Vous avez déjà pu lire le test consacré à Office 98 que nous avons publié ici. Contrairement à un certain courant de type politiquement ou informatiquement correct, j'écrivais le plus grand bien par rapport à cette suite bureautique.

Il faut dire que j'utilise Word tous les jours. Excel et PowerPoint un peu moins, mais ils me sont souvent utiles. Alors, chaque nouvelle version d'Office m'interpelle quelque part, au niveau de mon vécu.

Que les choses soient claires, Office 2001 peut faire tout ce que faisait Office 98 associé au programme de gestion de mail gratuit Outlook 5. C'est bien la moindre des choses.

Cependant, mis à part quelques progrès que nous détaillerons plus loin comme le fait de pomper des données directement dans un fichier FileMaker, il ne fait pas grand-chose de plus que son prédécesseur, qui pouvait déjà beaucoup il est vrai.

Installation: facile mais attention aux polices

Tout comme la version 98, Office 2001 s'installe de manière extrêmement simple. Il suffit de glisser l'icône le représentant depuis le CD vers le disque dur. Les programmes finiront de s'installer lors de leur premier lancement. Si ce premier démarrage est ralenti par cette installation, les lancements suivants sont rapides, bien qu'un tout petit peu plus long qu'avec Office 98. Rappleons que depuis cette version, Office est capable de se réparer lui-même (dans la cas de fichiers détruits dans le dossier système.

On pourra installer de nombreuses images, assistants, et compléments par la suite à l'aide du dossier Compléments.

Attention cependant. Si l'on désire installer les polices supplémentaires offertes par Office, certaines de ces dernières sont corrompues. Prenons un exemple. J'utilise passablement Garamond pour mes documents officiels. Or Office ajoute une police Garamond qui vient prendre la place dans le menu de celle que j'utilisais autrefois. Attention, Word n'efface pas la police, il vient simplement ajouter un fichier qui prend le dessus sur l'autre qui était là avant et qui l'est toujours. Problème: les lettres accentuées passent très bien à l'écran, à l'impression aussi d'ailleurs, sauf lorsqu'on leur attribue un style (gras par exemple). Dans ce cas, un trou apparaît du type th tre (pour théâtre). Embêtant non? En bref, évitez d'installer ces polices. Garamond ne semble pas être la seule touchée.

Gros reproche

Installation facile, d'accord. Mais franchement, que vous piratiez Office ou que vous l'achetiez (plus de 1'000 francs suisses, soit 700€), vous avez exactement la même chose. La petite boîte en plastique est jolie, mais de qui se moque-t-on? Je connais Office depuis des années, je n'ai donc pas trop de problèmes pour prendre en main ce logiciel, mais un débutant?

Par où commencer, puisqu'absolument aucun document écrit n'est disponible. Il faut se référer à l'aide en ligne, qui est devenue mauvaise, fatigante et énervante. Tout est trop succinct et disséminé. On ne trouve plus rien.

Par exemple, le site de Microsoft nous annonce fièrement la possibilité de copier plusieurs choses de suite sans détruire le tampon. Et bien, cherchez comment faire dans l'aide! Sous Copier, il n'y a rien. Il faut demander au compagnon Presse-papiers et là, on voit qu'il suffit d'aller dans le menu Affichage, et demander Presse-papiers d'Office.

On me rétorquera qu'il y a les assistants en nombre qui sont là pour faciliter le travail. Mais un petit livre de prise en main ne serait pas de trop pour le prix. Office 98 proposait aussi une aide en ligne (qui était meilleure), mais également deux livres bien pratiques pour commencer.

Par pitié, Microsoft (mais aussi Apple avec iMovie 2), que vous désiriez économiser du papier, c'est très bien. Mais alors écrivez-nous des manuels au format PDF ou eDoc, structurés, comme le font encore de nombreux éditeurs. 4D (testé ici) par exemple a supprimé les manuels gratuits dans son carton, mais tout est sur le CD au format PDF (et aussi au format d'aide en ligne Microsoft), ce qui suffit à mon bonheur.

Après ces quelques reproches d'importance, en quoi Office 2001 est-il meilleur que la version 98?

Le confort vient de l'interface

L'interface d'Office 2001 a été revue de fond en comble. Esthétiquement d'abord, cette suite est belle. Plus belle que la version 98, mais immensément plus belle encore qu'Office 2000 pour Windows (je l'ai vue chez un ami l'autre soir, qu'est-ce qu'elle est moche!)

Quand j'écris "belle", je ne parle pas des écrans de démarrage des différents modules, tout simplement écúurants rien qu'au niveau des couleurs. On les dirait faits à la va vite. Microsoft n'aurait-il plus les sous pour se payer un graphiste? Pour ne pas vous dégoûter, je vais vous les disséminer dans le texte. Tous d'un coup, ce serait trop pour votre sensibilité à fleur de peau.

