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DocumentsToGo 7, et la suite Office débarque sur votre Palm!

L'utilisation d'un agenda électronique est un choix difficile à opérer.

De nombreuses personnes sont très attachées à leur agenda "papier", et ne voient pas tous les avantages que peut proposer la version électronique de l'organiseur.

Je fais partie des inconditionnels de ces agendas électroniques. Mon appareil est un Palm Tungsten T2, qui est à mon avis l'un des meilleurs sur le marché. Cet appareil possède 32 Mo de RAM, ainsi qu'un équipement Bluetooth. Je reviendrai sur ce point plus tard dans cet article.

Mais venons-en au sujet de ce test. Les fichiers créés avec Word, Excel ou PowerPoint font partie de la vie de tout utilisateur informatique, qu'il utilise la suite Office ou non. Même les plus anti-microsoft radicaux reçoivent des fichiers dans les célèbres formats doc, xls ou ppt.

Lorsque l'on crée des documents avec MS Office, il est naturel de vouloir les intégrer à un agenda électronique. Après tout, il n'y a pas de raison pour qu'un tableau Excel, ou un rapport en cours de création sous Word, ne puisse pas être visualisé et corrigé sur un Palm. C'est même très pratique de prendre un mémoire en cours d'écriture sur son agenda, le relire dans un train, y modifier quelques paragraphes et synchroniser le tout une fois de retour au bercail.

Mais, alors que les quelques lignes précédentes semblent couler de source, la compatibilité des formats propriétaires de Microsoft et le système de Palm n'est pas automatique. En effet, il ne suffit pas d'envoyer un fichier Word sur le Palm pour pouvoir le lire, et c'est bien là le problème.

Pour le résoudre, il existe la suite Documents To Go de Dataviz, que je vous présente ici en version 7.002.

Mettons les choses au point tout de suite : il n'est pas question, avec cette suite, de créer des rapports ultra-complexes ou des feuilles de calcul dignes des virtuoses de la finance. Par contre, Documents To Go permet de créer, visualiser, modifier, enregistrer et synchroniser avec le Mac les fichiers provenant des trois applications principales de MS Office. Et, comme vous allez le constater, les logiciels de la suite de Dataviz le font de belle manière.

Petite précision : pour plus de simplicité, j'écrirais "le Palm" pour l'agenda électronique, mais cette suite est compatible avec tous les agendas tournant sous PalmOS, soit ceux de PalmOne (les Zire, Tungsten, Treo,…), ceux de Sony (les Cliés), et ceux d'autres fabricants, du moment que le PalmOS est en version 5.0 ou supérieure.

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Voici l'icône de DocumentsToGo 7… on ne saurait faire plus explicite !

 

L'installation

L'installation se passe en deux étapes. Tout d'abord, il faut lancer un installeur, qui va déposer aux endroits stratégiques l'application, ainsi que les différents fichiers qui seront installés sur le Palm.

Puis, une synchronisation avec l'agenda est nécessaire, pour installer les logiciels de la suite sur le Palm, et pour permettre au logiciel sur le Mac de repérer le type d'agenda, ainsi que diverses informations telles la résolution de l'écran, la présence ou non d'une carte mémoire, etc.

On peut alors envoyer ses premiers fichiers sur le Palm, ou en créer directement depuis l'agenda.

Remarquez qu'au moment où j'écris ces lignes, je ne suis pas chez moi mais en vacances en Italie, et je viens de me rendre compte que, dans le joyeux désordre du départ, mon câble de synchro entre le Palm et le Powerbook est resté en Suisse. Pas de soucis pour autant, et merci Bluetooth. La synchro sans fil, c'est génial !

 

Documents To Go : sur le Mac

L'application installée sur le Mac est très simple d'emploi. On y ajoute les fichiers que l'on souhaite synchroniser avec l'agenda, et elle fait le travail toute seule, à chaque synchronisation du Palm.

 

img_mainwindow
La fenêtre principale de l'application Mac.

 

On voit trois volets sur cette capture.

Le premier, en haut de la fenêtre, liste les documents présents sur le Palm, dans sa mémoire interne. Le volet inférieur montre les documents stockés sur une carte d'extension.

