OD4Contact, LE gestionnaire de contacts pour MacOSX

Les programmes iCal et Carnet d'adresses, livrés par Apple avec son système, ne sont pas de la même trempe.

iCal en ce qui concerne l'agenda, me suffit, même si je ne dirais pas non à quelques évolutions bienvenues (vue liste, possibilité d'affecter une alarme par défaut à tout nouvel événement par exemple).

Pour gérer mes contacts par contre, il est tout à fait clair que le Carnet d'adresses ne saurait satisfaire mes besoins.

D'abord je n'ai jamais rien compris à Carnet d'adresses. Je l'aime bien lorsqu'il s'agit de consulter les contacts, mais alors, lorsqu'il faut créer une fiche un peu complète, son ergonomie est, c'est mon avis et je le partage, assez exécrable.

Pourtant, l'utilisation de ce Carnet d'adresses Apple est extrêmement importante puisque nombre de logiciels parfaitement intégrés à OSX, comme DVDtheque par exemple, mais aussi Mail, Booxter et tellement d'autres utilisent ses données .

Il me fallait quelque chose pour pallier les manques du Carnet d'adresses, et ce quelque chose, je l'ai trouvé très vite, puisqu'on en parlait un peu partout. Il s'agissait à l'époque d'OD4Contact, en version 1.2.

Ce programme répondait à mon cahier des charges d'alors: synchronisation parfaite avec Carnet d'adresses (en fait ce sont les données de Carnet d'adresses elles-mêmes qui sont utilisées, gage de parfaite intégration), et clarification des champs de ce dernier. Je l'ai donc adopté, et je me suis dit que j'allais le tester rapidos sur Cuk.ch.

Petit problème: une version 2.0 était annoncée. J'ai donc préféré attendre puisque les changements devaient être très conséquents à tous points de vue. Et puis, cette version 2 est sortie, au début de cette année 2005. Elle intégrait déjà un centre de communications, comme nous allons le voir, mais elle me posait un gros problème: l'intégration de Mail, doté d'une base de plusieurs dizaines de milliers de messages, était alors tout bonnement impossible. Je devais patienter plusieurs dizaines de secondes pour passer d'un contact à l'autre. Les éditeurs me promettaient bien une amélioration, mais je n'ai décidé de tester OD4Contact que le jour où l'application me satisferait, pas en me basant sur des promesses qui seraient peut-être tenues un jour.

Depuis janvier 2005, les versions d'OD4Contact se sont succédées, apportant de nombreuses améliorations au logiciel tout en le rendant plus véloce. Mais ce n'était pas encore ça. En mars, une version 2.1 suivie d'une 2.1.1 a été mise à disposition, apportant un gain de vitesse appréciable.

Puis est sortie la version 2.5 à la mi-mai. Avec elle, l'utilisation du logiciel est devenue tout à fait fonctionnelle et totalement compatible avec Tiger. La rapidité est au rendez-vous, bref, il était temps maintenant pour moi d'écrire l'article que vous lisez en ce moment.

Que les choses soient bien claires: OD4Contact est tellement riche, qu'il est absolument impossible de tout montrer dans un test, fut-il comme d'habitude assez long...

OD4Contact: présentation générale

Pour l'instant, OD4Contact va vous apporter le meilleur de ce que l'on appelle un "CRM" (Customer Relations Management). D'ici la fin de l'année normalement, si tout va bien, un module pour gérer vos calendriers en relation avec iCal sera également de la partie.

OD4Contact va gérer vos contacts, vos communications avec eux, et les tâches à faire que vous pouvez avoir à faire à leurs propos.

Comme écrit plus haut, OD4Contact va utiliser les données du Carnet d'adresses, gage d'une intégration parfaite à MacOS X. J'insiste sur cette notion d'intégration parfaite, parce qu'elle est immensément importante, à une époque ou de très nombreux programmes se basent sur les données du Canet d'adresses. Ne serait-ce qu'iSync! Vous voulez synchroniser avec un téléphone? Avec votre compte .Mac? Avec un Palm? Les données que vous avez entrées dans OD4Contact le seront parfaitement, dans la mesure où votre téléphone ou votre Palm sont reconnus par iSync! Pratique, et efficace.