Une nouvelle palette de mise en forme vient remplir par défaut la droite de votre écran. Elle prendra plus ou moins de place selon ce que vous serez en train de faire.

Rappelez-vous, comme dans tous nos tests, la plupart des images peuvent être vues en taille réelle si vous cliquez sur elles.
Ici, la palette qui accompagne Word, mais qui pourra prendre de multiples apparences.

Par exemple, la palette affichera la plupart des commandes utiles pour un tableau lorsque vous en élaborerez un, selon le principe des menus contextuels. Mais là, pas besoin de control-cliquer. Tout est à portée de main. Et puis, si certaines rubriques de la palette ne vous intéressent pas, vous pouvez les contracter, comme on le ferait dans le Finder en mode liste, avec un dossier et son contenu.

Bien entendu, cette palette peut se déplacer. Et de jolie manière puisqu'elle devient alors en partie transparente, laissant apparaître les éléments qu'elle survole.

Que ceux que cette palette rebute (à mon avis, ils ont tort) se rassurent: il est toujours possible d'afficher les barres d'outils spécifiques désirées (dessin. base de donnée, mise en forme, etc...) comme au bon vieux temps. Les icônes sont explicites, et comme dans tout bon programme qui se respecte, une petite explication sur leur fonction vient s'afficher dans une info bulle. Pratique.

Elle n'est pas belle, ma palette?

Un nouveau module, Entourage

Quand je vous dis que c'est moche, ces écrans de démarrage, je divague?
Et attendez, ce n'est pas le pire, vous verrez celui de PowerPoint.

Office 2001, c'est toujours Word, Excel et PowerPoint. Contrairement à la suite pour Windows, la version Mac n'offre pas Access, qui est une base de données puissante. C'est regrettable lorsqu'on pense que l'utilisateur devra se payer un programme supplémentaire. Rappelons qu'AppleWorks dispose d'un module de ce type. Mais c'est aussi un gros soulagement. Lorsqu'on voit le poids que pèse Microsoft au niveau bureautique (Excel n'a plus de concurrent sérieux sur Mac) il est agréable de voir quelques domaines sont laissés aux développeurs qui peuvent s'en donner à cúur joie. Et sur Mac, nous ne sommes pas à plaindre au niveau bases de données relationnelles avec l'excellent 4D ou même avec FileMaker.

Mais cette nouvelle version nous amène un tout nouveau module, Entourage. Ce dernier ressemble à première vue à Outlook, mais se trouve bardé de quelques fonctions intéressantes.

Multi-comptes, multi-utilisateurs, ce programme est ce qui se fait de mieux au niveau des gestionnaires de mail.

Je ne m'en passerais plus.

Il améliore de manière impressionnante le carnet d'adresses, puisque la fiche d'un contact est divisée maintenant en pas moins de 6 onglets, chacun regorgeant de champs vous permettant de stocker vraiment tout ce que vous pouvez imaginer sur la personne concernée. Gros avantage, ce carnet d'adresse peut être repris dans d'autres modules, par exemple dans Word, pour écrire un courrier rapidement à une connaissance recensée dans le carnet, ou même pour du publipostage.

Un onglet résumant le principal concernant un contact.

Rien n'a été oublié, même l'âge automatique et le signe zodiacal!

Un agenda électronique, de type Now-up-to-Date (testé ici) est également de la partie. Il gère toutes sortes d'événements, se trouve être puissant, mais ne remplace pas le programme que je viens de citer. En effet, si la synchronisation avec le PalmPilot ou les Handspring est de la partie (attention, il faudra faire une installation spéciale à l'aide de l'installeur personnalisé pour bénéficier de cet outil), il n'est pas possible de partager un agenda en réseau, ce qui est regrettable. Par contre, il sera possible d'envoyer une invitation par Mail à un programme compatible avec la norme iCalendar (pour Internet Calendaring). L'utilisateur de ce dernier acceptera ou refusera l'invitation, et le calendrier sera alors automatiquement mis à jour.

Les vues de ce calendrier sont classiques, jour, mois, liste, semaine, semaine sans les week-ends. Elles peuvent être publiées en tant que page Web sur votre site. Un rendez-vous peut se dérouler sur plusieurs jours (c'est à ma connaissance le seul programme capable passer minuit sur un même rendez-vous) et toutes les options imaginables sont présentes au niveau de la périodicité.

Une des nombreuses vues du calendrier.

