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DevonThink Pro Office: ne perdez plus aucune de vos idées

S’il y a une catégorie de logiciels qui me plaît, c’est bien ces utilitaires qui vous permettent à la fois de noter à la volée tout ce qui vous passe par la tête, et de le retrouver rapidement, même six mois plus tard.

Je prends un exemple: je trouve un truc super pour utiliser le logiciel X. Je sais que je vais l’oublier et que la prochaine fois que je vais l’utiliser, je vais devenir fou parce que je saurai que je sais, mais plus comment. Et rien ne m’énerve plus que de chercher une deuxième fois ce que j’ai déjà passé du temps à comprendre une première.

Donc que fais-je lorsque je trouve? Je le note très vite.

Certains ont une passion: le post-it. J’en connais, (oui oui, très près de moi, du côté du centre de Lausanne, se reconnaisse qui veut). Ils en collent partout, tout autour de l’écran, sur le bureau, sur l’imprimante. C’est joli…

Si on veut…

Mais bon, moi, les couches de Post-it se superposent (je me connais) et au bout de trois semaines (et je suis gentil), je ne retrouve plus rien.

Faut vous dire qu’au grand désespoir des gens qui m’entourent, je suis assez bordélique.

Oui, mais bon, c’est aussi que j’ai toujours trente trucs en même temps sur le feu, faut me comprendre et pas m’embêter avec ça chérie, tu le sais pourtant…

Bref, pour m’y retrouver, j’ai toujours été en veille technologique pour trouver le meilleur logiciel possible, qui puisse m’aider.

Faut dire que visiblement, mes besoins sont ceux de pas mal d’entre nous, puisque les logiciels dédiés sont légion.

J’ai déjà testé ici

  • iOrganizeX (mon dieu, en 2002, comme le temps passe)
  • StickyBrain (dans une ancienne version, également en 2002)

Depuis, j’ai un peu tout essayé.

De mon côté, sans vous en parler.

J’ai utilisé pendant plusieurs mois StickBrain devenu SohoNotes. Un joli logiciel, certainement très complet et facile d’accès, mais qui me tue sur un point: le temps de lancement. Tout simplement interminable. Dommage parce que sinon, il me convient assez, même si les utilisateurs sur Versiontracker le démolissent comme rarement j’ai vu un logiciel en prendre plein la tronche.

J’ai essayé aussi Yojimbo, qui ne me plaît pas trop, mais je sais que certains adorent.

Et puis je suis revenu à DEVONthink, qui se décline en 4 versions (de la plus simple à la plus complète):

  • DEVONnote
  • DEVONthink Personal
  • DEVONthink Professional
  • DEVONthink Professional Office

Je vous laisse trouver ici les différences entre ces déclinaisons, et je m’en vais regarder avec vous la version la plus complète, DEVONthink Professional Office.

DEVONthink Professional Office, c’est quoi?

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Ne vous étonnez pas de retrouver de ci de là quelques paragraphes de ma présentation du logiciel d’il y a quelques années. Inutile de réinventer la roue n’est-ce pas…

DEVONthink est un logiciel qui a pour but de réunir et d’organiser toutes les informations disparates que vous ne savez jamais où placer sur votre disque.

Qu’elles viennent de n’importe où sur votre machine, mais aussi, et c’est une particularité de la version “Professional Office” de n’importe quel bout de papier.

Je prends mon exemple, excusez-moi, mais c’est encore le plus simple pour ma petite personne. Si en plus il faut que je pense à la place des autres…

Premier exemple: lorsque je suis dans un logiciel, que je cherche comment faire une opération plus ou moins complexe pendant plusieurs minutes, ne trouvant pas de solution dans l’aide intégrée, je me dis qu’il serait peut-être bon de prendre note de la démarche, sachant que dans trois mois, j’en aurai peut-être besoin, et que j’aurai certainement tout oublié.

Mais je mets où la chose? Je l’écris au format Nisus, que je glisse dans un dossier? Je peux, mais je vais vite me trouver avec plein de fichiers que j’aurais un peu de peine à trouver. Même si Spotlight est d’un assez grand secours, ce dernier va chercher à des endroits qui ne m’intéressent pas (applications, fichiers système, bibliothèques, etc.).

J’écris donc mes données dans ma base DevonThink, toujours ouverte bien évidemment, et qui, si ce n’est pas le cas, se lance en un clin d’œil.

Deuxième exemple: je veux prendre des photos de classe, mais je dois les recadrer. Quelle est déjà la taille de papier 13/19 de ColorMailer, pour être le plus près possible avec les fichiers de ce qui va être imprimé? Pas si simple à trouver (c’est en réalité 190/127, au cas où).

Je le note où pour la prochaine fois?

Troisième exemple: je suis sur une page Web: je veux intégrer une page ou un passage pour un usage ultérieur. Je fais quoi? Je l’intègre d’un clic à ma base DevonThink. Et puisque je parle de la version “Pro Office” de DevonThink, permettez-moi de vous donner un dernier cas de figure.

Autant je suis assez organisé avec ma machine, autant je suis quelqu’un de bordélique avec mes papiers (tu vois chérie, je suis lucide de temps en temps). Tant que je reçois un média électronique, je gère, dès que c’est du papier, je perds.

Avec DevonThink Office, il suffit de passer le document au scanner depuis le logiciel, qui va se charger de le transformer au format PDF, et (et c’est là que le programme est tout simplement génial), de reconnaître le texte, afin que vous puissiez effectuer une recherche ultérieurement sur lui.