Notons encore que si OD4Contact peut être tout à fait convaincant même si vous utilisez un autre programme de courrier électronique que Mail, c'est avec ce dernier qu'il prendra toute sa saveur, puisqu'il communique de manière très approfondie avec lui, et avec lui seulement au niveau du mail.

Lorsque vous lancez OD4Contact pour la première fois, un assistant vient vous poser quelques questions:

L'ajout du bundle "Mail" permet une communication
en temps réel avec le logiciel de courrier électronique d'Apple.

Choix des boîtes à gérer à l'aide d'OD4Contact

Comment OD4Contact doit se comporter en rapport avec Mail?

Nous arrivons ensuite sur une fenêtre conséquente, et ma fois fort bien pensée, la fenêtre principale du programme:

En fait, nous ne voyons ici que la première apparence possible de cette fenêtre, parmi les trois principales proposées, dépendant de votre choix sur les boutons suivants:

Le premier bouton depuis la gauche nous indique que nous sommes en mode "Carnet d'adresses".

C'est celui qui nous intéresse maintenant.

Le mode Carnet d'adresses

En mode Carnet d'adresses, OD4Contact nous propose cinq zones principales

1. La liste de vos contacts, qui affiche soit la totalité de ceux-ci, soit le résultat d'une recherche (à la Carnet d'adresses, champ situé en haut à droite de la fenêtre), soit les participants à un groupe sélectionné dans la zone 4.
2. La visualisation détaillée d'un contact (sorte d'aperçu dans lequel les données du contact ne sont pas éditables mais dont on peut modifier l'apparence)

1. La zone qui peut, selon votre choix, afficher les communications avec le contact sélectionné dans la zone 1, les tâches, les fichiers liés, les plans (si vous êtes connectés) en relation avec lui.

Une vue du plan, qui peut être zoomée, et dont le moteur de recherche peut être changé.
Pour mes adresses, le plug-in Maporama de Navteq donne les meilleurs résultats

1. La zone des groupes, qui peuvent être des groupes normaux, intelligents, ou d'entreprise (voir plus bas)
2. La zone des modules

La saisie des contacts est tout bonnement exemplaire: vous avez à disposition une zone de dialogue divisée en pas moins de 8 onglets, ce qui permet de bien sérier les choses.

Premier onglet, les généralités.

Vous entrerez à ce niveau tout ce qui concerne les coordonnées identitaires de la personne ou de l'entreprise, hors adresse. Il est possible d'afficher le contact comme entreprise ou comme personne.

Deuxième et troisième onglets: les coordonnées de type téléphone, adresse et courrier, d'abord au niveau privé, puis au niveau professionnel.

Notez que vous pouvez ajouter autant d'adresses, d'adresses mail, ou de numéros de téléphone que vous le souhaitez.

Un quatrième onglet "Autre" vous permet d'ajouter encore quelques données du même type, si besoin est.

Le cinquième onglet est dédié aux données de type discussion instantanée.

Le sixième onglet permet de créer des dates en relation avec votre contact, qui pourront par exemple être transformées en tâches à faire dans la vue détails.

Le septième onglet, intitulé "Relations", est assez étonnant lui aussi, puisqu'il permet de voir le rôle du contact au sein de sa société, pour autant que vous ayez créé au préalable un groupe de type "Entreprise", qui permet justement de réunir vos contacts au dans une même entité.

Mieux, vous pouvez à l'aide de relations et des groupes "Entreprise" faire appartenir un contact à plusieurs entreprises, avec vision des rôles prédéfinis.

Pour ce faire, il faudra au préalable avoir créé au préalable un groupe "Entreprise", qui permet d'ajouter des contacts au groupe. Ce qui est assez génial (et bien pratique), c'est que le contact ensuite se voit attribuer le nom de l'entreprise dans sa fiche. Ainsi, si la boîte change de nom, on change le nom du groupe et tous les contacts associés voient le nom de la société changer automatiquement.

