S’il y a une catégorie de logiciels qui me plaît, c’est bien ces utilitaires qui vous permettent à la fois de noter à la volée tout ce qui vous passe par la tête, et de le retrouver rapidement, même six mois plus tard.

Je prends un exemple: je trouve un truc super pour utiliser le logiciel X. Je sais que je vais l’oublier et que la prochaine fois que je vais l’utiliser, je vais devenir fou parce que je saurai que je sais, mais plus comment. Et rien ne m’énerve plus que de chercher une deuxième fois ce que j’ai déjà passé du temps à comprendre une première.

Donc que fais-je lorsque je trouve? Je le note très vite.

Certains ont une passion: le post-it. J’en connais, (oui oui, très près de moi, du côté du centre de Lausanne, se reconnaisse qui veut). Ils en collent partout, tout autour de l’écran, sur le bureau, sur l’imprimante. C’est joli…

Si on veut…

Mais bon, moi, les couches de Post-it se superposent (je me connais) et au bout de trois semaines (et je suis gentil), je ne retrouve plus rien.

Faut vous dire qu’au grand désespoir des gens qui m’entourent, je suis assez bordélique.

Oui, mais bon, c’est aussi que j’ai toujours trente trucs en même temps sur le feu, faut me comprendre et pas m’embêter avec ça chérie, tu le sais pourtant…

Bref, pour m’y retrouver, j’ai toujours été en veille technologique pour trouver le meilleur logiciel possible, qui puisse m’aider.

Faut dire que visiblement, mes besoins sont ceux de pas mal d’entre nous, puisque les logiciels dédiés sont légion.

J’ai déjà testé ici

• iOrganizeX (mon dieu, en 2002, comme le temps passe)

• StickyBrain (dans une ancienne version, également en 2002)

• DevonThink

Depuis, j’ai un peu tout essayé.

De mon côté, sans vous en parler.

J’ai utilisé pendant plusieurs mois StickBrain devenu SohoNotes. Un joli logiciel, certainement très complet et facile d’accès, mais qui me tue sur un point: le temps de lancement. Tout simplement interminable. Dommage parce que sinon, il me convient assez, même si les utilisateurs sur Versiontracker le démolissent comme rarement j’ai vu un logiciel en prendre plein la tronche.

J’ai essayé aussi Yojimbo, qui ne me plaît pas trop, mais je sais que certains adorent.

Et puis je suis revenu à DEVONthink, qui se décline en 4 versions (de la plus simple à la plus complète):

• DEVONnote

• DEVONthink Personal

• DEVONthink Professional

• DEVONthink Professional Office

Je vous laisse trouver ici les différences entre ces déclinaisons, et je m’en vais regarder avec vous la version la plus complète, DEVONthink Professional Office.

DEVONthink Professional Office, c’est quoi?

Ne vous étonnez pas de retrouver de ci de là quelques paragraphes de ma présentation du logiciel d’il y a quelques années. Inutile de réinventer la roue n’est-ce pas…

DEVONthink est un logiciel qui a pour but de réunir et d’organiser toutes les informations disparates que vous ne savez jamais où placer sur votre disque.

Qu’elles viennent de n’importe où sur votre machine, mais aussi, et c’est une particularité de la version “Professional Office” de n’importe quel bout de papier.

Je prends mon exemple, excusez-moi, mais c’est encore le plus simple pour ma petite personne. Si en plus il faut que je pense à la place des autres…

Premier exemple: lorsque je suis dans un logiciel, que je cherche comment faire une opération plus ou moins complexe pendant plusieurs minutes, ne trouvant pas de solution dans l’aide intégrée, je me dis qu’il serait peut-être bon de prendre note de la démarche, sachant que dans trois mois, j’en aurai peut-être besoin, et que j’aurai certainement tout oublié.

Mais je mets où la chose? Je l’écris au format Nisus, que je glisse dans un dossier? Je peux, mais je vais vite me trouver avec plein de fichiers que j’aurais un peu de peine à trouver. Même si Spotlight est d’un assez grand secours, ce dernier va chercher à des endroits qui ne m’intéressent pas (applications, fichiers système, bibliothèques, etc.).

