Vous vous souvenez de cet article qui date d'à peine un mois?

J'y parlais de Todledoo, un gestionnaire de tâches en ligne pour toutes les plateformes.

Je disais mon plaisir d'utiliser ce service, mais y voyais tout de même quelques défauts.

Certains lecteurs m'ont aiguillé vers deux solutions (que j'avais déjà essayées, et pour l'une même achetée):

• Things, que j'apprécie beaucoup pour sa gestion à base de tags, mais qui est toujours en beta et encore vraiment trop jeune après quelques tests pourtant poussés;
• OmniFocus, de l'éditeur Omnigroup, que j'apprécie beaucoup pour OmniPlan, Omniweb, et surtout Omnigrafle que j'avais testé à l'époque ici.

Mais pourquoi il nous bassine avec ses tâches deux fois en un mois?

La gestion des tâches est devenue primordiale pour moi, tant au travail, qu'à la Municipalité, pour Cuk ou pour ce que je dois faire à la maison.

Jusqu'à il y a très peu de temps, je notais quelques tâches dans iCal (mais vraiment pas toutes), ou dans Contactizer (les deux se synchronisent de toute manière), et je me reposais sur des alarmes. Je mettais une date buttoir à ma tâche, et j'attendais que le logiciel me dise qu'il fallait vraiment que nom de dzou, je m'y mette.

Sur quoi je reportais la tâche de quelques jours.

Or depuis mon test sur Toodledo, j'ai fait la connaissance de David Allen, ou plutôt de sa méthode, Getting Things Done GTD®.

Disons plutôt que j'ai fait l'acquisition de son livre, que je suis en train de dévorer: S'organiser pour Réussir : Getting Things Done.

Cette méthode est prise en référence par tous les systèmes de gestion de tâches un peu sérieux, et l'un de ses principes de base est le suivant: videz-vous l'esprit.

Pour ce faire, vous devez prouver à votre cerveau que vous avez un système rigoureux dans lequel vous allez écrire vos tâches, et surtout que vous allez parcourir régulièrement.

Dès que votre cerveau comprendra qu'il n'a pas besoin de vous rappeler les choses, il vous laissera tranquille et vous vous sentirez bien reposés.

L'important est donc l'écriture de la tâche (il y a plusieurs méthodes données, je vous en parlerai bientôt je pense), et sa lecture régulière.

Or avec mes tâches iCal et mes alarmes, mon cerveau continuait à m'ennuyer avec mes angoisses de choses pas faites, puisqu'il savait que s'il ne le faisait pas, j'allais oublier la chose (ce qui m'arrivait d'ailleurs plus souvent qu'à mon tour de faire) jusqu'à ce que l'alarme vienne me rappeler à l'ordre, ce qui était souvent un peu tard.

Donc pour moi, un gestionnaire de tâches bien pensé, qui me permette de lire régulièrement les choses à faire demain, dans une semaine, un mois ou non-agendées correspond à ce principe.

Je dois dire qu'après quelques essais, il me semble que je me sente en effet un peu plus détendu. Mais je vais voir sur le long terme.

Toodledo peut parfaitement être utilisé avec la méthode GTD, puisqu'il gère les contextes, les statuts.

Je répète que je le trouve très bien fait, mais comme je l'ai écrit dans le test, il souffre d'un problème pour moi tout de même assez important: la gestion des tâches depuis les mails (je rappelle que les accents ne sont pas gérés, mais alors pas du tout du tout dans les mails, ce qui est assez ennuyeux tout de même, tant au niveau de la lecture, puisque les messages s'arrêtent au premier accent rencontré que du classement).

Or je ne sais pas vous, mais pour moi, l'endroit devant lequel je dois décider d'un certain nombre de tâches à faire, c'est devant mon programme de mail.

Par exemple, j'ai décidé pour les fournitures scolaires de mon école, ou pour l'informatique de cette dernière, ou encore pour des problèmes de décanat, que je ne pouvais plus prendre note d'une requête d'un collègue en discutant simplement dans le couloir du collège. Si l'on me dit la chose, je l'oublie dans l'heure, si on me donne un petit papier, je le mets dans la poche de ma chemise.