Le volet latéral présente les informations disponibles sur le fichier sélectionné.

On y trouve le nom du fichier, son chemin d'accès, sa taille sur le Palm et sur l'ordinateur, le format utilisé pour ce fichier sur le Palm, sa catégorie, ainsi que la possibilité de le synchroniser ou pas.

Avant d'aller plus loin, il est nécessaire d'opérer une petite digression sur les formats de fichier utilisés par Documents To Go.

Des formats différents ?

Prenons un instant pour s'intéresser à ces formats. S'il existe un menu pour ces formats, ce n'est évidemment pas par hasard. Lors des premières versions de la suite Documents To Go, chaque fichier Word ou Excel (la compatibilité avec PowerPoint est venue ensuite) était modifié, pour être enregistré dans un format lisible par l'application Palm. Cela posait quelques problèmes, notamment au niveau du partage du document avec d'autres appareils, qu'ils soient agendas ou ordinateurs.

Depuis la version 6 (pour les fichiers Word et Excel) ou 7 (pour PowerPoint), Documents To Go sait gérer les fichiers dans leur format natif. Cela signifie un bon nombre d'avantages pour l'utilisateur.

Tout d'abord, plus besoin de synchroniser l'agenda avec l'ordinateur pour lire ou modifier un fichier. On peut se faire transmettre un fichier doc par quelque moyen que ce soit et immédiatement le lire, le modifier et le renvoyer dans ce même format, donc lisible tel quel par la machine du destinataire.

La carte d'extension SD, peut être utilisée comme une disquette, pour passer des fichiers entre divers appareils. Autre exemple qui devient maintenant banal : recevoir une pièce jointe par email. De nombreux agendas permettent, via une liaison avec un téléphone portable par exemple, de se connecter au net. On y télécharge ses emails, visualise les documents reçus, et on peut immédiatement répondre en joignant au message une version modifiée du fichier reçu.

Vous l'aurez compris, la gestion des formats de fichiers natifs est un grand pas en avant, et permet réellement d'utiliser son Palm comme une extension de son ordinateur.

Documents To Go sur le Mac : la suite

Dans les préférences du logiciel, il est possible de définir le format utilisé par Documents To Go pour stocker les fichiers sur l'agenda.

Pourquoi changer de format, après un pavé sur l'intérêt de garder le format d'origine, me direz-vous ! Eh bien, la gestion native des formats de fichiers Office a un défaut. Lorsque l'on veut ouvrir un tel fichier, sur le Palm, l'accès y est plus long que si le fichier est stocké dans le format propre au Palm.

Typiquement, si on utilise un gros fichier Word, tel un livre de référence, que l'on ne modifie pas mais que l'on consulte souvent, il est plus efficace de le sauvegarder en format propre au Palm, pour une ouverture plus rapide et donc plus confortable, quitte à ne pas pouvoir l'envoyer par email, ou plus généralement à le transmettre à d'autres machines autres que la machine d'où provient ce fichier.

 

img_palm1
L'ouverture d'un fichier Excel. Quelques secondes à attendre.

 

Toujours dans les préférences de l'application, et spécialement pour les allergiques aux produits Microsoft, il est possible d'enregistré un fichier crée sur le Palm dans un format autre que Word ou Excel. Les formats disponibles pour les fichiers texte sont :

• AppleWorks 5
• Claris Works 4 et 5
• RTF
• Simple texte
• Simple texte avec sauts de ligne
• Word 6
• Word 98, 2001, X, 2004

et pour les fichiers de tableurs:

• AppleWorks 5
• Claris Works 4 et 5
• Excel 5
• Excel 98, 2001, X, 2004

Pour les fichiers PowerPoint créés sur l'agenda, le format n'est pas configurable et reste le même une fois transféré sur l'ordinateur.

 

Et sur l'agenda, alors ?

Plusieurs fichiers sont installés, mais un seul est visible. L'application principale de la suite Documents To Go sur le Palm est nommée Documents, et centralise les fichiers présents sur le Palm, ainsi que sur une éventuelle carte d'extension.

 

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L'icône de Documents To Go, en haut à gauche.