J’écris donc mes données dans ma base DevonThink, toujours ouverte bien évidemment, et qui, si ce n’est pas le cas, se lance en un clin d’œil.

Deuxième exemple: je veux prendre des photos de classe, mais je dois les recadrer. Quelle est déjà la taille de papier 13/19 de ColorMailer, pour être le plus près possible avec les fichiers de ce qui va être imprimé? Pas si simple à trouver (c’est en réalité 190/127, au cas où).

Je le note où pour la prochaine fois?

Troisième exemple: je suis sur une page Web: je veux intégrer une page ou un passage pour un usage ultérieur. Je fais quoi? Je l’intègre d’un clic à ma base DevonThink. Et puisque je parle de la version “Pro Office” de DevonThink, permettez-moi de vous donner un dernier cas de figure.

Autant je suis assez organisé avec ma machine, autant je suis quelqu’un de bordélique avec mes papiers (tu vois chérie, je suis lucide de temps en temps). Tant que je reçois un média électronique, je gère, dès que c’est du papier, je perds.

Avec DevonThink Office, il suffit de passer le document au scanner depuis le logiciel, qui va se charger de le transformer au format PDF, et (et c’est là que le programme est tout simplement génial), de reconnaître le texte, afin que vous puissiez effectuer une recherche ultérieurement sur lui.

C’est le rêve pour moi! Je reçois un document physique, de main en main, ou par la poste, vous savez, ce truc qui vous remet des lettres parfois dans la drôle de boîte devant votre maison, je le scanne, et je le mets dans le cornet des vieux papiers à recycler. Je vais vous en dire plus dans la suite à propos de cet article de cette fonction assez intéressante pour un gars comme moi.

DevonThink, l’interface

L’interface de DevonThink est entièrement paramétrable, mais par défaut, elle se présente comme suit:

1. la barre d’outils avec les différentes vues possibles (ma préférence va à la vue en équerre;
2. la barre d’outils et la gestion des fichiers et des dossiers, appelés “groupes” (ouverture, création, mise en groupe);
3. zone des dossiers de la base;
4. documents contenus dans le dossier sélectionné
5. contenu du document sélectionné;
6. la zone de recherche, dans laquelle vous allez entrer la chaîne à rechercher

   

7. le bouton “classer”, qui vous permet d’afficher les dossiers que DevonThink imagine les plus intéressants à vous proposer
8. le bouton “Voir aussi” qui va vous proposer un certain nombre de documents se rapprochant de celui qui est affiché

Comme je l’ai indiqué en 7, DEVONthink est assez étonnant au niveau du classement de vos notes ou de vos documents.

Vous pouvez bien évidemment choisir dans l’application elle-même de prendre des notes en RTF ou texte pur. Là, vous classerez vos écrits immédiatement dans le bon dossier manuellement.

Mais DEVONthink installe des services, qui permettent, dans toute application Cocoa les supportant, de sélectionner un texte et de le placer dans la base de notre programme. Ce texte sera placé au premier niveau de la hiérarchie. Il suffira alors de le sélectionner et de le glisser si désiré dans le dossier qui devra le recevoir.

Oui, mais ce qui est plus original, c’est qu’au bout de quelques jours d’utilisation, il sera possible de demander à DEVONthink de classer lui-même une sélection au bon endroit. Il le fera en comparant le contenu du fichier avec les documents qu’il a dans sa base et en vous présentant dans un tiroir les dossiers qu’il pense être aptes à la recevoir.

Cela dit, je suis souvent assez déçu des propositions faites, je préfère classer moi-même.

Ici, DevonThink me propose entre autres le dossier “Fournitures”. Il se trouve que c’était le bon.

En utilisant les mêmes algorithmes j’imagine, le bouton “Voir aussi” vous permet de voir des documents se rapprochant de celui qui est à l’écran. Cela marche étonnamment assez bien. Donc finalement, ce n’est peut-être pas le même algorithme que prévu.