C’est le rêve pour moi! Je reçois un document physique, de main en main, ou par la poste, vous savez, ce truc qui vous remet des lettres parfois dans la drôle de boîte devant votre maison, je le scanne, et je le mets dans le cornet des vieux papiers à recycler. Je vais vous en dire plus dans la suite à propos de cet article de cette fonction assez intéressante pour un gars comme moi.

DevonThink, l’interface

L’interface de DevonThink est entièrement paramétrable, mais par défaut, elle se présente comme suit:

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  1. la barre d’outils avec les différentes vues possibles (ma préférence va à la vue en équerre;
  2. la barre d’outils et la gestion des fichiers et des dossiers, appelés “groupes” (ouverture, création, mise en groupe);
  3. zone des dossiers de la base;
  4. documents contenus dans le dossier sélectionné
  5. contenu du document sélectionné;
  6. la zone de recherche, dans laquelle vous allez entrer la chaîne à rechercher

    image

  7. le bouton “classer”, qui vous permet d’afficher les dossiers que DevonThink imagine les plus intéressants à vous proposer
  8. le bouton “Voir aussi” qui va vous proposer un certain nombre de documents se rapprochant de celui qui est affiché

Comme je l’ai indiqué en 7, DEVONthink est assez étonnant au niveau du classement de vos notes ou de vos documents.

Vous pouvez bien évidemment choisir dans l’application elle-même de prendre des notes en RTF ou texte pur. Là, vous classerez vos écrits immédiatement dans le bon dossier manuellement.

Mais DEVONthink installe des services, qui permettent, dans toute application Cocoa les supportant, de sélectionner un texte et de le placer dans la base de notre programme. Ce texte sera placé au premier niveau de la hiérarchie. Il suffira alors de le sélectionner et de le glisser si désiré dans le dossier qui devra le recevoir.

Oui, mais ce qui est plus original, c’est qu’au bout de quelques jours d’utilisation, il sera possible de demander à DEVONthink de classer lui-même une sélection au bon endroit. Il le fera en comparant le contenu du fichier avec les documents qu’il a dans sa base et en vous présentant dans un tiroir les dossiers qu’il pense être aptes à la recevoir.

Cela dit, je suis souvent assez déçu des propositions faites, je préfère classer moi-même.

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Ici, DevonThink me propose entre autres le dossier “Fournitures”. Il se trouve que c’était le bon.

En utilisant les mêmes algorithmes j’imagine, le bouton “Voir aussi” vous permet de voir des documents se rapprochant de celui qui est à l’écran. Cela marche étonnamment assez bien. Donc finalement, ce n’est peut-être pas le même algorithme que prévu.

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Les formats reconnus

Les formats reconnus par DevonThink Pro Office et ses petits frères sont les suivants:

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Vous voyez que pas mal de choses sont disponibles!

Personnellement, j’utilise beaucoup la sélection via le menu “Script”, toujours disponible où que l’on soit, pour intégrer des données à ma base DevonThink.

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Ici, une vue partielle du menu script dans Safari. Vous noterez que les possibilités sont nombreuses

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Ici, dans NisusWriter Pro (quel beau programme, l’ai-je déjà écrit?), il faut passer par un sous-menu, très pratique aussi.

Mais il est également possible de passer par les services, quand ils sont supportés par les applications que vous utilisez (ce qui est de plus en plus le cas).

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Les services sont disponibles ici, seules les actions possibles dans la situation actuelle sont disponibles (j’ai un texte pur sélectionné).

Personnellement, un petit raccourci-clavier me ferait bien plaisir. DevonTechnologies me propose un petit programme pour ajouter ce genre de choses au menu Services, mais je n’ai pas réussi à le mettre en oeuvre correctement sur ma machine.

Je trouve dommage que ça ne soit pas disponible à l’intérieur du programme lui-même, tous les autres ou presque le font, même bien moins puissants, pourquoi pas DevonThink alors? Hmm?

Un autre moyen de placer directement au bon endroit une donnée quelconque, c’est de la copier dans le presse-papier, et de faire “passer” la chose via l’icône de DEVONthink Professional Office dans le dock.

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Importez vos documents “papier”

DevonThink Pro Office est doté d’une fonction particulièrement bien réalisée par rapport à la fois aux autres logiciels, mais aussi aux autres déclinaisons familiales: il gère vos documents en papier.

Mais vous allez voir qu’il fait très fort. En effet, vous entrez dans la base vos documents à l’aide de votre scanner préféré, qui n’est pas simplement entré comme une photocopie dans la base, mais au contraire reconnu par un moteur d’OCR signé I.R.I.S, qui lui-même a créé le très bon ReadIris Pro dont j’ai parlé ici.

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Notez que DEVONthink Professional Office est optimisé pour le scanner ScanSnap de Fujitsu, dont Jérôme Fontaine vous a parlé ici.

Cela dit, j’utilise personnellement mon Epson Perfection 2400, qui, s’il est moins performant, suffit largement à un usage occasionnel.

Ce qui est magnifique, c’est qu’alors, vos documents peuvent être intégrés à une recherche! Voyez plutôt.

Je cherche le mot “représentation” (1)

Vous voyez le document “La carte n’est pas le territoire” dans la liste des documents trouvés. Pourquoi donc? Parce que cette entrée contient le mot “représentation” (2). Et comme vous le voyez, il s’agit d’un document papier scanné.

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Attention, vous ne pourrez pas modifier le texte affiché comme s’il sortait d’un vrai programme d’OCR. Ici, la reconnaissance de caractères n’est utilisée que pour indexer les mots, afin de pouvoir les retrouver.