 

C'est depuis cette application que, lorsque l'on sélectionne un fichier, le logiciel correspondant sera lancé, et notre fichier affiché.

 

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… et la liste des documents présents

 

Dans cette liste, on voit la taille ainsi que l'emplacement des fichiers, en plus de leur nom et d'une icône représentant leur application source. Les fichiers peuvent être triés selon leurs catégories, pour n'afficher que certains d'entre eux.

Un clic sur l'un des fichiers l'ouvre. Un clic sur l'icône affiche un menu contextuel, pour atteindre les principales fonctions disponibles.

 

img_palm
Le menu contextuel. Notez la fonction imprimer, pour envoyer sur une imprimante Bluetooth.

 

Chaque type de fichier est ouvert par une application particulière. Bien que cela se fasse de manière transparente pour l'utilisateur, il s'agit bien de logiciels différents. Examinons certains d'entre eux.

• Word To Go: pour visionner les fichiers textes

Ce soft permet de visualiser, de créer et d'enregistrer des documents au format Word. Outre les fonctions de base, comme le copier/coller, la mise en forme des paragraphes ou encore les listes à points (•) et numérotées, il permet la vérification de l'orthographe, la gestion de signets et d'hyperliens. Des statistiques sont aussi disponibles.

 

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Deux screenshots de WordToGo

 

Il ne faut évidemment pas trop demander à la vérification de l'orthographe. Elle aidera à trouver les fautes de frappes, ainsi que les erreurs simples, mais n'est absolument pas comparable aux logiciels dédiés tel Pro Lexis.

• Sheet To Go: pour les fichiers tableurs

 

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Ici aussi, les possibilités basiques sont présentes. Les fonctions les plus simples d'Excel le sont également. Je ne vais pas les lister ici, mais juste vous montrer une capture d'écran des catégories de fonctions.

 

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Les fichiers Excel contenant plusieurs feuilles sont évidemment gérés.

• SmartChart To Go: pour les graphiques créés dans des feuilles Excel.

 

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La création d'un graphe… en étapes, comme sous Excel

 

• SlideShow To Go: pour les fichiers PowerPoint

Avec ce logiciel, plusieurs modes de vues sont disponibles, comparables à ceux de la version Microsoftienne.

 

img_palmimg_palm

 

Un point intéressant de ce logiciel est qu'il gère les notes correspondantes aux slides. Ainsi, il est possible d'utiliser son agenda électronique pour se passer les notes durant une conférence. Et lorsque l'on change de slide, un clic sur un bouton de l'agenda affiche les notes du slide suivant.

Un mode "présentation" permet d'afficher un minuteur, ainsi que les slides présents dans le fichier.

 

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On peut regretter, dans ce logiciel, un temps de chargement trop long entre deux slides. Rien de méchant, bien sûr, mais un affichage plus rapide aurait été parfait. Autre détail, mais qui a son importance: le minuteur ne s'affiche que lorsque les slides sont à l'écran. Un minuteur affichage lorsque l'on visualise les notes des slides serait une bonne idée.

• Pics To Go: pour les images, de type BMP ou JPG

Dans la liste des fichiers obtenue au lancement de Documents sur le Palm, on peut également voir les images aux formats BMP et JPG.

 

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Voici une capture d'écran de cuk.ch, sur Safari, vue depuis le Palm.

 

Pas des masses d'options dans cette application, tout juste un petit zoom. Dommage, car ajouter à la suite un vrai gestionnaire d'image aurait été un plus indéniable.

• PDF To Go: pour les fichiers PDF.

Pour cette dernière application, j'avoue préférer le logiciel d'Adobe, puisque la version inclue à Documents To Go enlève systématiquement tous les graphiques et autres images du fichier PDF. Elle n'est compatible qu'avec les PDF ne contenant que du texte, ce qui n'est pas le cas d'Adobe Palm Reader.

Cela dit, lorsque l'on utilise des fichiers PDF de base, cette application permet de les visualiser de manière confortable.

 

Les limites de Documents To Go

Comme je l'ai écrit en début de page, il ne faut pas attendre de Documents To Go les mêmes possibilités et les mêmes fonctions que la version pour ordinateur de la suite Office.

