J’ai reçu l’autre jour une contribution d’une lectrice, Soizic, passionnée de tableurs, qui nous explique ce à quoi il faut faire attention en passant d’Excel à Numbers.
À une époque où l’on doit malheureusement (oui, c’est tellement dommage, et je suis sérieux) partir du principe qu’Excel, c’est fini pour le Mac, lorsqu’on voit comment ils nous l’ont saboté dans Office 2008, entre une lenteur épouvantable (remarquez que suite à un mail d’un lecteur, j’ai une piste, je vérifie et je vous en parle samedi) et une suppression du langage de macro, je me dis que toute aide visant à faciliter le passage du tableur de Microsoft vers celui d’Apple est bonne à prendre.
Alors merci beaucoup Soizic, je vous laisse la parole.
Bonjour!
J’ai toujours adoré les tableurs (depuis Lotus pour ceux qui s’en souviennent…), j’ai beaucoup travaillé Excel (fichiers liés, macros), j’en ai essayé d’autres aussitôt abandonnés.
Je viens d’essayer Numbers et je l’ai acheté il y a deux semaines. Mon expérience est encore légère, je ne prétends pas remplacer le guide qui est très bien fait (et en français), simplement vous apporter ma petite expérience de transfuge. Je viens de transférer tous mes fichiers de comptabilité familiale, y compris mes impôts et ceux de ma mère. C’est vous dire que j’ai pris confiance dans le logiciel (mais je garde mes archives!). Rien que de très classique pour ce travail.
La deuxième phase sera vue plus tard car elle concerne un travail autrement difficile que j’ai réalisé pour … boursicoter. En fait, j’ai pris en charge les finances d’une mère très âgée, j’ai dû apprendre pas mal de choses et je me suis aussi ouvert un petit portefeuille pour profiter de ces nouvelles connaissances. Le résultat donne un ensemble de fichiers ” relevé, analyse, objectifs, avoirs, et impression” et quelques macros personnelles concernant 4 portefeuilles. Je relève dans un et tout se propage dans les autres… Il est à près certain que Numbers ne sera pas à la hauteur, je vous donnerai des nouvelles plus tard.
PRÉLIMINAIRES
- Je veux par défaut ma police favorite, chacun ses petites
manies, moi il me faut Georgia 13 qui a remplacé mon regretté
Bookman.
Donc j’ouvre le modèle vierge ( ou tout autre) j’écris un mot dans ma police favorite et et je sauve comme modèle sous le nom modèle-S, (S comme Soizic ).
Puis j’ouvre les préférences, et je coche ”Nouveau document: Utiliser le modèle”, il me permet alors de choisir modèle-S qui devient le modèle par défaut (pour les nouveaux documents seulement). - Je conseille de personnaliser tout de suite la barre d’outils (menu présentation) en ajoutant les deux items “Copier le style” et “coller le style”. Exemple vous avez une zone de nombres décimaux fantaisistes, vous les souhaitez à deux décimales seulement: on en ajuste un, et on colle son style sur tous les autres. On peut aussi utiliser l’inspecteur, mais c’est plus long.(Ces options existaient aussi dans Excel et étaient aussi cachées)
Je prends volontairement un exemple très simple.
PREMIÈRE ÉTAPE
Je prends ce fichier Excel bien facile à comprendre:

ouvert avec Numbers (après un archivage de sécurité), j’obtiens:
Les ennuis démarrent! Un clic sur “Revoir” ouvre la fenêtre d’avertissement:
Il faut se débarrasser de ces triangles bleus qui indiquent les problèmes!
Pour les formatages et après des expériences timidement laborieuses, je n’hésite plus, je clique “tout effacer”. Attention n’effacer qu’une ligne du message ( dans le cas où il y en plusieurs) semble ne rien faire du tout. Je vais revenir plus loin sur les avertissements.
J’obtiens alors:
Je vérifie, les formules pourcentage et somme sont bien là et mon moral remonte. DEUXIÈME ÉTAPE
Cette feuille sent encore son Excel à plein nez et nous pourrions avoir des problèmes avec des tris ( merci à Hervé qui a levé ce lièvre ) :
Sous Excel tout tableau sélectionné peut être trié sans que les autres cellules soient touchées.
Sous Numbers il est OBLIGATOIRE de séparer les tableaux et d’arriver à une présentation de ce genre:

Je n’ai pas seulement enlevé des quadrillages!
La différence essentielle est que les tableaux sont séparés, je peux les déplacer à ma guise et les trier indépendamment, alors qu’auparavant la feuille entière provenant d’Excel était considérée comme un tableau unique.
J’ai simplement sélectionné chaque tableau puis je l’ai recopié sur une autre feuille de Numbers (j’aurais pu les garder sur la même, mais j’avais une petite idée pour plus tard). Je peux aussi bien les placer côte à côte.
Je m’arrête pour préciser deux détails importants dans la pratique: Je clique sur le bord du tableau, il apparaît comme un objet mobile avec des poignées classiques changer la grandeur des cases.