Le fichier numérisé s’affiche, lui, comme une photocopie non modifiable, au format PDF, mais ce qui est extraordinaire, c’est que les mots correspondant à la chaîne cherchée sont mis en surbrillance dans la “photocopie. Je trouve ça dingue moi…

Notez que ces PDF, tout comme les autres fichiers importés (images, documents Word) vont se placer dans un dossier “Files” bien caché dans le “paquet” de la base (dans le Finder, choisir en Control-cliquant sur le fichier “Afficher le contenu du paquet”.

Cette fonction est réellement bien faite. Elle n’implique pas de laborieux “étiquetage” des documents scannés, comme c’est souvent le cas avec d’autres programmes de gestion des documents papier transformés en PDF.

Importation de vos mails

Vous pouvez également choisir d’importer un mail directement depuis votre programme de messagerie.

Vous sélectionnez le ou les message(s), et vous passez par le script dédié dans le menu pour importer l’entier du message (en-tête compris).

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Vous pouvez également importer une boîte complète. En ce cas, DevonThink devient un véritable programme d’archivage de vos mails.

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Les préférences du module de mail

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la fenêtre d’importation

Cela dit, l’import est vraiment très long chez moi, le programme restant bloqué de très longues secondes parfois, l’on ne sait pas pourquoi, sur un message.

Et si le résultat est ma foi réussi au niveau de la présentation…

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... je regrette le fait que la recherche sur les en-têtes ne soit pas toujours possible puisque DevonThink, dans certains cas, n’est pas capable de faire une recherche sur une adresse linkée. Une recherche sur le nom de l’expéditeur par exemple n’aboutit pas toujours, ce qui est pour le moins ennuyeux pour un programme de mail!

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Là, Alexis est trouvé parce qu’il n’est pas qu’émetteur du message, puisqu’il apparaît dans le texte. Bonnefous par contre n’est pas trouvé. C’est embêtant ça…

Il faut absolument que DEVONthink Professional Office progresse sur ce point très précis, pour que je l’utilise comme alternative à Mail ou à MailStewart testé ici.

DEVONthink Professional Office aspirateur de site

DEVONthink Professional Office dispose d’un excellent aspirateur de site.

Voyez plutôt.

Après avoir choisi “Importer un site”, vous tombez sur la fenêtre suivante:

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Entrez simplement la page mère du site que vous voulez copier. Ici, j’ai choisi la page de départ du site DPReview dédiée au Nikon D40.

Lancez l’importation, le gestionnaire vous montre le travail en cours. Dieu que ça va vite!

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Le site est, même hors ligne, entièrement disponible, avec ses boutons, ses menus déroulants et j’en passe.

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Bien entendu, de nombreux paramétrages sont disponibles:

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Il va de soit qu’un site importé devient partie intégrante de la base, et peut être vu avec le lecteur de site intégré à DEVONthink Professional Office.

Une bien belle réalisation, vraiment.

Un import virtuel

Vous pouvez importer réellement des documents dans DEVONthink Professional Office, mais vous pouvez également faire référence à des documents externes, qui resteront donc hors du logiciel, mais qui seront intégrés à une recherche, à l’aide de la commande “Indexer…” du menu “Fichier”.

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Le petit rond bleu avec une vague signifie que le document est externe à la base. Je peux tout de même le lire ici par exemple avec le lecteur PDF intégré.

Retrouver ses données

DEVONthink Professional Office vous permet de retrouver, bien évidemment, vos précieuses données. C’est même la moindre des choses il me semble.

Plusieurs manières de procéder sont proposées.

La première, via la zone de recherche intégrée à la barre d’outils (voir plus haut).

La seconde via un appel standard de type “Pomme-F”, mais n’interviendra alors que dans le document en cours.

La troisième, qui peut dérouter, via un le raccourci-clavier “Commande-Option-F”, ce qui placera simplement le curseur dans le champ de recherche de la barre d’outils.

La quatrième me semble de loin la plus utile, pour les recherches complexes: il vous faudra passer par l’icône du dock, et choisir “Rechercher”.

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Vous obtiendrez alors la fenêtre suivante:

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Elle est tellement bien cette fenêtre, que je ne comprends pas comment DevonTechnologies peut nous permettre de l’atteindre que via le Dock. On a tellement de risques de passer à côté… Des fois, les éditeurs sont tout de même étranges.

Bon, vous pouvez passer par la personnalisation de la barre d’outils, et demander d’intégrer la loupe (l’outil de recherche) dans la barre. Il pourrait y être d’office.

Comme vous le voyez à gauche de la fenêtre, de très nombreuses options sont disponibles.

Toutes les combinaisons ne le sont pas par contre. Ainsi, il ne sera pas possible de faire une recherche “floue” sur une chaîne quelconque de caractères. Par contre, ce sera possible sur un mot complet (option “N’importe quel mot”.

La logique floue trouvera ainsi, si vous tapez “eleve”, tous les documents ou les mots “Elève, élève, Élève” apparaîtront, mais pas les mêmes mots au pluriel par exemple. Et inversement, bien sûr.

Si vous voulez trouver une chaîne quelconque (un ou plusieurs mots, ou une partie de mot), vous choisirez l’option “Phrase”.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton “Orthographe” qui vous montrera la liste des mots approchants dans un tiroir à droite.

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Un clic sur un mot à droite lance la recherche sur ce dernier.