Dans les applications Word To Go et Sheet To Go par exemple, certaines fonctions ne sont pas supportées, et ne sont donc pas modifiables sur le Palm.

Ainsi, une table des matières dynamique sous Word, ou certains types de graphiques sous Excel ne sont pas compatibles avec les versions mobiles.

Toutefois, et c'est encore un point fort de la suite Documents To Go, les logiciels sur l'agenda vont permettre l'utilisation des données, et leur modification, sans toucher aux zones qu'ils ne gèrent pas, grâce à la technologie DocSync développée par Dataviz.

Prenons un exemple: un fichier Excel contenant un type de graphique non supporté. Une fois le fichier chargé sur l'agenda, le graphique ne sera pas affiché dans sa forme originale, mais dans un format type graphe en barres, pour que l'utilisateur ait tout de même une idée de son contenu.

Modifions maintenant le fichier. On y ajoute une série de données, par exemple. Une fois sauvegardé sur l'agenda, il sera synchronisé avec l'ordinateur.

Toutefois, Documents To Go ne synchronisera que les données modifiées, sans toucher au graphique non supporté. Le fichier présent sur l'ordinateur se verra donc ajouter une série de données, mais son graphique sera intact, alors même que l'utilisateur a sauvegardé le fichier du Palm avec une vue de graphe en barre.

 

Conclusion

Pas grand-chose à reprocher à Documents To Go. Une installation facile, et une utilisation intuitive, pour de très bons résultats. Une compatibilité avec Keynote aurait été un plus. Le format ne doit pas être si difficile à gérer, c'est pour moi un point important pour une prochaine version. Un meilleur gestionnaire d'image aurait aussi été parfait. Mais ces deux défauts n'enlèvent pas à Documents To Go son utilité. Elle est devenue, pour moi, quasi-indispensable.

La version Premium, testée dans cet article, coûte actuellement 49.99 dollars US. C'est à mon avis un prix raisonnable, au vu des possibilités de la suite. D'autant plus que, avec l'image disque contenant les fichiers d'installation, Dataviz ajoute le logiciel FilePoint, qui permet d'accéder à un dossier de l'ordinateur directement depuis le Palm, via un réseau Bluetooth. Ce logiciel sera l'objet d'un test prochain sur cuk.ch

D'autres versions existent, plus légères tant côté fonctionnalités que prix. Parmi les versions disponibles, il est important de vérifier que toutes les fonctions sont compatibles avec le Mac. Certains ne le sont pas. Soyez donc vigilants avant de vous lancer sur la boutique en ligne de Dataviz.

Cette précision apportée, je ne peux que vous conseiller l'achat de cette suite de logiciels. C'est un vrai plus pour tout utilisateur de Palm!

11 commentaires
1)
Franck_Pastor
, le 14.10.2004 à 07:26

… et la suite Office débarque sur votre Palm!

AU SECOURS !!

:-)

2)
pilote.ka
, le 14.10.2004 à 08:49

Franck, la prochaie fois que tu feras un test super technique sur le Palm, pourrais-tu nous mieux nous l’expliquer, à nous « ubtilisateurs lamda »,
Parce que ce n’est pas un simple bloc-notes. Alors je me demande cocrètement quand il est indispensablle d’utiliser concrètement cet engin.
Moi je n’ai rien lu qui m’incite à en acheter un et je suis pltutôt réservé.
Bravo quand même pour ton travail. Mais c’est la cible que je n’arrive pas à cibler ;)

3)
Saluki
, le 14.10.2004 à 09:18

je me demande concrètement quand il est indispensablle d’utiliser concrètement cet engin

Je vais te donner un exemple.
Nous employons des « visiteurs mystère » pour des audits de qualité de service. Au lieu d’emporter une grille de questions sur papier qu’il faut cocher ou renseigner, puis scanner ou resaisir ;-((, le questionnaire, créé puis géré sur Modalisa est converti sur le mac de bureau en fichier MsExcel, hot-syncchronisé -soit transféré- sur le Palm où il est *modifiable*. Le stylet permet de répondre aux questions et de corriger et/ou sauvegarder les modifs.
Après les visites, 5 à 12 dans la journée, démarche inverse.