Le panneau des préférences en rapport avec les groupes "Entreprises"

C'est assez magnifique, et j'en profite pour ajouter que les groupes intelligents sont bien entendu de la partie également, tout comme les groupes standards. Vous pouvez bien entendu affubler une catégorie à un groupe de n'importe quel type. Notez que les groupes Entreprises sont vus comme des groupes standards dans Carnet d'adresses d'Apple.

Revenons à nos onglets de saisie: le huitième et dernier onglet permet d'afficher une ou plusieurs notes à propos du contact. Vous pouvez glisser un fichier dans une note, mais le programme n'indiquera que le chemin sur votre disque. Pour lier un fichier, vous devrez passer par l'onglet "fichier joints" de la figure numérotée plus haut à l'aide d'étiquettes jaunes. Je parle des fichiers liés plus bas dans le mode tâche. Sachez simplement qu'ils fonctionnent de la même manière avec un contact que liés à une tâche.

La zone "Détails" affiche clairement la plupart de ces données, et peut même voir sa mise en page éditée.

 

La gestion de la vue détails peut être effectuée dans les préférences, ou comme ici directement dans la vue.

Au niveau de cette vue "Détail", je souhaiterais juste pouvoir directement éditer les contacts à cet endroit, sans passer par les zones d'éditions que je viens de vous décrire. Je crois savoir que cette modification est en cours de réalisation pour une prochaine version.

Le deuxième bouton, depuis la droite, nous amène sur la vue des tâches.

Le mode tâches

Le mode tâches vous permet de créer des tâches que vous lierez ou non à un contact de votre base.

La vue se présente comme suit:

1. Liste des tâches, filtrées ou non
2. Calendrier permettant de se déplacer dans le temps pour afficher ou créer une tâche
3. Filtres de tâches (voir toutes les tâches, les tâches effectuées...)
4. Zone des fichiers liés. Vous avez un fichier attaché à une tâche (un tableau Excel, une image, un texte Word), vous le glissez depuis le bureau dans cette zone. Un double-clic sur un élément l'ouvre automatiquement dans le programme qui l'a créé.
5. Prévisualisation de certains fichiers (les Jpeg passent très bien) ou des informations sur ce dernier.
6. Détails sur la tâche sélectionnée.

Il faut savoir que dans l'état actuel d'avancement du programme, les tâches peuvent être importées depuis iCal, et que toute nouvelle tâche créée dans OD4Contact, pour autant que vous l'ayez choisi dans les préférences, sera reportée dans un calendrier iCal à définir, et qu'iCal soit fermé lors de la création de la tâche. Si ce n'est pas le cas, la tâche ne s'affichera qu'au prochain lancement d'iCal dans celui-ci.

Si vous éditez la tâche dans iCal, la modification (à moins d'un import forcé) ne sera pas reprise dans OD4Contact. En revanche, dans le sens contraire (édition dans OD4Contact), la tâche sera modifiée dans iCal.

La saisie des tâches est tout aussi structurée que celle des contacts. Là aussi, tout est possible:

priorité, pourcentage d'accomplissement de la tâche...

description détaillée...

alarme, qui se déclenche uniquement si OD4Contact est lancé... ou si l'alarme
est passée dans iCal...

liaison de contacts...

liaison de fichiers...

Le mode "Centre de communications"

Passons au troisième type de présentation de la vue principale.

Le module "Centre de communications est une autre manière de voir ses contacts, liés à des communications de tous ordres. S'il est possible de pratiquer depuis le mode "Carnet d'adresses", le mode "Centre de communications" conviendra mieux à certains.