Le bouton “Contexte” trouve les mots dans un rapport contextuel par rapport à celui qui est donné. J’obtiens en fait des mots, toujours dans le tiroir, qui se trouvent dans le même contexte que celui qui est recherché. Pas sûr de bien comprendre à quoi ça sert, mais bon…

En résumé, cette fenêtre de recherche est une véritable plaque tournante du logiciel, puisque depuis un document trouvé, vous pouvez agir directement afin de le révéler, le lancer, ou que sais-je-

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Notez qu’une petite fonction marrante que j’avais décrite dans mon premier article a disparu provisoirement: on pouvait glisser une image dans la zone de recherche, et DevonThink trouvait les images qu’il pensait être semblables. C’était rigolo, mais l’éditeur a pensé que cette fonction n’était pas assez aboutie. Il travaille sur une nouvelle fonction de ce type bien plus élaborée. En attendant, il a préféré laisser ne plus la proposer.

Et puisque j’y suis, je signale que la gestion des images est bien réalisée, avec vue des vignettes et des images, en aperçu ou taille réelle. Les formats RAW sont reconnus (j’imagine s’ils le sont par OSX).

Certaines images RAW ne sont pas orientées correctement, et malgré un script dédié, je ne suis pas parvenu à les retourner.

DEVONthink Professional Office ne peut donc pas remplacer un bon catalogueur. iPhoto, iView (ou son successeur, Expression Media), Photo Mechanic, Aperture ou LightRoom ont encore de beaux jours devant eux et n’ont pas à craindre sur ce point du logiciel testé ici.

Un mode serveur tout simple à mettre en place

Vous pouvez mettre une de vos bases de données (oui, DEVONthink Professional Office peut créer plusieurs bases, sauvegardables là où vous le désirez) à disposition pour une recherche en un simple clic.

Il suffit de passer par la fenêtre des préférences et de cliquer sur lancer. À ce moment, un lien apparaît, que vous pouvez donner à votre réseau Bonjour.

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Pour mettre une base sur le net, il faudra remplir les autres champs. Je ne l’ai pas essayé moi-même

Il suffit d’entrer ce lien dans un navigateur quelconque et:

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En conclusion

DEVONthink Professional Office est un programme touffu, d’une puissance extrême, et reste néanmoins simple d’emploi. Il m’est impossible de vous montrer toutes ses fonctions.

Malgré sa puissance, il se lance en quelques secondes, se montre très rapide, efficace dans son domaine, dès qu’il s’agit de chercher une donnée de type chaîne de caractères.

Je n’ai jamais perdu la moindre donnée avec ce programme, je tiens vraiment à le préciser. De plus, des outils de réparation de bases sont inclus avec le logiciel, au cas où. Je n’ai jamais eu à les utiliser.

J’aurais apprécié une fonction catalogage d’images un peu plus poussée, mais bon, de toute manière, en ce qui me concerne, même si c’était le cas, j’utiliserais un catalogueur spécialisé, alors…

Comme je l’ai écrit plus haut, DevonThink existe en plusieurs déclinaisons. À vous de voir laquelle vous convient le mieux.

Pour moi, la gestion des papiers est importante, donc la Pro Office m’est nécessaire. Vous peut-être pas, je vous laisse bien entendu juge de vos besoins, sachant que la version la moins onéreuse vous reviendra 39.95 $, et la plus chère 149.95 $.

Il y a même une version basique, DevonNote, disponible pour 19 $.

Rappelez-vous que le comparatif entre ces versions est disponible ici.

Vous pouvez bien évidemment tester vous-même DevonNote ou les différents DevonThink en les téléchargeant en version démo ici.

39 commentaires
1)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 06:26
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Ah ben voilà que j’avais oublié de mettre l’article sur “définitif”.

Je ne vois cela que ce matin, désolé du retard…

2)
jibu
, le 25.05.2007 à 06:47
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Merci pour ce test François.

N’est-il pas un peu risquer de laisser toutes nos données importantes dans les bras musclés d’un logiciel propriétaire avec tous les risques que cela comportent surtout de la part d’un petit éditeur. Un avantage par exemple pour la gestion du papier serait de scanner avec ocr puis de laissé le fichier dans un coin afin qu’il soit trouvable par spotlight.

Concernant le scanner de Fujitsu, il est vendu sur l’applestore avec readiris 11 en bundle, on le trouve également chez Nextway mais avec acrobat 7, le prix est identique, 750.- chf. Je suis interrressé par ce scanner qui apparement est seul sur ce marché, mais vers quel version pencher??

3)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 08:01
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jibu, le PDF est toujours disponible, situé dans le “paquet” de DevonThink.

Les données sont exportables par simple glisser-déposer sur le bureau.

Selon moi, il n’y a pas de risque!

4)
Crifan
, le 25.05.2007 à 08:04
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Merci pour ce test, François.

J’utilise personnellement DevonThink pour me constituer une base avec l’ensemble des notes que je prends dans le cadre de mes cours. Ces dernières sont saisies sous forme de schémas heuristiques (j’utilisais Novamind, puis je suis passé à MindManager). Je dois les transformer en pdf avant de les intégrer à DevonThink. Ce que je trouve génial, c’est que je peux me référer facilement à ces notes pour les travaux demandés dans les autres cours. Sans ce type de gestion, je ne remettrais jamais le nez dans d’anciennes notes… Ce qui est encore plus génial, c’est que, d’après certaines recherches sur la mémoire (Buzan, T. (98). Une tête bien faite), on mémorise mieux quand on relit ses notes deux ou trois fois à intervalles irréguliers. Bref : pas seulement classer, mais apprendre…

7)
Cyril Druesne
, le 25.05.2007 à 08:32
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Bonjour à tous,

J’utilise Yojimbo, et il y a une chose que j’apprécie beaucoup : la synchronisation des notes via dotmac, et en utilisant les SyncServives de surcroît (contrairement à StickyBrain, mais cela a peut-être changé depuis SohoNotes). À priori, je ne vois pas de solution pour synchroniser une base de données DevonThink entre deux Mac distants. Quelqu’un pourrait-il infirmer (j’espère !) ?