Cela, c’est un usage strictement pro, mais on peut combiner pro et privé: tu gères ton carnet d’adresses nickel-chrome, avant il était pour moi sous la forme d’un cahier, écrit au crayon, car j’avais vite compris qu’au stylo bille j’arrivais à un énorme pâté, en raison des changements d’adresse, de téléphone et de courriel.

Je rédige des courriels dans le train -la reconnaissance de caractères avec l’app « Graffiti » est tout simplement géniale- et arrivé à destination ou de retour au bureau, roule Bébert, les courriels partent en rafale du mac. (on peut le faire en se connectant « DentBleue-Bluetooth » à son téléphone portable, mais la note monte vite)

Un autre usage du Palm est la connexion avec un GPS, et hop, tu as la position des radars automatiques en France, mais là je titille trop notre ami alec6

Pour nous, c’est au moins utile, au plus indispensable.

– – –
Du MacPortable à l’Alubook. M…! J’ai pris 15 balais.

4)
Sébastien Pennec
, le 14.10.2004 à 09:56

frank,

Hehe, j’étais sûr que certains de nos lecteurs se manifesteraient! :-)
Bon, la phrase n’est peut-être pas terrible (le titre du test, c’est toujours le plus ch***t à trouver), mais il faut préciser que la suite de Dataviz est bien moins usine à gaz que celle de MS :-)

pilote.ka,

En fait je vise les gens qui utilisent déjà un agenda électronique, puisque ce logiciel n’a pas sa raison d’être sans un tel objet.
J’ai simplement fait une petite intro sur les PDA pour lancer l’article. En fait l’article n’est pas très technique, si tu utilises un PDA régulièrement.
Je voulais surtout montrer aux utilisateurs de PDA comment ajouter une fonction géniale à leur appareil… et donc le but de l’article n’était pas de faire « switcher » les utilisateurs d’agenda papier vers un PDA.
Tiens, c’est une idée d’humeurs, ça… :-)

Pour ma part, j’utilise un Palm pour:
1. gérer un carnet d’adresses avec tél, email, etc de manière très simple, et syncho avec mon mac (tu m’envoies un email, j’ajoute ton adresses à mes contacts et hop, je « t’ai » sur mon Palm).
2. L’agenda, parce que j’ai tendance à oublier les choses et que, puisque j’ai une écriture terrible, le PDA est un agenda plus propre… De plus, pour les rendez-vous à déplacer, ou qui sont réguliers, il n’y a rien de plus simple qu’un PDA.
3. Pour avoir certaines « bonus » avec moi, comme des bouquins au format PDF (sympa pour lire dans le métro, etc), pour avoir mes mots de passes à tous les sites web (avec WebConfidential, testé sur cuk), et pour plein d’autres raisons encore :-)

et 4: parce qu’un PDA fait tout mieux qu’un agenda papier, dans une taille « minuscule » par rapport à un agenda papier confortable.

et pour aller un petit peu plus loin encore: avec iSync, on peut synchroniser le mac, l’agenda et le téléphone portable! Donc une fois que j’ai ajouté ton email, si j’ajoute ton numéro de téléphone, hop tu apparaît sur mon mobile, automatiquement. Génial, non ?

5)
J-C
, le 14.10.2004 à 10:52

Au sud du Sahara, 35° à l’ombre, 100% d’humidité, la clim à fond… ;-)

Bonjour!

J’ai un Clié T35, un téléphone T630, iSync, Palm Desktop… et Bluetooth
et je ne synchronise avec iSync que le Carnet d’adresse et le T630!

J’avais tenté une synchro avec le conduit HotSync spécifique à iSync…

Une catastrophe! Mémoire saturée sur le T630! J’ai dû faire un grand nettoyage, y compris dans les conduits…

Je pensais avoir fait une mauvaise manip » mais je me suis renseigné: iSync n’assume pas cette fonction de synchro globale correctement! C’est d’ailleurs le reproche le plus courant qu’on lui adresse…

Par contre, iSync avec Carnet d’Adresse et T630: parfait!