Les catégories sont évidemment de la partie, les tâches tout comme les rendez-vous peuvent se voir attribuer une alarme (qui ne fonctionne malheureusement que lorsqu'un module d'Office est ouvert), nous avons donc affaire à un bon gestionnaire de temps qui vous satisfera pleinement... si vous ne travaillez pas en réseau. J'ai personnellement testé l'importation depuis Now-up-to-Date, qui fonctionne plutôt bien. Mais alors avec quelle lenteur! Incroyable, plus d'une heure pour faire ce travail de transfert, alors qu'habituellement, le passage d'un calendrier d'une application à une autre ne prend que quelques secondes.

Une alarme vient vous rappeler vos tâches ou vos rendez-vous, mais seulement lorsque Office est lancé.

Ce problème de lenteur de transfert est sensible également lorsqu'on passe les messages d'Outlook à Entourage. Deux heures ont été nécessaires pour ma part pour effectuer ce transfert. Enfin, on ne le fait qu'une fois, et l'important, c'est que rien ne soit perdu, ce qui a été le cas. Ouf.

Notons encore au niveau d'Entourage que ses multiples fonctions de liens sont époustouflantes. Tout peut être lié entre les modules de ce programme, un rendez-vous à un contact, et, par exemple, tous les messages relatifs à un sujet. Il suffira ensuite de cliquer sur un lien pour voir tout ce qui est apparenté à ce dernier. Tout simplement génial.

Et puis, le fait que le programme nous propose une liste de contacts lorsqu'on tape une adresse e-mail, en ciblant de mieux en mieux au fur et à mesure de la frappe, le fait que l'on puisse voir en un simple clic de souris la réponse que nous avons envoyée à un message, ou au contraire l'original de cette réponse, bref, ces petites choses qui faisaient déjà d'Outlook le meilleur programme de sa catégorie, tout cela me remplit d'aise.

Dommage simplement qu'Entourage ne profite pas du correcteur grammatical de Word. Il se trouve d'ailleurs que même le correcteur orthographique d'usage est différent, ce qui n'est pas forcément un mal, puisque les problèmes que je relève plus loin dans les paragraphes consacrés à Word ne sont pas de mise.

Regrettons enfin dans le même domaine qu'Entourage ne profite pas des fonctions de publipostage de Word pour gérer du publimailing. L'idéal serait véritablement de disposer de Word à l'intérieur d'Entourage. Ce n'est pas le cas, gageons qu'il ne s'agit que d'une question de temps.

Word, beaucoup plus efficace

Les menus de Word ont été profondément remaniés.

Prenons par exemple le menu Tableau. Il est maintenant nettement plus fonctionnel.

La commande Propriétés du tableau regroupe, à l'aide d'onglets, les notions d'alignement du tableau dans la page, mais aussi les particularités d'alignement des cellules elles-mêmes, les hauteurs et largeurs des différentes lignes et colonnes. Plus besoin de passer par un nombre impressionnant de commandes pour agir sur ces fonctions. Les bordures et trames, qu'il fallait aller chercher dans le menu Format auparavant, se trouvent dans cette même zone de dialogue de propriétés du tableau.

Et hop, une image en tailler réelle pour vous économiser un clic.

À ce sujet, grande nouveauté: un tableau peut être effacé autrement qu'en le coupant. Mieux, si l'on a oublié de laisser une ligne au début du document avant le tableau lui-même, cela ne pose plus de problème (il fallait avec Word 98 sélectionner le tableau, le couper, insérer un retour de chariot, puis recoller le tableau). En effet, il suffit de cliquer sur son bord, et le tableau peut être déplacé n'importe où dans la page. Enfin dirons-nous, mais néanmoins super.

Et puis, même si je ne vois pas très bien comment utiliser cette fonction, il est maintenant possible d'insérer un tableau dans une cellule de tableau (ça, RagTime, testé ici, le peut depuis une éternité). De même, les contours de cellules se voient attribués d'un nouveau venu, le trait qui traverse la cellule diagonalement. J'attends encore juste la possibilité d'incliner les cellules d'en-tête de colonnes, pour mieux profiter de l'écriture verticale toujours possible.

Notons aussi que la barre donnant toutes les informations sur un document, qui se trouvait dans Word 98 en bas de l'application, se trouve maintenant liée à la fenêtre de chaque document.

Word reprend une idée que WordPerfect avait introduite il y a 5 ou 6 ans: on peut maintenant double-cliquer n'importe où sur une page pour placer le curseur. Le programme ajoutera le nombre de Returns nécessaires et de tabulation pour que vous puissiez commencer à taper directement à cet endroit.

Certains modules évoluent peu ou pas du tout. WordArt par exemple, générateur d'effets de texte, un peu trop utilisés partout à mon goût, se trouve être exactement le même qu'avant.