Les formats reconnus

Les formats reconnus par DevonThink Pro Office et ses petits frères sont les suivants:

Vous voyez que pas mal de choses sont disponibles!

Personnellement, j’utilise beaucoup la sélection via le menu “Script”, toujours disponible où que l’on soit, pour intégrer des données à ma base DevonThink.

Ici, une vue partielle du menu script dans Safari. Vous noterez que les possibilités sont nombreuses

Ici, dans NisusWriter Pro (quel beau programme, l’ai-je déjà écrit?), il faut passer par un sous-menu, très pratique aussi.

Mais il est également possible de passer par les services, quand ils sont supportés par les applications que vous utilisez (ce qui est de plus en plus le cas).

Les services sont disponibles ici, seules les actions possibles dans la situation actuelle sont disponibles (j’ai un texte pur sélectionné).

Personnellement, un petit raccourci-clavier me ferait bien plaisir. DevonTechnologies me propose un petit programme pour ajouter ce genre de choses au menu Services, mais je n’ai pas réussi à le mettre en oeuvre correctement sur ma machine.

Je trouve dommage que ça ne soit pas disponible à l’intérieur du programme lui-même, tous les autres ou presque le font, même bien moins puissants, pourquoi pas DevonThink alors? Hmm?

Un autre moyen de placer directement au bon endroit une donnée quelconque, c’est de la copier dans le presse-papier, et de faire “passer” la chose via l’icône de DEVONthink Professional Office dans le dock.

Importez vos documents “papier”

DevonThink Pro Office est doté d’une fonction particulièrement bien réalisée par rapport à la fois aux autres logiciels, mais aussi aux autres déclinaisons familiales: il gère vos documents en papier.

Mais vous allez voir qu’il fait très fort. En effet, vous entrez dans la base vos documents à l’aide de votre scanner préféré, qui n’est pas simplement entré comme une photocopie dans la base, mais au contraire reconnu par un moteur d’OCR signé I.R.I.S, qui lui-même a créé le très bon ReadIris Pro dont j’ai parlé ici.

Notez que DEVONthink Professional Office est optimisé pour le scanner ScanSnap de Fujitsu, dont Jérôme Fontaine vous a parlé ici.

Cela dit, j’utilise personnellement mon Epson Perfection 2400, qui, s’il est moins performant, suffit largement à un usage occasionnel.

Ce qui est magnifique, c’est qu’alors, vos documents peuvent être intégrés à une recherche! Voyez plutôt.

Je cherche le mot “représentation” (1)

Vous voyez le document “La carte n’est pas le territoire” dans la liste des documents trouvés. Pourquoi donc? Parce que cette entrée contient le mot “représentation” (2). Et comme vous le voyez, il s’agit d’un document papier scanné.

Attention, vous ne pourrez pas modifier le texte affiché comme s’il sortait d’un vrai programme d’OCR. Ici, la reconnaissance de caractères n’est utilisée que pour indexer les mots, afin de pouvoir les retrouver.

Le fichier numérisé s’affiche, lui, comme une photocopie non modifiable, au format PDF, mais ce qui est extraordinaire, c’est que les mots correspondant à la chaîne cherchée sont mis en surbrillance dans la “photocopie. Je trouve ça dingue moi…

Notez que ces PDF, tout comme les autres fichiers importés (images, documents Word) vont se placer dans un dossier “Files” bien caché dans le “paquet” de la base (dans le Finder, choisir en Control-cliquant sur le fichier “Afficher le contenu du paquet”.

Cette fonction est réellement bien faite. Elle n’implique pas de laborieux “étiquetage” des documents scannés, comme c’est souvent le cas avec d’autres programmes de gestion des documents papier transformés en PDF.

Importation de vos mails

Vous pouvez également choisir d’importer un mail directement depuis votre programme de messagerie.

Vous sélectionnez le ou les message(s), et vous passez par le script dédié dans le menu pour importer l’entier du message (en-tête compris).