Pour plaider en faveur des PDA; les infos gratuites avec AvantGo sont un « plus » remarquable! Le Monde, Euronews, Reuters, la Meteo, RadioCockpit, ZoomSanté.com: gratuit!! Ça, c’est génial…

Par ailleurs, un peu de hors sujet: je me régale avec BluePhone Menu avec l’envoi des sms par bluetooth, et une nouvelle version BluePhone Elite vient de sortir, qui ne me convainc pas… Merci d’avance à Cuk (Fabien Conus) d’actualiser ce remarquable article:
http://www.cuk.ch/articles.php?unique=27

Bonne journée à tous!

6)
Sébastien Pennec
, le 14.10.2004 à 10:59

J-C,

Heu… chez moi, ça marche nickel…

Je synchronise mon PDA T2, téléphone T610 et mon Powerbook, via Bluetooth pour le téléphone et le cable pour le Palm, ou tout via Bluetooth suivant l’endroit où je suis, et tout est parfaitement synchronisé.

J’ai simplement précise de ne mettre sur le téléphone que les contacts ayant un numéro de tél, pour ne pas avoir des dizaines de gens dont j’ai juste l’adresse email apparaître sur mon téléphone, mais à part ça, c’est le rêve…

Le problème, exactement, c’était quoi?

7)
J-C
, le 14.10.2004 à 11:20

En fait, j’ai 2 agendas: le Carnet d’adresse, optimisé, aucune donnée inutile, et l’agenda de PalmDesktop véritable historique de + de 6 ans d’âge, certaine catégories d’Adresses étant transformées en catégories de dossiers professionnels + toutes sortes d’adresses: 1600 entrées!

… et le Palm naviguant sans problème dans ce joyeux b….l!

Je ne me souviens pas avoir eu la possibilité de faire une sélection à l’import, et je me suis retrouvé évidemment, avec des entrées inutiles. Un filtre « contact avec n° tel », ou mieux, « contact avec n° tel portable » serait le bienvenu. Il est activé quand je fais la synchro Carnet d’Adresses/T630 et marche très bien…

Peut être devrais-je faire le ménage dans mes vieux fichiers… mais pour l’instant cette dualité ne me gêne pas…

Je reviens sur AvantGo avec un exemple: j’ai lu avant hier au restau, en solitaire, l’article intégral (!) du Monde sur la justice niçoise avant la sortie « papier »… Cela démontre la pertinence du produit, gratuit jusqu’à 3 Mo de stockage, que tout « Palmiste » devrait utiliser…

8)
Sébastien Pennec
, le 14.10.2004 à 11:43

Effectivement, la synchro entre Palm, Téléphone et Mac oblige l’utilisateur a avoir des carnets d’adresses gérés de la même manière, et qui ne soient pas trop gros… 1600 entrées, c’est bien plus que ce que j’ai sur mes appareils, et c’est sans doute pour ça que je n’ai pas de problèmes.

Pour AvantGo, je suis tout à fait d’accord avec toi! C’est tout simplement génial, maintenant que MAL Conduit existe pour la synchro sous OS X…

9)
Ivan
, le 15.10.2004 à 13:30

J’utilise un Palm depuis peu (Tungsten T2 également ;-), je me considère donc comme un newbie dans le domaine (et parfois je me demande également comme exploiter au mieux ce joujou…).

J’ai été interpelé par la copie d’écran qui, je suppose, est celle du Palm, mais ressemble à un bureau Mac OS X (début du paragraphe « Et sur l’agenda, alors ? »).
Comment arrive-ton à ce résultat ?

10)
Sébastien Pennec
, le 15.10.2004 à 13:58

Ivan,

C’est un launcher (interface qui se place au dessus du Palm, et qui permet de naviguer dans des catégories, etc… facilement).

Il s’appelle ZLauncher, et se trouve ici,
chez ZZTechs .

Il coûte dans les 12 dollars, donc ça vaut vraiment le coup, vu comme il peut être configuré en détails…

11)
Ivan
, le 15.10.2004 à 14:24

Merci Sébastien, je vais tester de ce pas…