En vous remerciant par avance,

Cyril.

8)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 09:56
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Cyril, j’ai écrit à l’auteur parce que tout soudain j’ai un doute, n’utilisant jamais ce type de synchronisation. Avec Soho, ça foutait un bronx pas possible.

J’aurai la réponse dans quelques minutes, quelques heures à tout péter.

MAJ: ah ben zut non, je viens de recevoir un message automatique, il est en vacances jusqu’à mardi.

Crifan: tu peux réduire le nombre de niveaux, mais si tu ne le fais pas, j’ai bien l’impression que ça va à fond les pépins. Donc c’est pour ça qu’il ne faudrait pas aspirer DPreview par exemple, mais plutôt le test d’un appareil sur le même site.

9)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 09:57
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Crifan toujours…

En fait, si tu gardais tes documents MindManager en format source, sans passer par un PDF, Spotlight ne les verrait pas?

10)
Olympe
, le 25.05.2007 à 10:53
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Allez voir du côté de Journler. Je l’utilise depuis sa première version et la dernière est franchement bien et recommandable ;-) Uniquement pour Tiger, la version Panthère est nulle. http://journler.com

11)
Filou53
, le 25.05.2007 à 12:51
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Je trouve aussi que Journler est très bon. Il évolue vite et n’est pas trop cher (en fait, à titre privé, c’est un donationware). J’avais longtemps lorgné du côté de DevonThink mais le prix m’a arrêté (les versions light ne me convenaient pas). Et ce qui me fait toujours peu avec ce genre de logiciels c’est qu’on tombe vite dans la spirale infernale des mises à jour payantes régulières… Ceci dit, chapeau pour le test.

12)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 13:17
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Pas mal ce journler, en effet. Mais il ne gère pas les documents papier. Cela dit, sans cette fonction, je le trouve particulièrement bien réalisé, faut avouer.

13)
janpyer
, le 25.05.2007 à 15:01
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Voici a peu près 1 an que j’utilise DevonThink Pro pour classer la plupart de mes documents. Cuk à son son dossier , dans lequel j’y glisse les articles que je souhaite consulter plus tard. Celui-ci ira rejoindre ces petits camarades. J’ai essayé d’autres applications , mais aucune d’entre elles ne m’a convancu de l’adopter.

Merci pour ce test

14)
Filou53
, le 25.05.2007 à 18:26
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François, est-ce que en terme de volume occupé, cela ne pèse pas un peu lourd ? D’autant que, a priori, tu as finalement une partie de tes documents en double: dans tes fichiers classiques et dans la base Devon… Maintenant, tu me diras qu’avec les disques disponibles, on peut voir venir !

15)
François Cuneo
, le 25.05.2007 à 22:04
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janpyer, la plupart des docs que je garde dans DT sont soit des papiers scannés, soit des documents texte. Les papiers scannés prennent de la place. Pas les documents de texte.

Les pages Web ne sont conservées qu’à un exemplaire, donc finalement, pas tant de place que ça…

Filou53, honoré de voir que tu as un dossier Cuk.ch!:-)

16)
Jen
, le 25.05.2007 à 22:26
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Bonsoir! Ceci est mon premier commentaire sur Cuk que je lis avec attention depuis bientot 3ans (déjà!). Tout d’abord, merci pour tous ces tests et articles qui m’ont permis de découvrir le mac et surtout tous ces merveilleux logiciels…

J’utilise Devon depuis plus de 2 ans, je suis passée de la version pro à la version office en décembre l’année dernière et je confirme que ce logiciel a réellement quelque chose en plus!

Personnellement, je me suis équipée d’un scansnap, et les 2 ensemble, c’est de la bombe! Mon boulot nécessite la conservation de tous courriers, et j’avoue que scanner/indexer/classer tous ces documents en quelques clics est réellement un plus.

Je voulais simplement répondre à jibu qui s’interroge sur le type de scansnap à acheter: la promo actuelle comprend le scanner lui meme, qui est toujours livré avec adobe 7 standard (non UB) et readiris. C’est cette offre là qu’il faut prendre (celle de l’apple store d’ailleurs)

Néanmoins, la reconnaissance de readiris dans devon est bluffante. A l’heure actuelle, je passe très rarement par readiris lui même (sauf document complexe). En prenant le document indexé, il suffit de l’ouvrir dans acrobat, un pomme C/pomme V dans un éditeur de texte, franchement, quel bonheur!

J’espère ne pas avoir été trop longue…

17)
XXé
, le 26.05.2007 à 01:55
[modifier]

Commentaire 15 : janpyer ? Filou53 ? Fatigué, François ? :-)

Mais merci pour ce test, très intéressant ce Devon. Surtout cette fonction de reconnaissance ! Faut juste que je vois de plus près cette histoire de partage en réseau. Il faut donc obligatoirement passer par un navigateur ? C’est donc limité à la recherche ? Même en réseau local ? À vérifier… J’attends aussi avec impatience la réponse de l’éditeur, sur la synchro…

Didier

PS1 : bienvenue, Jen. Merci pour tes infos :-)

PS2 : Grrr, ces retours à la ligne ! Mais y a donc que moi que ça ennerf’ ? :-)

18)
François Cuneo
, le 26.05.2007 à 09:09
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non XXé, ça énerve tout le monde.