Nous retrouvons notre fenêtre principale qui cette fois se présente de la manière suivante:

1. la liste des communications qui est liée aux différents filtres que voici:
   1. la zone de choix du type de communications (téléphonique, mail, courrier, fax, chat)
   2. le filtre de communications entrantes ou sortantes
   3. le filtre de communications par dates (jour, mois, semaine)
   4. le filtre de communications par contacts
   5. les infos sur la communication

Ce centre de communications est d'une puissance assez phénoménale, et se trouve ne fonctionner, comme expliqué plus haut, au niveau du mail, que si vous utilisez le programme d'Apple. Pas de solution liée à Entourage par exemple, ce qui est assez compréhensible puisque le programme de Microsoft est lui-même doté de ce genre de possibilités, sans proposer les mêmes ouvertures vers MacOSX.

Notons que le centre de communication peut très bien afficher un mail en lançant l'application ad hoc, donc Mail. Vous retrouverez trace de vos conversations iChat, mais aussi de vos courriers. Pour ce faire, il faudra juste être rigoureux. Au moment où vous écrivez un courrier, vous l'indiquez à OD4Contact à l'aide de la zone de saisie suivante:

Comme il se doit, vous pouvez sans problème lier le courrier (un fichier Pages par exemple) à l'aide de l'onglet "Pièces jointes".

Du très beau travail tout cela.

Je reprocherais deux petites choses à ce centre de communications:

• pour l'instant, il n'est pas possible de trier des communications par clic sur les en-têtes des colonnes (le critère de tri par défaut est la date, ce qui est très bien)
• parfois, une lenteur se fait sentir, en particulier quand votre Mac travaille sans avoir redémarré depuis plusieurs jours. Un petit redémarrage et c'est reparti: par exemple, afficher les communications d'un contact prend en temps normal 6 à 8 secondes pour le premier, puis trois secondes pour les suivants, le tout avec mes boîtes sélectionnées dans les préférences totalisant une trentaine de milliers de mails.

Les modules "Sources" OD4Contact: PrintDeposit... pour imprimer vos fiches

Vous pouvez à tout instant glisser un contact dans le module "PrintDeposit", qui les stockera jusqu'à ce que vous décidiez de les imprimer.

Deux types d'impressions sont disponibles: mode Liste ou mode Fiche.

Ici le mode Fiche.

Les deux modes peuvent être paramétrés au niveau des rubriques contenues, des marges, mais pas de l'ordre des rubriques.

Le système me convient personnellement tout à fait, ce d'autant plus que la mise en page est belle et aérée, dans les deux modes. Je sais cependant que certains utilisateurs aiment pouvoir imprimer leurs fiches pour qu'elles tiennent dans un carnet papier, de format prédéfini. Ce n'est actuellement pas possible avec OD4Contact pour l'instant.

Le module d'impression gagnerait à être plus interactif avec l'utilisateur à ce niveau.

Notez qu'en ce qui concerne les enveloppes, le programme est tout à fait à la hauteur, puisqu'il se plie à tout ce qui existe ou presque sur le marché.

Il est par contre étonnant que les étiquettes soient absentes d'OD4Contact. Même à l'époque des enveloppes "à fenêtre", elles sont souvent utiles il me semble. Les développeurs m'ont fait savoir que ces étiquettes ne sont pas une priorité première, même s'ils vont y venir, puisque Carnet d'Adresses les gère parfaitement: et puisqu'il partage les données avec OD4Contact, il n'y a pas de problème.

Je n'y avais pas pensé, et c'est vrai que ça tient la route: autant que le logiciel avance dans ce que ne fait pas Carnet d'Adresses, qu'il ne perde pas forcément du temps à développer ce qui l'est déjà.

Des mailings liés à Word

OD4Contact nous propose une sorte de fusion avec un document Word, à l'aide de variables permettant d'intégrer tous les champs de votre carnet.

Cette fusion est propre au logiciel, et n'utilise pas la méthode de Microsoft. Vous disposez de quelques modèles à disposition, que vous pouvez éditer, modifier ou même créer à l'aide de Word.

Il suffit d'insérer dans ces modèles les variables OD4Contact.

Les variables

Le modèle

Et le résultat!