Vous pouvez également importer une boîte complète. En ce cas, DevonThink devient un véritable programme d’archivage de vos mails.

Les préférences du module de mail

la fenêtre d’importation

Cela dit, l’import est vraiment très long chez moi, le programme restant bloqué de très longues secondes parfois, l’on ne sait pas pourquoi, sur un message.

Et si le résultat est ma foi réussi au niveau de la présentation…

... je regrette le fait que la recherche sur les en-têtes ne soit pas toujours possible puisque DevonThink, dans certains cas, n’est pas capable de faire une recherche sur une adresse linkée. Une recherche sur le nom de l’expéditeur par exemple n’aboutit pas toujours, ce qui est pour le moins ennuyeux pour un programme de mail!

Là, Alexis est trouvé parce qu’il n’est pas qu’émetteur du message, puisqu’il apparaît dans le texte. Bonnefous par contre n’est pas trouvé. C’est embêtant ça…

Il faut absolument que DEVONthink Professional Office progresse sur ce point très précis, pour que je l’utilise comme alternative à Mail ou à MailStewart testé ici.

DEVONthink Professional Office aspirateur de site

DEVONthink Professional Office dispose d’un excellent aspirateur de site.

Voyez plutôt.

Après avoir choisi “Importer un site”, vous tombez sur la fenêtre suivante:

Entrez simplement la page mère du site que vous voulez copier. Ici, j’ai choisi la page de départ du site DPReview dédiée au Nikon D40.

Lancez l’importation, le gestionnaire vous montre le travail en cours. Dieu que ça va vite!

Le site est, même hors ligne, entièrement disponible, avec ses boutons, ses menus déroulants et j’en passe.

Bien entendu, de nombreux paramétrages sont disponibles:

Il va de soit qu’un site importé devient partie intégrante de la base, et peut être vu avec le lecteur de site intégré à DEVONthink Professional Office.

Une bien belle réalisation, vraiment.

Un import virtuel

Vous pouvez importer réellement des documents dans DEVONthink Professional Office, mais vous pouvez également faire référence à des documents externes, qui resteront donc hors du logiciel, mais qui seront intégrés à une recherche, à l’aide de la commande “Indexer…” du menu “Fichier”.

Le petit rond bleu avec une vague signifie que le document est externe à la base. Je peux tout de même le lire ici par exemple avec le lecteur PDF intégré.

Retrouver ses données

DEVONthink Professional Office vous permet de retrouver, bien évidemment, vos précieuses données. C’est même la moindre des choses il me semble.

Plusieurs manières de procéder sont proposées.

La première, via la zone de recherche intégrée à la barre d’outils (voir plus haut).

La seconde via un appel standard de type “Pomme-F”, mais n’interviendra alors que dans le document en cours.

La troisième, qui peut dérouter, via un le raccourci-clavier “Commande-Option-F”, ce qui placera simplement le curseur dans le champ de recherche de la barre d’outils.

La quatrième me semble de loin la plus utile, pour les recherches complexes: il vous faudra passer par l’icône du dock, et choisir “Rechercher”.

Vous obtiendrez alors la fenêtre suivante:

Elle est tellement bien cette fenêtre, que je ne comprends pas comment DevonTechnologies peut nous permettre de l’atteindre que via le Dock. On a tellement de risques de passer à côté… Des fois, les éditeurs sont tout de même étranges.

Bon, vous pouvez passer par la personnalisation de la barre d’outils, et demander d’intégrer la loupe (l’outil de recherche) dans la barre. Il pourrait y être d’office.

Comme vous le voyez à gauche de la fenêtre, de très nombreuses options sont disponibles.

Toutes les combinaisons ne le sont pas par contre. Ainsi, il ne sera pas possible de faire une recherche “floue” sur une chaîne quelconque de caractères. Par contre, ce sera possible sur un mot complet (option “N’importe quel mot”.

La logique floue trouvera ainsi, si vous tapez “eleve”, tous les documents ou les mots “Elève, élève, Élève” apparaîtront, mais pas les mêmes mots au pluriel par exemple. Et inversement, bien sûr.