C'est ma femme qui gueule ensuite parce qu'elle retrouve le papier en mille morceaux sans le séchoir à linge.

Ils ont tous compris maintenant que s'ils veulent que j'agisse sur un truc particulier, il faut qu'ils m'envoient un mail.

Or quand vous recevez un mail qui vous demande de commander un certain nombre d'articles par exemple, vous faites quoi quand vous n'êtes pas dans le bon contexte, le bon moment?

J'ai essayé de glisser les mails dans des dossiers.

Ou de les resignaler comme non-lus, pour ne pas oublier de les relire.

Alors qu'en fait la solution, c'est de les glisser dans le système de tâches à faire, géré dans mon cas par le programme que j'utilise, soit OmniFocus.

Certes, Mail (et ce n'est pas pour rien) gère les tâches, en collaboration avec iCal. Mais alors bonjours la rusticité…

Comme très souvent, Apple ne va pas au fond des choses. Apple nous laisse sur notre faim.

C'est là qu'entre en jeu OmniFocus, et plutôt de manière convaincante.

OmniFocus 1.1, la philosophie

D'abord, je vous parle de la version 1.1 d'OmniFocus, alors que la version officielle est la 1.0.3. Mais si vous voulez profiter de la synchronisation avec l'iPhone, vous devrez installer cette 1.1, disponible pour tout le monde ici.

Notez que les gens d'Omnigroup sont d'une réactivité sans égale. Tous les jours ou presque, on vous propose une nouvelle version avec ses corrections et ses améliorations.

Venons-en à la philosophie d'OmniFocus.

Pour vous dire, je l'ai acheté à sa sortie, il y a quelques mois, puis je l'ai abandonné, parce que justement je n'avais pas compris cette philosophie.

J'y suis revenu, après avoir essayé Todledoo, et après avoir lu quelques principes de la méthode GTD, et là, la lumière m'est apparue!:-)

Dans OmniFocus, vous avez une boîte de réception (un peu comme celle de votre compte mail), et vous envoyez vos tâches dedans. Cette boîte de réception, d'abord, elle m'a étonné. Quoi boîte de réception? Je ne suis pas dans un programme de mail ou bien?

Comprenez bien (vous pouvez, j'y suis parvenu moi) que cela correspond à la boîte de collecte des tâches de GTD. Vous devez d'abord collecter vos choses à faire, vous organiserez plus tard.

L'organisation justement… Je vous conseille de créer des dossiers, qui comprendront des projets.

Les projets peuvent être simples ou compliqués, peu importe.

Notez que David Allen conseille aux participants de ses cours de consacrer deux jours pleins à faire la liste de TOUT ce qu'on a à faire, des choses grandioses comme les plus insignifiantes, et de trouver pour chaque projet, de donner la première action à entreprendre.

Il est clair que je ne l'ai pas fait comme ça, pas le temps.

Il a des gosses ou quoi Davide Allen?

Et ce n'est pas la fois où ils n'étaient pas là que j'allais faire un truc pareil. J'avais assez déjà à lire son livre (entre autres choses).

Mais bon, cet inventaire, je l'ai fait en gros, en de nombreux petits moments.

Lors de cet inventaire, vous allez faire des catégories, donc des dossiers  (Things travaille quant à lui avec les tags, j'aurais bien aimé qu'OmniFocus nous le propose aussi).

Remarquez les petits chiffres dans des ronds de couleur. Orange signifie que le projet contient une action qui arrive bientôt à échéance, rouge signifie une action étant arrivée à échéance, voire même dépassée.

Les dossiers peuvent s'imbriquer. Comme dans le Finder.

Vous pouvez créer des groupes de tâches, comprenant des sous-sous-tâches par exemple.

Ah eh bien que voulez-vous, on reconnaît le savoir-faire des développeurs d'OmniOutliner et d'OmniPlan, on ne se refait pas et l'on n'atteint pas un tel degré d'avancement en version 1.1 sans avoir un solide passé de développeur dans le domaine, ce qui manque encore (peut-être) un peu Things.