Le seul problème, c'est que cette fusion n'est tout à fait valable que si vous n'avez pas trop de contacts sélectionnés, ou alors si vous avez du temps devant vous, parce qu'elle se trouve être malheureusement très lente. Elle fonctionne semble-t-il à base de "chercher-remplacer" que l'on peut suivre à l'écran.

Néanmoins, le résultat est de très bonne facture.

Regrettons aussi que cette fusion ne soit pas disponible avec un programme de type Pages, ce qui nous éviterait de passer par un programme de Monsieur Gates. Il faut certainement laisser OD4Contact murir encore un peu à ce niveau.

Un mailing avec Mail

Envoyer un mail personnalisé à l'aide d'OD4Contacts, qui passe ensuite les ordres à Mail, c'est possible.

Il suffit de se créer un modèle avec ses variables:

Puis de décider par exemple de l'envoyer à des contacts sélectionnés ou à un groupe.

On clique sur envoyer et hop, les ordres sont passés à Mail. On peut aussi les envoyer directement depuis OD4Contact, mais l'éditeur nous recommande de passer par mail, ce que je préfère également, puisque tous mes envois sont groupés ainsi au même endroit.

Là également, il ne faudra pas être trop pressé si vous avez des dizaines de contacts comme cible pour votre courrier. Cela dit, si l'on ne peut pas prétendre qu'OD4Contacts est un véritable gestionnaire d'envoi de courrier en masse, il rend bien service pour de petites quantités d'envois.

Un mode Plan bien réalisé

Comme je l'ai indiqué plus haut, le OD4Contact gère parfaitement les plans à partir des adresses de vos contacts.

Il est possible de zoomer sur le plan, mais la vue proposée est parfaitement claire,

Mieux même, si votre contact a plusieurs adresses, le programme vous propose autant de vignettes sur lesquelles il suffit de cliquer pour voir le plan correspondant.

Comme je l'ai déjà évoqué, deux moteurs de recherche sont disponibles:

Maporama fonctionne bien mieux chez moi.

Une recherche dans les Pages Jaunes et Blanches

Depuis OD4Contacts, vous pouvez lancer une recherche dans les Pages Jaunes et les Pages Blanches, pour autant que vous soyez connecté bien entendu.

Malheureusement, la Suisse et la Belgique ne sont de la partie, et c'est bien dommage, puisque seuls les pays suivants profitent des bienfaits de cette fonction:

Je suis personnellement persuadé que le site suisse des pages Jaunes et Blanches doit être utilisable, pour des programmeurs de la trempe des gens d'Objective-Decision. Allez Messieurs, je sais que vous avez du travail à ne plus savoir qu'en faire, mais l'effort en vaut la peine.

Vous faites votre recherche de manière toute simple:

Et vous obtenez votre résultat dans une liste standard.

Notez qu'un historique est disponible:

Historique d'ailleurs configurable dans les préférences:

Amis Français, soyez rassurés: j'ai effectué plusieurs recherches dans vos pages, elles sont parfaitement compatibles avec OD4Contact!

Gestion de la téléphonie puissante

Puisqu'OD4Contact est non seulement un gestionnaire de contacts, mais également de communications, la téléphonie devait être prise en compte.

C'est le cas, et de belle manière. Il est ainsi possible d'utiliser le modem interne ou un téléphone Bluetooth pour recevoir ou envoyer un appel.

La fenêtre d'envoi d'un appel.

Je n'ai pas pu tester le modem interne, mon système téléphonique ne me le permettant pas. J'ai par contre testé mon Treo 650.

J'ai quelques problèmes avec ce téléphone, qui n'est pas encore totalement compatible avec notre système. Attention: OD4Contact n'est pas responsable des dysfonctionnements que j'ai constatés. BluePhone Elite, le spécialiste, a exactement les mêmes problèmes avec ce Palm-téléphone.

Néanmoins, j'ai pu constater que si l'on me téléphone sur le Treo, mon ordinateur m'en avertit de la manière suivante:

J'adore ce gadget moi! Vive Bluetooth, même si la norme mériterait d'être mieux respectée par les fabricants de téléphones.

