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Basecamp, la gestion de projet collaborative

Je suis développeur web indépendant et en tant que telle je travaille souvent pour des clients qui peuvent se trouver de l'autre côté du monde. Le travail à distance et de chez soit est très agréable mais il n'est pas toujours aussi aisé de collaborer. Il faut absolument que toute l'information nécessaire au travail soit disponible à tous.

Pour la simple communication au sein du projet, le moyen le plus évident est encore le email. Le email est une sacrée invention, une réussite géniale. Si seulement l'état avait pensé à taxer l'envoi de emails... une mane ! Mais c'est un peu le problème aussi des emails, leur profusions. Sur un projet moyen de 2 mois, on en arrive en moyenne à quelque chose comme 150 emails. Mais dans notre boite aux lettres on a aussi nos email persos, peut-être d'autres projets... On est beaucoup à en recevoir des dizaines voir 100 ou 200 par jour.

Dans ces conditions la gestion de projet est difficile. C'est le postulat de départ de Basecamp : le meilleur moyen de communiquer est encore le email mais on en reçoit trop des emails. Retrouver des infos dans un email d'il y a tout just un mois est parfois coûteux en temps. Basecamp propose pour remédier à ça un fil de discussion ouvert qui se présente comme un blog sur lequel tous les inscrits au projet peuvent travailler.

Basecamp propose uniquement quelques outils simples pour une gestion de projet : des milestones, des listes, des writeboards, un gestionnaire de fichiers, une recherche approfondie...

Basecamp est le premier logiciel en ligne de 37signals (dont je vous ai déjà présenté Backpack). Je vous avez déjà donné leur slogan Less Software. Faire des logiciels plus simples, plus essentiels. Et Basecamp est bien un des gestionnaires de projets les plus simple qu'il soit. Je préfère l'annoncer tout de suite : ce gestionnaire de projet ne peut pas être le bon pour tous le monde, il ne convient pas à toutes les situations. Mais c'est un outils de collaboration remarquable.

Attention ! Je rapelle que Basecamp - comme tous les produits 37signals - n'est que en anglais !

Communication et collaboration

Lorsque l'on entreprend un projet à plusieurs un des grands facteurs de problèmes est donc la communication. La communication peut être interne (entre les membres d'une équipe de travail) ou externe (avec des clients notamment). 

Dans Basecamp vous communiquez avec tous le monde. Vos clients peuvent suivre le projet en direct, et en interne, tout le monde a les dernières infos, les derniers fichiers (on peut uploader des fichiers) et les dernières tâches à réaliser.

En arrivant sur un projet (on peut avoir plusieurs projet ; en arrivant sur basecamp on crée d'abord un projet, je passe cette étape, il n'y rien de particuler à dire) voici les rubriques proposées :

("Test de Basecamp" est le nom de mon projet et Paton c'est le nom de mon compte basecamp pour faire le test... à cette place on mettra plutôt le nom de son entreprise. À ce propos, les couleurs sont personnalisables et il est possible d'uploader son logo qui sera affiché sur toutes les pages)

Pour la communication ce qui va nous intéresser le plus c'est les "Messages".

En début de page nous avons la rubrique (ici pas de rubrique mais tous les messages) et un lien pour poster un nouveau message. Puis une liste de message

Cela ressemble méchamment à un blog... Vous saurez certainement tous reconnaître les particularités du message de blog : au début la date (ici "today" en jaune), le titre, le corps du message, puis en dessous l'auteur du message, la catégorie, un lien pour éditer et un pour poster un commentaire.

Lorsqu'il s'agit de poster un message il y une petite différence pourtant :

On peut signaler aux participant du projet ce nouveau message. Ici on a trois entreprises: "la mienne" : Paton (qui n'est autre que mon nom de famille pour l'exemple), Entreprise #1 et Entreprise #2 (aussi créées pour l'exemple). Chaque entreprise a ses participants au projet propres. 

Vous remarquerez aussi en dessous du message une petite case "Make this message private" On peut en effet rendre un message visible que pour l'équipe interne au projet (en l'occurence à tous les membres de Paton, c'est-à-dire moi :-) .

Il sera possible d'envoyer ce genre de notification un peu partout dans l'application.

Vous allez me dire que l'on fini bel et bien par envoyer un email... oui certes. Mais en réalité on envoie qu'une notification qui pourra immédiatement être supprimée de sa boîte. En revanche le message en lui même restera bien visible et par tout le monde. On pourra se retourner vers ce message sans difficulté.

To-Do, Milestones, Writeboard, Chat

Les To-dos:

On a déjà vu les To-do dans Backpack. La seule différence ici étant qu'il est possible d'assigner à quelqu'un ou à un groupe un tâche et que l'on peut créer des listes privées.

