussi celles appartenant à un dossier ou à un contexte ou encore à un but (Goal).
- Le dossier correspond à ce que nous connaissons dans nos Finders depuis longtemps: vous groupez les tâches d'un domaine dans un dossier dédié. Vous pouvez créer autant de dossiers que désiré.
- Un contexte permet d'affubler un critère à une tâche.
Typiquement, vous affublerez le critère "Courses" comme
contexte pour retrouver toutes les tâches liées à des achats
à faire, qu'elles appartiennent à un ou plusieurs
dossiers.
Si vous êtes dans un endroit précis, que vous retrouvez souvent, vous pouvez lui donner un nom de contexte, et retrouver ensuite toutes les tâches à faire à cet endroit. - Un but (Goal) permet de placer un certain nombre de tâches en vue de parvenir à un but final, qui peut être proche ou lointain.
À ces manières de grouper les tâches s'ajoute le concept de sous-tâches.
Vous pouvez déplacer une tâche pour qu'elle devienne sous-tâche d'une autre.
Tous ces concepts travaillent à un seul niveau: vous ne pouvez pas créer de sous-dossiers, de sous-contexte, ou de sous-sous tâches.
C'est un peu dommage à mon goût: dans le dossier décanat, j'aurais aimé disposer d'un dossier par domaine dont je m'occupe. Il faudra alors soit mettre chaque domaine au premier niveau, soit jouer "Goals". Voilà une notion sympathique puisque vous pouvez affubler vos tâches de but. J'ai personnellement des buts de type "Rentrée scolaire", Fusion d'établissement, Fête du 24 août, etc.
Une tâche effectuée ne s'affiche plus à l'écran (à moins qu'on le demande), mais vous pouvez en tout temps disposer d'un historique.
Pour le compte gratuit, cet historique se limite à 6 mois au minimum, pour la version Pro, à deux ans, pour la Pro Plus, pas de limite.
Un exemple d'historique
Tout récemment, une recherche approfondie est apparue sur Toodledo, ce qui permet d'afficher très vite les tâches correspondant à tel ou tel critère de recherche.
Pour ajouter une tâche
- soit on se rend sur le site, ce qui évidemment va très vite puisque j'imagine que vous aurez placé un signet dans la barre y consacrée quel que soit votre navigateur
- soit, si l'on travaille dans Firefox (ce qui est, il me semble, de plus en plus une bonne idée), on installe un plug-in, qui nous permettra d'ajouter une tâche depuis n'importe où.
Et l'on obtient la fenêtre suivante (si l'on décide d'ajouter une tâche:
Les tâches sont classées ainsi:
Notez la Hotlist, qui liste les tâches qu'il devient urgent d'accomplir, ainsi que ce qui suit, la vue "Due date", qui vous permet de savoir ce que vous auriez dû faire et que vous n'avez pas fait, ce que vous devez faire aujourd'hui, demain, cette semaine, ce mois.
La vue "statut" elle aussi à ses sous-onglets:
Bref, les vues sont multiples, et il est extrêmement simple de retrouver ses petits dans cette interface bien pensée.
Toodledo: ça se présente comment sur iPhone?
Le plus beau dans tout ça, c'est que depuis l'iPhone, la gestion des tâches est tout à fait agréable, via simplement une adresse Web différente.
Tout y est ou presque. Il n'est par exemple pas possible (ou je n'ai pas trouvé comment) de transformer une tâche en sous-tâche, à moins de la créer dès le départ en tant que sous-tâche.
Autre petite limitation un peu plus gênante sur l'iPhone: l'absence de champ de recherche, qui ne facilite pas la vie au cas où l'on voudrait trouver une tâche enfouie je ne sais où.
Cela dit, vous aurez tout de même vite trouvé votre bonheur, surtout s'il urge, grâce par exemple à la Hotlist qui vous avertit des tâches imminentes.
L'interface est propre, l'accès aux données rapide, du très bon travail.
Et quel plaisir d'avoir ses données toujours à jour partout!
Toodledo: c'est encore plein de petites choses bien utiles
Ce dont je viens de vous entretenir, c'est la base de Toodledo.
En effet, ce dernier vous permet plein d'autres choses, comme par exemple partager toute votre base de tâches à faire ou seulement certains dossiers avec d'autres.