Un inspecteur est disponible en tout temps, avec ses onglets dédiés aux groupes:

Je reviendrai plus loin sur les notions de statut et de type d'actions.

L'autre manière de classer et de regarder vos choses à faire, c'est de leur affubler un contexte.

En effet, il y a des choses que vous ne ferez qu'à la maison, qu'au magasin, qu'à l'école, qu'à votre bureau. Ou que sais-je…

Or inutile de voir les tâches que vous ne pouvez pas faire à un moment précis. Sauf si vous le désirez.

C'est pour cette raison que la notion de contexte est proposée.

Le mode planning, avec l'interrupteur qui permet de passer de ce mode au mode contexte.

 

Le mode contexte, ici avec un classement des tâches "faisables maintenant" par projet.

Ce passage de contexte vers planning et inversement est très pratique, et nous permet d'avoir plusieurs vues sur notre travail.

D'autres comme Todledoo l'ont compris et utilisent la même manière de faire sur ce point.

OmniFocus et la méthode GTD®

Comme nous l'avons vu, OmniFocus est très proche de la méthode GTD de David Allen, de par ses concepts de boîte de collecte, de classement simple, et de contexte.

Par rapport à cette méthode, les documents de référence doivent être sous la main, trouvables en moins d'une minute. Ici, aucun problème puisque vous pouvez glisser les documents de référence sur une tâche par glisser-déposer, et ainsi les retrouver immédiatement quand et où vous en avez besoin.

Le classement des documents de référence se fait évidemment via le Finder, dans vos dossiers, et via des Tags si vous les appréciez (ce qui est mon cas) en passant par Spotlight ou Leap. Mais ces documents peuvent donc être liés à une tâche ou mieux, à un projet.

Ici, les documents sont liés au projet. Si je les avais liés à une tâche du projet, je n'y aurais plus eu accès direct au moment où la tâche est effectuée dans l'affichage actuel (qui masque les tâches faites)

Pour info, je précise qu'en ce qui concerne mon travail à la Municipalité, je classe tous les papiers importants là-bas, en salle de Muni, mais qu'avant de le faire, je les scanne via ReadIris 11 qui m'en fait des documents PDF cherchables.

En effet, j'ai décidé, contrairement à ce que propose David Allen, de ne pas reproduire à la maison mon environnement de travail papier, lui préférant mon environnement informatique. J'ai ainsi toujours et partout les documents dont j'ai besoin.

Pour en revenir à OmniFocus et sa proximité avec GTD, je note encore la possibilité de voir mes tâches de manière horizontale (en regardant tout ce que j'ai à faire dans tous les domaines) et verticale, en "focusant" sur un sujet.

Après avoir cliqué sur "Focus"…

…je ne vois plus qu'un sujet, et peux pleinement me concentrer sur lui

Je peux également ajouter une tâche qui me passe par la tête en un clin d'oeil, par simple raccourci-clavier d'où que je me trouve.

Exemple dans Safari, je lis une chose qui m'interpelle et que je sais que je vais devoir faire. Je sélectionne le passage (flèche rouge) et je fais pomme-option-maj-C (eh oui, un de plus, encore…).

J'obtiens immédiatement une fenêtre OmniFocus affichant le passage en titre, et en note. Libre à moi de simplifier le titre et de garder la note.

Idem depuis un message dans Mail. Si le message est sélectionné dans la liste, j'obtiens immédiatement (après le raccourci-clavier décrit ci-dessus)

• L'objet du mail en titre de la tâche (orange)
• Le corps du mail en note (bleu)
  
• Les coordonnées du mail avec tous les liens (vert)
• Un lien vers le message original dans Mail (rouge)
  

Ainsi, pas d'hésitation à décharger notre cerveau vers l'écrit, nous n'avons plus d'excuse pour ne pas collecter.

Attention, je n'ai pas dit organiser. À ce stade si vous n'avez pas le temps, saisissez juste la tâche, elle partira vers la boîte de collecte, vous organiserez après. Par contre si vous avez le temps, vous pouvez donner un contexte, un projet les dates qui vont avec à la volée.

Très fort, vraiment.