Si vous voulez trouver une chaîne quelconque (un ou plusieurs mots, ou une partie de mot), vous choisirez l’option “Phrase”.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton “Orthographe” qui vous montrera la liste des mots approchants dans un tiroir à droite.

Un clic sur un mot à droite lance la recherche sur ce dernier.

Le bouton “Contexte” trouve les mots dans un rapport contextuel par rapport à celui qui est donné. J’obtiens en fait des mots, toujours dans le tiroir, qui se trouvent dans le même contexte que celui qui est recherché. Pas sûr de bien comprendre à quoi ça sert, mais bon…

En résumé, cette fenêtre de recherche est une véritable plaque tournante du logiciel, puisque depuis un document trouvé, vous pouvez agir directement afin de le révéler, le lancer, ou que sais-je-

Notez qu’une petite fonction marrante que j’avais décrite dans mon premier article a disparu provisoirement: on pouvait glisser une image dans la zone de recherche, et DevonThink trouvait les images qu’il pensait être semblables. C’était rigolo, mais l’éditeur a pensé que cette fonction n’était pas assez aboutie. Il travaille sur une nouvelle fonction de ce type bien plus élaborée. En attendant, il a préféré laisser ne plus la proposer.

Et puisque j’y suis, je signale que la gestion des images est bien réalisée, avec vue des vignettes et des images, en aperçu ou taille réelle. Les formats RAW sont reconnus (j’imagine s’ils le sont par OSX).

Certaines images RAW ne sont pas orientées correctement, et malgré un script dédié, je ne suis pas parvenu à les retourner.

DEVONthink Professional Office ne peut donc pas remplacer un bon catalogueur. iPhoto, iView (ou son successeur, Expression Media), Photo Mechanic, Aperture ou LightRoom ont encore de beaux jours devant eux et n’ont pas à craindre sur ce point du logiciel testé ici.

Un mode serveur tout simple à mettre en place

Vous pouvez mettre une de vos bases de données (oui, DEVONthink Professional Office peut créer plusieurs bases, sauvegardables là où vous le désirez) à disposition pour une recherche en un simple clic.

Il suffit de passer par la fenêtre des préférences et de cliquer sur lancer. À ce moment, un lien apparaît, que vous pouvez donner à votre réseau Bonjour.

Pour mettre une base sur le net, il faudra remplir les autres champs. Je ne l’ai pas essayé moi-même

Il suffit d’entrer ce lien dans un navigateur quelconque et:

En conclusion

DEVONthink Professional Office est un programme touffu, d’une puissance extrême, et reste néanmoins simple d’emploi. Il m’est impossible de vous montrer toutes ses fonctions.

Malgré sa puissance, il se lance en quelques secondes, se montre très rapide, efficace dans son domaine, dès qu’il s’agit de chercher une donnée de type chaîne de caractères.

Je n’ai jamais perdu la moindre donnée avec ce programme, je tiens vraiment à le préciser. De plus, des outils de réparation de bases sont inclus avec le logiciel, au cas où. Je n’ai jamais eu à les utiliser.

J’aurais apprécié une fonction catalogage d’images un peu plus poussée, mais bon, de toute manière, en ce qui me concerne, même si c’était le cas, j’utiliserais un catalogueur spécialisé, alors…

Comme je l’ai écrit plus haut, DevonThink existe en plusieurs déclinaisons. À vous de voir laquelle vous convient le mieux.

Pour moi, la gestion des papiers est importante, donc la Pro Office m’est nécessaire. Vous peut-être pas, je vous laisse bien entendu juge de vos besoins, sachant que la version la moins onéreuse vous reviendra 39.95 $, et la plus chère 149.95 $.

Il y a même une version basique, DevonNote, disponible pour 19 $.

Rappelez-vous que le comparatif entre ces versions est disponible ici.

Vous pouvez bien évidemment tester vous-même DevonNote ou les différents DevonThink en les téléchargeant en version démo ici.