Je peux faire sonner le téléphone appelé, mais pour l'instant, mon Treo ne sait pas décrocher via OD4Contact. Encore une fois, il semble que le logiciel n'y soit pour rien.

Toute communication entrante ou sortante est évidemment consignée dans la liste des communications faites avec le contact...

... et peut être éditée.

Les préférences sont à dans ce domaine également très complètes:

• Niveau gestion des indicatifs...

• Au niveau de ce qui doit se passer lorsqu'un appel arrive...

• Ou encore comment gérer les applications qui pourraient vous gêner en cas de coup de fil!

Bref, au niveau téléphonie, tout ce que l'on peut souhaiter est de la partie, c'est le bonheur. Vivement que mon Treo 650 soit compatible à 100 % avec les programmes de ce type sur Mac.

Les rapports avec le monde extérieur: parfaits!

Le gros problème des programmes de gestion de contacts, c'est les rapports avec d'autres périphériques ou d'autres programmes.

Ici, nous sommes gâtés puisque le programme partage ses données avec Carnet d'adresses: tout périphérique compatible iSync se verra automatiquement prêt à se synchroniser avec OD4Contact. Idem avec votre compte .Mac.

Pas mal tout de même, l'option prise par les programmeurs. Je rappelle qu'utiliser les données de Carnet d'adresses est mille fois plus sûr que de les synchroniser. Ici, nous avons en temps réel les mêmes données pour tous les programmes OSX tirant parti des données Carnet d'adresses par exemple.

Donc synchroniser un Palm ou un Treo, ou n'importe quel téléphone compatible iSync, ne pose pas le moindre problème.

Au niveau import, OD4Contact supporte entièrement la norme vCard, les fichiers tabulés ou CSV (champs séparés par une virgule) . Parfait quoi!

Les mêmes formats sont supportés à l'export.

Notez encore que l'iPod est géré tout simplement.

Un partage de carnet en réseau

Vous êtes avec une connaissance en réseau, vous voulez partager votre carnet avec elle. Rien de plus simple si elle possède aussi OD4Contact. Vous appuyez sur le bouton de partage de calendrier...

... et vous voyez apparaître le carnet distant dans vos sources.

Notez que certains routeurs peuvent semer la discorde entre vos carnets. Mon routeur-borne Vigor me pose des problèmes à la maison. Des histoires de pare-feu semble-t-il. Par contre à l'école, entre mes différentes machines, je n'ai aucun problème.

Une puissance impressionnante

OD4Contact regorge de petites astuces dans tous les coins. Il m'est absolument impossible d'en faire le tour ici. Ce programme pourra être utilisé très facilement, mais si vous voulez maîtriser le logiciel en profondeur, il vous faudra faire un petit tour dans les préférences. Pour vous faire une idée, voyez plutôt le tableau appelant les différentes préférences!

Le futur intégrera iCal et se trouve déjà prêt pour Intel

J'ai pour règle d'attendre d'avoir les produits dans ma machine avant d'en parler, mais il faut tout de même savoir qu'Objective-Decision a des projets semble-t-il passablement avancés. Une version 2.6 est imminente, et une version 3.0 est en chantier avancé. Elle devrait intégrer une gestion d'iCal.

Je me réjouis de voir tout ça sur mon Mac. Il pourra être d'ailleurs motorisée par un processeur Intel, ce qui ne posera pas de problème puisqu'OD4Contact est déjà prêt pour ce nouveau processeur en devenir. Les développeurs n'ont pas eu trop de travail pour leur portage: un seul clic sur une case à cocher a suffi à faire en sorte que le logiciel tourne sur une machine de test.

En conclusion

OD4Contact est un logiciel qui vous permettra de gérer vos contacts bien plus confortablement et rigoureusement que le Carnet d'adresses d'Apple officiel. Certes, ce dernier est gratuit (bien qu'il soit vendu avec Tiger), mais les 50 € demandés par Objective-Decision pour que l'on puisse profiter de leur logiciel me semblent correspondre à un investissement que, très rapidement, vous ne regretterez pas.