J'ai encore oublié de dire que vous pouvez bien entendu créer une note depuis à peu près n'importe où simplement en activant un autre raccourcis-clavier (option-ctrl-espace), ce qui vous permet de saisir très vite une tâche, sans passer par OmniFocus.

Non je l'ai dit, nous n'avons pas d'excuse pour ne pas nous décharger de ces tâches.

La consultation des tâches

Comme je l'ai dit au départ, le système de GTD repose sur le fait que vous regardez souvent vos tâches, dans un système fiable.

Alors fiable, il l'est, reste à les regarder, c'est tâches.

Et pour ce faire, tout est prévu pour votre confort.

D'abord, je trouve l'interface assez jolie et aérée.

Ensuite, vous pouvez voir, je le rappelle, vos tâches en mode planning ou mode contexte. Oui oui, je l'ai déjà dit, mais c'est important, et j'en ai vu deux qui ne suivaient pas.

Vous pouvez par exemple les afficher groupées par dates buttoirs.

Je change le classement (flèche orange) et je classe par tâches modifiées…

Ou encore que sais-je par projets…

Vous pouvez ensuite trier les actions

N'afficher que celles qui ont un statut particulier

Ou encore qui correspondent à une durée ou un flag (drapeau ou pas drapeau)

Dernières similitudes que j'aimerais montrer entre l'utilisation possible (mais bien sûr pas obligatoire) d'OmniFocus en rapport avec GTD®: le type d'action et son statut.

Normalement, on ne va pouvoir faire qu'une action à la fois (actions séquentielles) mais il peut arriver que l'on fasse des actions en parallèle. Il est possible de l'indiquer sur un projet.

Notez que si vous avez choisi le type séquentiel, OmniFocus ne vous laissera agir que sur la première des tâches.

Le statut quant à lui (actif, en attente, complété, et abandonné pour l'instant) est lui aussi dans la philosophie GTD.

Les tâches partout avec vous dans la poche, grâce à l'application pour iPhone

Comme Todledoo, comme Evernote, le programme permet de synchroniser avec l'iPhone, à la grande différence que pour OmniFocus, les données sont dans l'iPhone, et donc sont totalement consultables et éditables en ligne.

On lance une synchronisation quand désiré (même si la première est automatique).

Le réglage de cette synchro est très simple, se fait soit par le Wifi si le Mac et l'iPhone sont dans le même réseau Wif (flèche rouge)i, soit via un mail que l'on envoie depuis les préférences d'OmniFocus (flèche bleue) sur le Mac vers l'iPhone.

Sur ce dernier, un clic suffit alors depuis le mail pour configurer l'OmniFocus pour iPhone.

Dommage que parfois, la syncrho soit si lente.

Je sais qu'OmniFocus travaille sur le problème, mais pour l'instant, à moins de lancer un script que j'ai reçu par le support technique, les choses sont assez lentes. Après passage du script, ça va plus vite, mais assez rapidement, on retombe dans des lenteurs.

Cela dit, l'application elle-même est rapide et efficace.

On y retrouve nos petits, et c'est bien agréable.

Voici quelques captures qui se passent de commentaires

 

 

 

 

En conclusion

Je pourrais encore m'étendre sur OmniFocus, pour vous parler par exemple de ses facultés de créer des tâches récurrentes.



Dommage que des tâches du type "Tous les deuxièmes mardis du mois" ne soient pas de la partie

J'aurais pu m'étendre aussi sur la méthode GTD, mais ça risquerait de vous fatiguer si la chose ne vous intéresse pas vraiment.

Ce que je peux dire, c'est qu'OmniFocus est une solution rapide (sauf au niveau de la synchro), stable, et très bien pensée.

Elle correspond parfaitement à la méthode que je suis en train d'essayer de mettre en place, et grâce à ce logiciel, depuis deux semaines, je n'oublie jamais de note une tâche.

Et de noter quand elle est faite! (Ça, c'est le plus grand délice, je crois!).