L’auteur de Textile l’a changé, a créé semble-t-il une nouvelle version, mais semble tarder à la finaliser.

Ces retours à la ligne dont tu parles seraient interprétés autrement.

Et oui, le réseau passe par un navigateur. Et non, comme il est en vacances, je n’ai pas de nouvelles de l’auteur. Dès que j’en ai, je te dis.

Et je ne comprends pas, en commentaire 15, j’ai fait des fautes?

Jen: d’abord, content de voir une commentatrice si j’ai bien compris la fin du message. Et merci de ces précisions. Il me fait bien envie ce snapscan, mais il est vraiment très cher. Pour ce que j’en fais, je crois sage de rester au petit Epson en ma possession.

19)
XXé
, le 26.05.2007 à 10:42
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non XXé, ça énerve tout le monde.

Ouf ! Je me sens moins seul tout d’un coup ! ;-)

Et non, comme il est en vacances, je n’ai pas de nouvelles de l’auteur. Dès que j’en ai, je te dis.

Oui oui, j’avais bien compris :-) En fait, si on pouvait partager la base de données, ce serait vraiment génial. C’est d’ailleurs vrai aussi pour un tas d’autres logiciels, à commencer par Mail par exemple. Mais en ce qui concerne un logiciel du type de DevonThink, cette fonctionnalité (me) serait vraiment utile.

Et je ne comprends pas, en commentaire 15, j’ai fait des fautes?

Euh, des fautes non ! Mais une inversion d’auteurs ?… Ou alors, il faut d’urgence que je me soigne ! :-)

Il me fait bien envie ce snapscan, mais il est vraiment très cher.

Ben, je me fais la même réflexion… Si on envisageait un achat groupé, quelqu’un peut avoir des réductions dans ce cas ?…

PS : un smiley ;-) à ajouter après le “y en a que pour lui” du nom de l’auteur de la dernière citation, car si je le mets directement dedans, ça veut pô ! Décidément, Textile se froisse pour un rien… :-p

20)
J-C
, le 26.05.2007 à 13:40
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Merci François pour ce test, très convaincant!

”… Notez que DEVONthink Professional Office est optimisé pour le scanner ScanSnap de Fujitsu, dont Jérôme Fontaine vous a parlé… “

Mais qui est ce Jérôme?

;-)

;-)

21)
Jen
, le 26.05.2007 à 14:02
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Cuk> Merci et oui oui, je suis bien une fille…!

Pour ce qui est du partage de la base de Devon, ce n’est possible que par un navigateur et ce n’est pas très souple: lecture seule par exemple, et cela ne permet de partager que si la base est ouverte sur l’ordinateur (et donc l’ordi allumé)…par contre la recherche est tout aussi convainquante, avec affichage ou téléchargement du document recherché (il existe d’ailleurs un widget).

Néanmoins, pour une vraie base à partager, faut plutôt se tourner vers Filemaker, mais là, ce n’est pas forcément aussi simple!

Il est vrai que le scansnap est cher et c’est un sacré investissement. Personnellement, c’est à titre professionnel, ce qui rend la pilule moins difficile à avaler…J’ai eu beaucoup de remords de l’avoir acheté pendant la première heure après réception… Quand j’ai scanné 5 ans de cours et de schémas en moins d’une après midi, je me suis dit que finalement, y’avait pas de remords à se simplifier la vie!

22)
Laplume
, le 26.05.2007 à 14:52
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Je me joins à tous les remerciements, François. Si seulement les revues Mac voulaient bien en prendre de la graine. Ces tests, c’est de la balle ! Personnellement, j’utilise Yijimbo (pour sa synchronisation entre mes macs (via .Mac) et Notes pour son service Flashnote bien pratique. Mais la synchro. Mac ne fonctionne pas très bien. Une nouvelle version vient de sortir, qui permet de piloter un scanner. Au fait, il est très rapide, Soho Notes, sur mon PowerBook G4. Bizarre, cette lenteur chez François. Serait-ce qu’il a deux millions de notes à gérer ? Mais ni Yojimbo ni Soho Notes ne sont traduits en français, ce qui est le cas de DevonThink. Je vais saisir l’occasion de cet article pour le tester. Merci encore, François. Quel bonheur de lire Cuk !

23)
XXé
, le 26.05.2007 à 15:11
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oui oui, je suis bien une fille…!

Ben… Avec la dernière phrase de ton commentaire (“J’espère ne pas avoir été trop longue…”), ça semblait clair ! ;-)

Pour ce qui est du partage, avoir l’ordi “serveur” tout le temps allumé c’est pas un prob, c’est le cas chez moi, pour cause d’usage professionnel d’une base 4D, entre autres.

Par contre, que Devon ne soit pas vraiment partageable est plus gênant. Utiliser Filemaker, dis-tu ? C’est ce que je fais actuellement. En fait pas Filemaker mais 4D. Mais avant d’arriver à reproduire toutes les fonctionnalités d’un DevonThink, il va s’écouler beaucoup d’articles sur Cuk… D’où l’intérêt de logiciels comme Devon mais aucun ne gère, à ma connaissance, le multiposte.

Autre système que j’utilise actuellement avec une petite base MacJournal : se contraindre à n’effectuer les modifs que sur une machine (le serveur) et gérer une synchro des donnés pour consultation sur les autres postes (clients). Dans cette config, Devon paraît plus simple puisqu’il propose l’accès en consultation via un navigateur. À tester…

Autre souci concernant le scanner : le ScanSnap S500M ne permet que l’introduction de de documents ? On fait comment avec un livre par exemple ? On arrache les pages ? :-)

Didier

24)
jibu
, le 26.05.2007 à 15:48
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merci Jen,

J’attendais impatiement quelques commentaires sur ce scanner. merci aussi pour les précisions quand eux 2 versions possible.