Je clique à l’intérieur pour accéder à la structure

La poignée en bas à droite permet de rajouter des cellules.
(Si on recopie un tableau Excel dans un tableau Numbers plus petit, ce dernier s’adapte automatiquement.)
Des menus locaux très pratiques sont atteints en cliquant sur les numéros ou lettres repérant les rangs et les colonnes.
Il reste à leur remettre leur en-tête: je sélectionne le premier rang, un clic à droite (ou avec la touche contrôle), j’obtiens le menu qui me permet d’insérer un rang au dessus. Puis je recopie comme dans Excel.

TROISIÈME ÉTAPE
Je reviens à la première page que je vais consacrer à un bilan impressionnant: le total de deux cases des tableaux de la feuille 2. Je ne garde que le minimum:
 juste pour regarder
la formule de calcul qui me rassure pleinement:
 (Je l’ai réalisé comme sous Excel avec = clique+clique sur les bonnes cellules.)
On ne peut pas lier des fichiers c’est-à-dire faire des calculs sur l’un en prenant les renseignements dans les autres, mais on peut le faire entre les feuilles d’un même fichier, ce qui assez puissant et me fait augurer un joli travail pour ma bourse.
Et après un peu d’embellissement la marge prend cette allure:

Les avertissements pas méchants (triangle bleu):
- formatage: rien d’ important, on peut reformater avec l’inspecteur
- police manquante: on clique pour choisir la remplaçante.
- critères de tri supprimés: curieusement il m’annonce que les critères n’ont pas pu être importés alors qu’il n’y en avait pas dans l’original. J’aurais fait un tri occasionnel qui aurait laissé des traces ?
- champs de fichiers pas pris en charge (spécifique Excel)
- zone d’impression non prise en charge (spécifique Excel)
- formats conditionnels: j’avais dans une colonne les nombres négatifs en gras sous Excel; il est très facile de les distinguer avec de couleurs de fond (menu Format, règles pour inconditionnel)

Les avertissements annonçant du travail en perspective (flèche rouge)!
Rassurez-vous, ils ne sont apparus que sur mon ensemble complexe de bourse, il y a des chances que vous y échappiez.
- formules: références à d’autres fichiers ce que Numbers ne connaît pas.
- Valeurs d’erreur:
rencontrée pour la formule
Excel =SOMMEPROD(CNUM(E8:E19);$C$8:$C$19)
Comme je ne sais plus très bien pourquoi j’avais mis CNUM, sans doute une précaution oubliée, je l’ai froidement enlevé et la formule
Numbers =SOMMEPROD(D8:D19;$C$8:$C$19)
a marché correctement.
Et celle-ci que je n’ai pas élucidée faute de savoir la signification de “numéro”:
 LA CERISE SUR LE GÂTEAU
OUF! Je reviens avec plaisir à mon exemple dont la simplicité est reposante. J’ai tenté quelques “fioritures” bien que je sois peu experte en ce domaine; je pense que cela viendra, l’essentiel pour moi était de tester la possibilité de bien travailler.
Voilà donc la présentation de la deuxième feuille mise au goût du jour!

Vous pouvez ainsi entendre une suite de Bach en admirant mon
petit-fils!
(Je n’ai pas iPhoto mais j’ai déplacé la photo sans peine depuis IViewMediaPro)
Remarques
Attention, je n’ai pas pu ouvrir avec Numbers des archives sauvées en Excel V4 en l’an 2000. Ouvertes et sauvées dans mon dernier Excel, elles sont accessibles à Numbers.
Ce qui me manque: je peux tirer les cellules vers la droite ou le bas, mais pas à gauche ni en haut.
Exemple d’un nom de fichier: “mes-rosiers.numbers”, je trouve l’extension un rien grotesque!
Je serai ravie de recevoir vos remarques ou vos problèmes et d’essayer de voir si on peut y remédier. N’hésitez pas j’ai la motivation, c’est le moment !
Soizic
