Les étiquettes, quelle plaie!
Alors, lorsqu'on trouve un logiciel intelligent qui résout presque tous nos problèmes, on saute dessus.
C'est le cas de Mail Merge Pro 2.2, anciennement iLabel qui réussit pleinement la mission qui lui incombe.
Comment ça marche
Ce logiciel, fort simple d'emploi, permet de créer des planches d'étiquettes de manière évidente:
- vous indiquez à Mail Merge Pro le nombre d'étiquettes par rangées et par colonnes que doit contenir la page, ou vous choisissez un modèle de papier prédéfini. Il y en a 202 en tout pour les formats européens, cela devrait vous suffire, sachant que le choix est simplifié par le fait qu'un pop-up menu vous amène directement au type de papier désiré (Avery, étiquettes pour Laser, jet d'encre, etc...)
- Immense plus, lorsque vous choisissez le nombre de rangée et de colonnes, Mail Merge vous propose de calculer le nombre et la grandeur des étiquettes en tenant compte des marges imposées par votre imprimante, ou par celles du papier. Ainsi, si votre papier est sans marges et que les étiquettes vont jusqu'au bord, Mail Merge 2.2 forcera le calcul sans marges. Nous aurons ainsi l'équivalent exact sur l'écran de ce que nous avons comme papier physique. Bien entendu, en ce cas, il faudra prévoir de ne pas inscrire de données tout près des bords de l'étiquette modèle. Vous pouvez de même forcer une marge si votre papier commence par 3 mm inutilisés.
MailMerge force ici le caclul des étiquettes sans tenir compte des marges de l'imprimante puisque je le lui ai demandé!
- Les marges internes entre les étiquettes sont également possibles tant verticalement qu'horizontalement. Toujours dans ce domaine, Mail Merge permet de gérer les étiquettes rondes ou à coins arrondis.
- Vous choisissez un éventuel fichier de données au format texte contenant les éléments qui devront composer les différentes étiquettes.
- Vous passez en mode modèle et vous placez les différents éléments sur une étiquette automatiquement calibrée selon les choix que vous avez effectués au préalable. Ces éléments seront:
- les rubriques provenant du fichier
- des images
- des dessins effectués avec les outils internes à Mail Merge (traits, rectangles, rectangles arrondis et ronds)
- des textes qui peuvent être de simples chaînes de caractères ou contenir des rubriques, ce qui permet de réaliser des mailings simples
Tous les éléments de type texte peuvent se voir attribuer une police, un corps et un style, ce qui permet de créer des étiquettes de manière précise et souple.
La maquette des étiquettes
Les plus de Mail Merge Pro
À tout moment, vous pouvez visualiser à l'écran le résultat de vos réglages.
L'écran de prévisualisation. Ici, j'ai choisi une option "carte de visite". Toutes les étiquettes sont identiques. Mais si l'on part d'un fichier de données, les étiquettes pourront être bien entendu différentes.
Mail Merge Pro permet de choisir combien d'exemplaires de la même étiquette l'on désire imprimer sur une planche. Une option permet même de demander de remplir des pages d'étiquettes identiques. Pratique pour les cartes de visite par exemple.
Vous finissez à chaque coup vos pages d'étiquettes vous? Et à chaque fois, même s'il en manque une seule sur la page de 28, voilà une feuille de perdue. Mail Merge Pro permet d'indiquer sur quelle étiquette commencer l'impression de la première page. Cette option bien pratique qui existait déjà sur un logiciel suisse il y a quelques années (je ne me rappelle plus de son nom), je la retrouve donc avec plaisir sur ce logiciel.
On choisit le nombre d'exemplaires de chaque étiquettes et où il faut commencer à imprimer sur la feuille dans cette zone.
Mail Merge permet également de choisir dans le fichier source quels enregistrements doivent être imprimés sur les étiquettes. Cela se passe très simplement en remplissant une règle de sélection du type "la rubrique nom de famille commence par une lettre entre c et g".
Une seule règle peut être prise en compte, ce qui est un peu léger. Une amélioration lors d'une prochaine version peut-être?
Attention les Suisses Romands!
Notre format nombre pose un problème à Mail Merge Pro. En fait le séparateur des milliers (apostrophe) fait planter le programme dès son lancement. Pour l'utiliser malgré tout, il suffit d'aller dans les Préférences Système, de choisir International/Nombres, et d'indiquer "Aucun" dans le menu "séparateur" des millers.
En conclusion
En dehors de ce bug qui affecte le système romand, Mail Merge fait ce qu'on lui demande de faire facilement et de manière tout à fait efficace. Les étiquettes ne seront ainsi plus un supplice grâce à ce logiciel à la fois simple et puissant.