Le seul truc qui me retiens un peu (si ce n’est le prix) c’est qu’on ne peut pas scanner à plat…

26)
JCerome
, le 26.05.2007 à 17:30
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désolé, mon premier commentaire est un râté…

Bravo pour ce test et les nombreux articles intéressants de ce site. Je vois ainsi l’occasion de tester DevonThink. Mais pour moi, l’absence (apparente… avant confirmation) de synchronisation entre deux ordinateurs par .mac est une grosse lacune.

Personnellement, j’utilise SOHO Notes qui fonctionne particulièrement bien. Pas de soucis au lancement non plus. J’y verrais bien quelques améliorations mais le fait de pouvoir effectuer une recherche dans la barre de menu, et ce très rapidement et facilement est très efficace.

Aujourd’hui, SOHO Notes vient d’être upgradé et voici l’ajoût des nouvelles fonctions : – dossiers intelligents – possibilité d’ajoûter des docs scannés dans la bsd – nouveau codage pour la protection des notes – personnalisation des formulaires – on peut désormais ajoûter des mots clés aux notes – personnalisation des icônes

ça fait donc une sacré évolution, vendue $25 tout de même. Qu’en pensez-vous ?

27)
Jen
, le 26.05.2007 à 18:30
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C’est sûr que l’absence de scanner à plat pour ce prix est un peu dur à avaler. D’un autre coté l’encombrement ne le permet pas! Et en cherchant bien les scanners epson à plat avec chargeur sont plus à hauteur de 700 euros et plus pour du recto verso. L’un dans l’autre…

J’ai un multifonction MP 760 qui a un chargeur de document et scanne donc “en masse” en recto simple. D’une part, non reconnu par Devon (uniquement à plat mais pas le chargeur), beaucoup plus lent et le recto simple est très vite insupportable quand on scanne une revue par exemple (quoiqu’avec un automator de numérotation, on s’en sort!). Finalement, j’ai opté pour un multifonction sans chargeur pour le scanner à plat des photos/diapo et livres, chez moi, bien plus occasionnel… Par contre attention, le Scansnap n’est pas bon pour les photos.. ;-)

28)
Mirou
, le 26.05.2007 à 18:59
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Hum moi j’ai quand même une question. Ca fait deux jours que j’ai installé Devon personnal et Yojimbo, pour comparer. Mais en somme, c’est juste une forme de finder amélioré ?

Si j’ai une info à garder, je la note dans un doc txt ou autre, ou si j’ai un pdf je le met ou je veux et je le retrouve par spotlight ? Non ?

29)
François Cuneo
, le 26.05.2007 à 22:16
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Mirou, avec DT, c’est tellement plus vite classé. Et tu copies tout ce qui te passe sous la main ou sous l’oeil dans la base en un clin d’oeil.

Jen, merci pour tes précisions.

JCerome, la nouvelle version de Soho scanne les documents, mais ne les reconnaît pas via l’OCR, la différence est tout simplement énorme.

Et merci à tous pour vos compliments. Ce test de DT me stressait depuis des semaines, je ne sais pas pourquoi. Je suis content de l’avoir terminé.

30)
lyonelk
, le 26.05.2007 à 22:42
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Bonjour, Personnellement dans le style “Post-It”, récupération et classement de données, je suis entièrement satisfait de NoteBook de Circus Ponies (http://www.circusponies.com/) Comme François, j’en ai usé (et abusé) de ces logiciels de prise de notes : StickyBrain -> SohoNotes (une daube à voir et une politique détestable, à lire : http://leblogcafe.ch/blogcafe/?s=SohoNotes), Yojimbo (http://leblogcafe.ch/blogcafe/2006/03/01/yojimbo/), MacJournal, NoteTaker/NoteShare, DevonThink (toutes les versions). Mais celui que j’utilise le plus, c’est NoteBook.

D’abord, il utilise les Services d’Apple et le Doc pour nous permettre de récupérer des données issues d’autres programmes ou depuis Safari. Lors de la récupération via les services de “clipping”, il permet de déterminer dans quel fichier/base effectuer la récupération, mais également dans quel dossier/page prédéterminé. De plus, lors de la récupération de la page, une fenêtre permet aussi de toiletter (si on le souhaite) la récupération (texte/image) et on peut directement annoté si on le souhaite la page ou l’extrait récupéré avant de le transférer à NoteBook. Si le fichier n’est pas ouvert, aucun problème il l’ouvrira lors de la récupération !

Ensuite, comparativement à DevonThink, il est véritable multi-fichiers (qui ont les caractéristiques d’une base de données et notamment l’indexation). En effet, DevonThink Pro et Office permettent de créers plusieurs bases de données, mais une seule peut être ouverte à la fois ce qui est regrettable. NoteBook est également très souple dans sa gestion et du déplacement du contenu. Contrairement aux autres qui sont basés sur le principe de mail, NoteBook reprend la métaphore de nos cahiers à spirale (mais boosté par les possibilités du numérique). Graphiquement, c’est intéressant, car l’impression est donnée d’écrire dans un cahier.

Par ailleurs, il a des potentialités de gérer des (petits) projets et de transférer les actions (échéances) dans votre calendrier iCal. Des annotations vocales sont permises pour accompagner une page. Il est possible d’encrypter les données d’un fichier. J’ajoute qu’il est possible d’envoyer une page vers votre iPod.