 

En conclusion

Première sous-conclusion: la méthode GTD

Avoir l'esprit comme l'eau… C'est l'état zen que David Allen aimerait que l'on atteigne. L'eau elle fait quoi? Quand on lui jette un caillou dedans, elle ne fait que les vaguelettes nécessaires, rien de plus…

Bon, je ne prétends pas être encore arrivé à cet état "ceinture noire de la tranquillité d'esprit". D'abord, je n'ai pas encore tout à fait fini le livre (qui n'a pas que des qualités, peut-être y reviendrai-je un jour), et puis, ça demande un certain exercice et une certaine rigueur, cette méthode GTD.

Cela dit, franchement, j'ai l'impression déjà de vraiment progresser au niveau de ma gestion du stress. En fait, je ne le gère pas tellement, j'ai l'impression que j'en ai moins. Et pourtant, cette période est assez … stressante justement, vu le nombre de choses à faire dans tous les domaines.

Là, je les regarde chaque jour et ça va.

Il y a aussi une phrase du livre qui dit à peu près ceci: il n'y a pas de mal à ne pas faire les choses, quand on sait qu'on ne va pas les faire… Faut juste l'écrire sur le papier (où l'écran). On le fera un jour.

En attendant, votre cerveau vous fout la paix avec ça.

Vraiment, je ne cherche pas à me persuader, j'ai l'impression que ça marche.

Et si je peux y arriver, c'est certainement grâce à OmniFocus, ou un programme du style (Todledoo ou Things).

Là moi j'ai finalement (enfin, quand j'écris finalement… vous me connaissez) opté pour OmniFocus.

La seule option à prendre à mon avis dans ce cas, c'est de tout numériser.

Ne pas commencer à noter un certain nombre de tâches sur un papier, d'autres sur l'ordinateur, d'autres encore sur un post-it.

Il faut que le système soit fiable.

Deuxième sous-conclusion: OmniFocus comme outils de gestion des tâches

Je pourrais m'étendre encore sur OmniFocus (non non, pas de panique, j'ai mis un "s" à pourrais, ne partez pas, j'ai presque fini), pour vous parler par exemple de ses facultés de créer des tâches récurrentes.

Dommage que des tâches du type "Tous les deuxièmes mardis du mois" ne soient pas de la partie

J'aurais pu m'étendre aussi sur la méthode GTD, mais ça risquerait de vous fatiguer si la chose ne vous intéresse pas vraiment.

Ce que je peux dire en conclusion, c'est qu'OmniFocus est une solution rapide (sauf au niveau de la synchro), stable, et très bien pensée.

Elle correspond parfaitement à la méthode que je suis en train d'essayer de mettre en place, et grâce à ce logiciel, depuis deux semaines, je n'oublie jamais de noter une tâche.

Et de noter aussi quand elle est faite! (Ça, c'est le plus grand délice, je crois!).

Prix de la chose:

Pour la version Mac: 79.95 $ (soit 54.40 € ou 87.63 CHF au taux de change du jour)

Version iPhoe: 22 francs suisses (en oui, c'est l'AppleStore qui facture directement en francs suisses) (soit à peu près 20.77 $ et 13.66 € au taux de change du jour toujours)

Bon, c'est vrai, ce n'est pas donné.

Mais il n'y a pas de raison non plus qu'on le donne

Vous pouvez essayer la version Mac gratuitement ici (version 1.1). Malheureusement, c'est impossible pour la version iPhone, vous devez l'acheter à l'aveugle.

Bon, ce n'est pas tout à fait à l'aveugle, si je vous dis qu'elle est très bien?

Ou bien?

PS. Madame Cuk me disait encore ce soir: "Moi, ce qui me dérange dans le livre de Allen, c'est cette notion de s'organiser pour réussir, donc pour être plus productif". C'est vrai que vu comme ça, ça m'agace aussi sacrément.

Mais ce qui m'intéresse dans le côté "réussir", ce n'est pas "réussir dans une carrière", c'est réussir à faire les mêmes choses que ce que je faisais jusqu'alors, mais en étant 25 fois moins mal dans ma tête.

C'est là que je trouve que la méthode Allen est intéressante. Pour le reste, chacun prend ce qu'il veut là où il veut.