Les milestones:

Il s'agit d'un agenda sur lequel on va poser des dates limites ou des périodes de travail. Un milestone est une tâche que l'on doit obligatoirement assigner à quelqu'un ou à un groupe de travail. Une petite vue calendrier permet de voir ce qui arrive dans les 14 prochains jours.

Ca n'est pas un affichage très excitant mais c'est très lisible et c'est ce qui importe. Ca n'est pas la partie de l'application dont je me sert le plus. Mais il est rare que dans un projet il n'y ait pas une ou deux dates limites à poser clairement. Dans des groupes de travail à plusieurs en revanche ce genre fonctionnalité semble bien utile.

Les Writeboards:

Je les avais présentés pour Backpack et c'est la même fonctionnalité ici : un éditeur de texte basique collaboratif et versionné. Je m'en sert un plus qu'avec Backpack à vrai dire. Pour un projet de site web par exemple on va mettre là les textes qui vont apparaître sur le site. Ainsi le travail de rédaction est partagé par le client et moi-même. Le client va en génral poster une version. Pour que ça intègre mieux le site ou pour que ce soit plus clair dans le contexte par exemple, je vais modifier le texte et le client pourra aisément voir les modifications que j'ai pu apporter à son texte.

Le Chat :

En fait il n'y a pas de chat intégré à Basecamp à l'origine. L'onglet chat est un ajout récent. Si l'on a un compte Campfire - qui est l'application de chat instantané de 37signals - on peut lier à son projet dans Basecamp une salle de conversation dans Campfire. Je passerais en revue Campfire dans un prochain article.

Dashboard et Overview

L'Overview n'est autre qu'une vue d'ensemble sur le projet. On tombe sur cette page en arrivant sur le site. Dessus il y a une vue du calendrier sur les 14 prochains jours, en rouge au dessus il y un milestone en retard et en dessous on voit une liste de l'activité du projet. A chaque nouvelle liste, à chaque nouveau milestone ou message, à la moindre activité, un ligne est ajoutée ici. Il est ainsi facile de voir tout ce qui s'est passé récemment en une fois.

Sur cette page vous trouverez un flux RSS pour suivre l'activité du projet plus facilement.

Le dashboard est un super Overview où l'on peut voir tous ces projets et leur activité. Dans cette partie de gestion de projet, il est également possible de regarder l'ensemble des to-dos ou des milestones de ses projets séparément.

Conclusion

Basecamp est limité en nombre de projets ouverts, au niveau des Mo de fichiers uploadés sur le site et en fonctions annexes (ex.: SSL) mais pas en nombres de personnes. Un essai gratuit et illimité en termes de temps est proposé : il ne sera en revanche pas possible d'uploader des fichiers ou d'ouvrir plus d'un projet à la fois.

Vous trouverez l'ensemble des tarifs et le moyen d'ouvrir un compte gratuit ici.

Je travaille actuellement avec une entreprise américaine sur un projet relativement important et nous ne communiquons presque que par Basecamp. Nous utilisons un peu de messagerie instantané mais nous ne nous envoyons jamais de emails et ça se passe très bien !

12 commentaires
3)
quark
, le 20.07.2006 à 11:07
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[quote=]Si seulement l’état avait pensé à taxer l’envoi de emails… une mane ![/quote]

Quand je lis des trucs pareils, ça me fout vraiment les boules.

Je dis rien pour le test, bien fourni, gros effort, sûrement très intéressant pour plein de monde, mais cette petite phrase assassine en introduction, c’est dur. AMHA…

Edit: oupss, pardon, c’est HS, j’aurais dû poster ça sur le forum…

4)
Arnaud
, le 20.07.2006 à 11:27
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Voici un article très intéressant car nous nous posons actuellement le même genre de question concernant l’usage des courriels et surtout le partage de fichiers (que l’article effleure trop succinctement d’ailleurs). Ce qui serait vraiment intéressant, ce serait un outil similaire mais qui permettrait en plus la gestion des versions des différents documents échangés, un peu à la CVS en développement logiciel…

Arnaud

6)
Robin
, le 20.07.2006 à 13:09
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Merci JMO pour ce lien. Je vais de ce pas l’installer pour y jeter un oeil…

Ouaah, installation faîte en un tour de main, jolie interface. Je confirme, Merci JMO pour ce lien !

7)
alec6
, le 20.07.2006 à 13:31
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Ouhai ! super petit logiciel et merci au passage de nous le faire découvrir !
Le plus dur reste à faire, convaincre ses clients de l’utiliser. J’imagine que c’est plus aisé dans les milieux techniques, mais dans le domaine artistique… mazette ! L’ordinateur a encore du mal à passer pour certains… alors, la « gestion de projets collaborative » n’est pas pour demain !