En revanche, de nombreuses fonctions évoluent. Admirons au passage la nouvelle palette de gestion des images qui apparaît dès qu'on clique sur l'une d'elles dans le texte. Il sera possible de retoucher une photo depuis cette dernière, de revoir ses réglages (contraste, luminosité par exemple) et même de maquiller des yeux rouges. Photoshop reste utile, mais pour de petites choses, nous trouvons ici tout ce dont nous avons besoin.

Le gestionnaire d'images associé à la palette de mise en forme offre tout ce dont on a besoin pour retoucher ses images.

Et puisque nous en sommes aux images, relevons qu'il est maintenant possible d'en importer directement depuis un scanner ou un appareil numérique sans sortir de l'application. J'ai personnellement testé cette fonction avec mon Epson 1200, via Twain, sans aucun problème.

Le correcteur et ses bizarreries

Le correcteur de Word est un peu meilleur sur certains points que celui de la version précédente, mais ne m'inspire pas tellement confiance. Je m'explique:

L'interface de ce correcteur est excellente. Elle n'a pas changé depuis Word 98 puisque les mots douteux (pour le logiciel) sont soulignés en ondulé rouge pour les fautes d'orthographe d'usage, et en ondulé vert pour les fautes grammaticales. Le gros défaut de la version précédente résidait dans le fait que l'infinitif de l'auxiliaire "être" était toujours considéré comme faux puisque le correcteur faisait une confusion entre ce dernier et son homonyme de type "nom propre". C'est amélioré maintenant. Mais alors que dire des nouveaux problèmes apparus dans la version 2001 du correcteur d'orthographe courante? Les mots

• parce (de parce que)
• afin
• plupart

sont systématiquement ondulés en rouge.

Je ne mens jamais.

Ce qui est amusant c'est que si vous introduisez un trait d'union erroné entre "parce" et "que",

Word signale l'erreur, propose la solution juste lorsqu'on control-clique sur le mot,

et une fois la correction effectuée,

souligne à nouveau en rouge "parce".

Il suffit d'apprendre ces mots au dictionnaire utilisateur, mais cela ne fait franchement pas bonne façon.

Heureusement, ProLexis, testé ici est déjà prêt à veiller au grain puisqu'il est compatible avec ce logiciel.

Le publipostage plus simple

Envoyer un courrier personnalisé à plusieurs personnes est devenu tâche quotidienne de nombre de secrétariats. Simplifier ce travail parfois pénible est sans nul doute une priorité d'Office 2001. Le gestionnaire de fusion de données permet d'avoir une fois de plus tout sous la main. On pourra choisir une base de données contenant les noms des clients par exemple de type document Word, Carnet d'adresses d'Entourage, et même directement depuis FileMaker.

Notons que cette dernière fonction n'est même pas répertoriée dans l'aide électronique.

Une honte.

Et puis, si l'on pompe directement des fiches dans FileMaker, un certain nombre de fonctions sont désactivées, comme le bouton Option de requête, qui permet normalement de trier et de n'envoyer des lettres qu'à des personnes répondant à certains critères. Cela peut se faire à la source, lors du choix du fichier FileMaker, mais si l'on veut changer certains paramètres, il faudra tout recommencer à zéro. Pénible. Bel effort donc, mais encore un peu de travail pour intégrer vraiment les données FileMaker, et pourquoi pas, un jour peut-être, 4D reste nécessaire.

Le gestionnaire de fusion.

Le presse-papiers d'Office

Office permet de collecter des données par simple glisser-déposer dans le Presse-papiers d'Office (ou en copiant une chaîne de texte ou une image de manière traditionnelle par Pomme-C). Il est ensuite possible de sélectionner d'un coup plusieurs éléments de cette palette pour les réinsérer dans un document, toujours par glisser-déposer. Malheureusement, l'ordre de ces éléments ne peut être modifié, ce qui est dommage, puisque cette sélection multiple perd dans la plupart des cas ses avantages.

Ce Presse-papiers peut contenir aussi bien des éléments d'Entourage, d'Excel, de PowerPoint et de Word, ce qui permet un passage aisé des données d'un de ces composants à l'autre.

Le copier par glisser-déposer s'est d'ailleurs amélioré de manière drastique, puisqu'il est maintenant possible de le faire avec presque toutes les applications compatibles (AppleWorks par exemple) avec cette fonction bien pratique.

Pour en finir avec Word, l'éditeur nous promet un code HTML beaucoup plus propre. Quant à moi, il me semble que passer de Word à GoLive 5 me pose toujours autant de problèmes. Bref, si certains utilisent Word pour gérer de petits sites, il ne faut pas espérer des miracles, GoLive ou DreamWeaver sont bien meilleurs à ce niveau.