De plus, il est capable de récupérer directement les images d’un appareil de photo numérique ou d’un scanner pour autant que celui-ci interagisse avec “Capture” (notamment le cas des scanners Epson, mais pas mon tout-en-un HP.

Enfin, la dernière fonction que j’apprécie, c’est sa possibilité de transformer votre fichier en site web. La publication via ftp ou sur .mac peut être effectuée directement via NoteBook sans passer par un logiciel tiers. Après NoteBook est en mesure de faire la mise à jour en ligne. Très utile dans le domaine de l’éducation. Pour un exemple : http://lyonelkaufmann.ch/histoire/historiographie_sujets/index.html

Voilà…

31)
Filou53
, le 27.05.2007 à 22:45
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bq%Laplume%. Je me joins à tous les remerciements, François. Si seulement les revues Mac voulaient bien en prendre de la graine. Ces tests, c’est de la balle ! Personnellement, j’utilise Yijimbo (pour sa synchronisation entre mes macs (via .Mac) et Notes pour son service Flashnote bien pratique. Mais la synchro. Mac ne fonctionne pas très bien. %% (ce qui précède aurait dû être une citation mais apparemment, j’ai foiré! Sorry) . C’est un aspect qui m’avait aussi intéressé. Mais vu la lenteur épouvantable de .Mac, je me vois mal synchroniser de gros volumes de cette manière !

32)
Filou53
, le 28.05.2007 à 21:14
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Encore moi ;-) Est-ce la fonction aspirateur de site permet de mettre à jour un site précédemment aspiré ?

34)
al1
, le 29.05.2007 à 17:52
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Excellent test, François, tu m’as convaincu !

Pour ma part j’utilise jusqu’alors Mail. Hé oui ! Un copier-coller, un lien sur un site web, et je m’envoie un message si je suis au boulot, ou je le garde dans les brouillons chez moi.

Il faut dire aussi que j’utilise une astuce hyper pratique pour envoyer un lien :

Dans la barre des signets de Safari, j’ai fait un bouton ”@” qui consiste en un javascript :

javascript:location.href=’mailto:coller_ici_votre_adresse?SUBJECT=’document.title‘&BODY=’+escape(location.href)

(ami lecteur, juste-fais-le, un copier-coller et hop!)

En un clic, j’envoie un message à un destinataire présélectionné, avec pour objet le titre de la page et dans le corps le lien en question. Je l’utilise au moins trois fois par jour.

Mais j’avoue que pouvoir scanner des documents pour les retrouver aussi simplement, c’est très séduisant. Je suis comme toi, j’aimerai pouvoir être aussi bien organisé dans la vie de tous les jours que devant mon mac !

Je suis aussi très interressé par l’idée de partager une base sur internet, alors tiens nous au courant !

35)
Olivier
, le 01.06.2007 à 19:44
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Bonjour,

J’utilisais jusqu’alors SohoNotes qui ne me satisfait pas trop. Les recherches fonctionnent mal, il est lent, consomme de la CPU, mais les notes se synchronisent avec mon Palm. Du coup, j’ai testé Devon Think pour voir, et c’est vraiment beaucoup plus rapide… Je vais tester une par une les versions pour voir sur laquelle je jette mon dévolu… Je ne comprends pas trop l’histoire des scanners. Avec un scanner Epson à plat, cela fonctionne-t-il ?

36)
creatix
, le 09.01.2008 à 20:47
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salut, Je ne voie pas l’intérêt de ce programme, yojimbo à la rigueur pour prendre des notes de coté oui mais bon une usine a gaz :s dans l’exemple numéro 3 au début “je suis sur une page Web: je veux intégrer une page ou un passage pour un usage ultérieur.” Moi je fait un commentaire dans pages ^ donc pas besoin de ton programme pour moi… âpres pour regroupé les documents je passe par le finder moi je fait un dossier et rouler jeunesse ^ pas besoin de scanner ou d’ocr j’importe pas de papier en plus si j’ai bien comprit il faut lancer le programme pour la bibliothèque? donc bon :/

non j’ai beau chercher je ne voie pas l’intérêt de ce programme, pourtant je cherche, ces petites fonctions peuvent étre sympa mais bon je sais pas :s Yojimbo remplie la seul tache qui vraiment peut etre vraiment pratique c’est la gestion des notes ^^, les fichiers centraliser on peut faire pareil dans le finder avec des vraie dossier et apres pour l’importation avec ocr au pire un logiciel indépendant peut sûrement le faire :/

non mais j’aimerai comprendre…

38)
creatix
, le 12.01.2008 à 16:16
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ba je ne comprend pas le but du programme :/ ok l’on peut mettre des notes, des mémos mais après pour le reste, l’ocr par exemple, ok c’est peut être utilise de temps en temps mais bon on peut passer par un logiciel tiers Pour l’organisation par dossier “virtuel” la je comprend pas pourquoi ne pas faire les dossier dans le finder tout simplement car la on dépend du programme…. les alias sa marche trés bien aussi… Mon raisonnement est juste ou quelque chose cloche ?

39)
zapata2
, le 06.02.2009 à 08:34
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Je découvre depuis peu ce fabuleux logiciel DevonThink Pro Office, et cet article bien détaillé. j’ai encore beaucoup à découvrir, une chose me gêne, la sauvegarde, je n’ai pas encore trouvé comment en faire une automatique, je dois penser à passer par le script exporter/sauvegarde journalière. je pense qu’un logiciel aussi abouti doit bien avoir intégré cet automatisme. Merci de votre aide.