Alexis, jamais content !

8)
nlex
, le 20.07.2006 à 13:39
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en effet tres interessant mais je pense que beaucoup de gens refuseront de participer à ce genre d’organisation, ne serait parceque justement ça demande aux gens de prendre leur part de responsabilité dans un projet et de traquer les goulots d’etranglement…

9)
Nicolas Paton
, le 21.07.2006 à 02:24
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quark: Je ne comprends pas ?? Qu’ai-je dit ? J’espère que tu n’as pas imaginé que je pense que l’état devrait taxer les emails ? C’était un trait d’humour face à la proposition de Bill Gates de taxer l’envoie d’email à l’échelle planétaire pour supprimer le spam.

Arnaud: oui, c’est sûr ça peut-être très intéressant. Je ne sais pas si ActiveCollab offre ce genre de possibilité, à vérifier. L’esprit de Basecamp est de rester simple et rentrer un minimum dans des cas précis (par ex. de la collaboration autour de la programation).

KMO: merci pour le lien, je ne connaissais pas ! Le logiciel a l’air pas mal du tout ! Pas le temps de l’installer mais j’essaierais à l’occasion. Il faut voir en revanche que le public à qui cela s’adresse n’est pas identique. Basecamp permet de se mettre au travail immédiatement, sans soucis et surtout sans connaissances techniques pour les groupes de travail qui ne travaillent pas en informatique :)

nlex: héhé, j’ai connu ça aussi, je vois ce que tu veux dire… Avoir un outil de collaboration modifie définitivement les habitudes de travail en groupe. Et nombreux sont les groupes de travail qui ne peuvent pas s’adater à ce genre d’usages.

10)
ptit tom
, le 21.07.2006 à 08:46
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Merci aussi pour l’article, j’avais déjà jeté un oeil là dessus en mon temps, mais votre « test » m’a permis de m’y replonger…

et ça me plaît bien. Je m’explique:
nous devons changer, dans ma boîte (15 personnes sur 2 sites), de système d’information. Mise en place d’un groupware, de synchronisation, tout ça… J’ai écrit le cahier des charges il y a 4 mois. Et on retarde, on retarde, on retarde….
Comme j’ai de plus en plus de doutes sur le changement de serveur, Basecamp permettrait de répondre à un des deux principaux problèmes de notre boîte: la gestion de projet.
Manque le second, la synchronisation ordinateur/serveur, mais après tout ça peut se faire à part…

Des défauts quand même, du moins par rapport à notre utilisation:
*pas d’accès hors ligne. Et oui, c’est gênant si on veut s’en servir loin d’internet (ça nous arrive), notamment des fichiers mis dessus.
*pas de synchronisation avec outlook. Celle-là me gênerait pas si j’étais pas sur pc, mais je ne pense pas pouvoir simplement mentionner Sunbird ou quelque logiciel lisant le format iCal… Or, sans cela, nous n’avons pas possibilité de transmettre ces infos PIM sur téléphone ou palm.
Et après ce sont les applications apple qui sont fermées!!
*pas de synchronisation des fichiers. Mais bon, c’est peut-être commencer à trop demander.

En bref, je saurai en septembre si oui ou non ça passe dans l’entreprise. Je crois que pour une fois, il y a une chance, grâce à la simplicité et au prix. Nous verrons!

Les tours à l’affût

11)
quark
, le 21.07.2006 à 08:49
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Euh, c’est-à-dire que… Eh bien… j’ai mal compris effectivement.
Mal compris, mal posté, j’ai honte… mais je suis tranquillisé.
Vivement les vacances !

12)
jeremy.lecour
, le 21.07.2006 à 11:10
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Nos utilisons Basecamp depuis des mois sur une bonne quinzaine de projets avec plusieurs sociétés et des projets persos aussi.

Ça a révolutionné notre manière de travailler et les quelques dizaines de dollars annuels sont une misère face au services rendus.

Je suis entièrement d’accord avec les sceptiques de l’adoption par les clients/partenaires. Ça met tout de suite en valeur les failles individuelles. Tout est écrit, tout est visible, et l’humain n’aime pas toujours ça. Avec des gros clients à nous ça a mis un peu de temps à passer, certaines communications passent encore « sous le radar » pour des raisons politiques, mais ça nous a mis dans une position de force de nombreuses fois où le clients (sa hiérarchie le plus souvent) voulait nous faire porter le chapeau de ses failles internes. Au final c’est très positif pour tout le monde si on ne jette pas la piere sur des individus pour les sacrifier !!

En plus, les fonctions de Basecamp et leur valeur-ajoutée en productivité sont une très bonne chose, même pour une utilisation uniquement interne.