Pour ce faire malheureusement pour ceux qui aiment le gratuit, il faudra que vous et vos partenaires ayez un compte Pro à 14 95 $.
Certes, vous pouvez publier toutes vos données gratuitement, mais d'une part, tout le monde pourra les lire, de l'autre, il sera impossible d'agir sur ces tâches pour votre partenaire, puisque le compte gratuit met en ligne les tâches en lecture seulement.
Un compte Pro pour tous les Municipaux de ma commune, ce ne serait pas mal, ça, pour gérer les tâches de la Muni, j'imagine. Je vais tester un peu la chose puis proposer le système à la commune, si j'accroche vraiment. On verra.
Toodledo peut également vous envoyer tous les soirs à minuit une liste des choses qui urgent (votre Hotlist donc) par mail.
Sympa non?
Un champ "Timer" est également disponible pour calculer le temps que l'on passe sur un travail (ce champ peut être activé, mis en pause à la volée, d'un simple clic, bien évidemment).
Rigolo: le Scheduler, qui va vous dire ce que vous pouvez faire si vous ne savez pas trop bien par où commencer, en tenant compte du temps que vous avez devant vous, et de l'urgence, de l'importance de vos tâches.
Vous pouvez encore envoyer des tâches directement dans le bon dossier depuis votre programme de courrier électronique. L'objet du mail passera en titre de la tâche, le corps en note.
Voici un exemple d'envoi de mail, que vous enverrez à une adresse que le programme va vous envoyer automatiquement si vous activez cette fonction dans les préférences:
Ce qui donnera dans Toodledo:
Cet envoi via Mail est très pratique puisque souvent, c'est lorsqu'on reçoit un mail qu'une nouvelle tâche devient importante. Il suffit de transmettre le mail à Toodledo (en faisant gaffe de supprimer les accents dans l'objet) pour avoir la tâche avec le mail en note.
Notez encore que Toodledo peut se synchroniser avec iCal et d'autres agendas (comme Google Agenda). Personnellement, j'ai déclaré un calendrier dont je suis seul à connaître le lien public pour voir mes tâches directement à l'intérieur d'iCal, comme un calendrier.
Dommage que ces calendriers publics ne soient pas reconnus par Contactizer. La boucle serait alors bouclée en ce qui me concerne.
Vous pouvez encore vous faire envoyer des alarmes par SMS (en indiquant un maximum d'alarmes supportables par votre budget par jour).
L'impression d'un petit livret est très simple, avec en plus un plan de pliage fort pratique.
Toodledo, ce que j'aimerais encore
J'aimerais tout de même être capable d'avoir une vraie hiérarchie de dossiers, et puis peut-être pouvoir gérer des projets, avec pourcentages de tâches faites, et pourcentage du projet effectué, comme un vrai gestionnaire de projet.
Et puis, mais là je rêve, j'aimerais pouvoir lier Toodledo à un blog de type blogger par exemple, histoire de pouvoir inclure une liste de tâche à faire sur le blog lui-même.
Et j'aimerais, pour faciliter le partage avec d'autres, que l'interface soit traduite en français, même si la version anglaise est fort simple à comprendre.
Toodledo, la conclusion provisoire
Que ce soit pour pallier le manque criant de l'iPhone au niveau des tâches, ou simplement pour gérer ses tâches sur Mac, ou encore pour disposer de ces dernières où que l'on soit, quelle que soit la plateforme, force m'est de constater que la solution Toodledo tient parfaitement la route.
Que ce soit au niveau du prix ou des possibilités offertes.
Et comme en plus il est possible de collaborer avec des partenaires, je ne vois pas vraiment ce qui peut rivaliser avec la solution Toodledo.
Mais je vous connais, vous allez essayer de me montrer que votre solution est meilleure que la mienne.
Pourquoi pas après tout, mais je veux ceci au cahier des charges:
- gestion des tâches sur Mac et sur iPhone
- synchronisation permanente
- partage Web avec un choix de "participants"
- possibilité de gérer une certaine hiérarchie
- synchronisation avec iCal
- synchronisation avec Mail
S'il manque un seul de ces éléments, je ne suis pas preneur, qu'on se le dise…
Ah, la semaine prochaine, je testerai un gestionnaire de note en ligne, qu'on se le dise. Comme ça on ne changera pas trop de sujet.
